W cyklu „Wyzwania budżetowania w dużej firmie” stajemy przed kolejnym tematem, związanym z zamknięciem i zapętleniem w procesie budżetowania, oraz wynikającym z tego zjawiskiem budżetozy. Wiele procesów w firmie to procesy powtarzające się, cykliczne i mając takie doświadczenia, w ten sam sposób podchodzimy do metod budżetowania. Warto jednak spojrzeć na proces budżetowania stając z boku i przeanalizować, czy to w jaki sposób budżetowaliśmy rok temu, sprawdzi się też i w tym roku, czy nastąpiły jakieś ważne zmiany w organizacji mające wpływ na proces budżetowania.
Zapętlenie w procesie budżetowania
Budżet często utrwal sposób działania organizacji i odzwierciedla powtarzane co roku te same błędy. Najczęściej wygląda to w ten sposób, że na podstawie istniejących już MPK szacuje się wykonanie budżetu i kalkuluje go jednostronnie. Co roku wygląda to dokładnie tak samo, nic się nie zmienia i do planowania budżetu podchodzimy w ten sam sposób co wcześniej. Porównujemy plan vs budżet, zakładamy wzrosty (najczęściej określane przez prezesa lub zarząd na podstawie przypuszczeń lub też nie sprawdzonych informacji- branża wzrosła o +5%, +10%, więc my zrealizujmy budżet z takim wzrostami). Działy sprzedaży, zakupu, zaopatrzenia starają się zrealizować tak przygotowany plan budżetu, tylko często jest to niedostateczne podejście i bardzo spłycony model budżetowania. Budżet znowu powielił te same błędy, które organizacji popełniła już wcześniej.
Czym jest budżetoza?
Częścią procesu takiego zapętlenie się w budżetowaniu jest zjawisko budżetozy. Budżetoza jest jednym z elementów tego rodzaju planowania i najczęściej pojawia się, kiedy plany nie są dopasowane do tego, co dzieje się na zewnątrz organizacji, tylko tworzone są na podstawie przypadkowo narzuconych wartości, równomiernie rozłożonych w całej organizacji.
Budżetoza jest to nadmierna ostrożność i nadmierna skłonność do oszczędzania, która może pojawić się w procesie budżetowania w organizacjach. Zjawisko budżetozy może prowadzić do ustalania zbyt niskich prognoz dla wydatków lub przychodów, co może negatywnie wpłynąć na efektywność działań organizacji. Kiedy managerowie odpowiedzialni za budżetowanie będą zbyt ostrożni (bo mają do zrealizowania 5% wzrost planu, a spokojnie mogliby zrealizować 15%), mogą ograniczać inwestycje i zatrudnienie w swoich działach. W dalszej konsekwencji takie działanie wpływa negatywnie na rozwój firmy.
Zjawisko budżetozy może wynikać z obaw przed niemożliwością spełnienia planów budżetowych, ryzykiem utraty pracy lub presją związanej z osiąganiem celów finansowych. Może również wynikać z braku zaufania pomiędzy różnymi działami organizacji, co może skłaniać menadżerów do przewidywania bardziej konserwatywnych prognoz.
Jak sobie radzić z budżetozą?
Aby zminimalizować zjawisko budżetozy, należy uwzględnić w procesie budżetowania realistyczne prognozy i starannie przeanalizować potencjalne ryzyka. Istotne jest także zapewnienie odpowiedniej komunikacji między działami w organizacji, o czym pisaliśmy w 1 odcinku naszego cyklu i zaufania pomiędzy różnymi działami organizacji oraz motywowanie menadżerów do osiągania ambitnych celów finansowych.
Warto jest spojrzeć na proces planowania i budżetowania w firmie w sposób krytyczny, poparty wieloma przesłankami rynkowymi oraz profesjonalnymi badaniami dotyczącymi różnych kategorii produktów. Przede wszystkim warto jest jednak testować różne możliwości w zakresie modeli budżetowania i szukać tego najwłaściwszego dla naszej organizacji.
Więcej o procesie planowania i budżetowania znajdziesz na naszej stronie interentowej.