W praktyce, funkcjonowanie firm bez budżetu jest bardzo trudne. Budżet odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu finansami firmy i umożliwia planowanie, alokację i monitorowanie środków finansowych. Jest narzędziem, które pomaga firmom określić, ile pieniędzy będą mogły wydać na różne cele i jakie będą miały możliwości finansowe w określonym okresie.
Pomimo istnienia tych powodów, które wskazują na ważność budżetu dla firm, istnieją pewne sytuacje, w których można funkcjonować bez formalnego budżetu lub funkcjonować w oparciu o formułę Beyond Budgeting. Na przykład, w przypadku bardzo małych przedsiębiorstw o prostych strukturach, właściciel może podejmować decyzje finansowe na bieżąco, opierając się na intuicji i wiedzy o firmie. Firma może funkcjonować bez budżetu, tak jak da się funkcjonować bez żadnego planu. Pytanie tylko jak długo i jaka jest efektywność takich działań, czy kondycja firmy nie byłaby lepsza, gdybyśmy jednak przyjęli jakieś konkretne założenia budżetowe, np. headcount, zasoby, sprzęt, szkolenia, które mają służyć rozwojowi firmy.
Działanie bez budżetu wprowadza 2 główne zagrożenia w zarządzaniu firmą: brak budżetu sprawia, że nie ma w organizacji decyzyjności, ale także dzięki funkcji motywacyjnej budżetu, która sankcjonuje pracę menedżerów, może prowadzić do osiągania niższych wyników.
Koncepcja Beyond Budgeting
Beyond budgeting to model opisany i na początku wdrażany w krajach skandynawskich, głównie ze względów kulturowych wynikających z przyzwyczajenia do samodzielnego, ale też odpowiedzialnego funkcjonowania społeczeństwa. Model działania bez budżetu, wykorzystuje inne narzędzia kontroli efektywności, m.in. przyczynowo- skutkowe badanie kosztów, Balance Scorecard lub prognozy jako modele finansowe. Beyond Budgeting to koncepcja zarządzania, która zakłada przekształcenie tradycyjnych, scentralizowanych i rocznych budżetów w bardziej elastyczne, zdecentralizowane i dynamiczne podejście do zarządzania finansami i działalnością firmy. Koncepcja Beyond Budgeting powstała w odpowiedzi na liczne krytyki tradycyjnych budżetów, które często są uważane za sztywne, czasochłonne, niewłaściwie motywujące i ograniczające innowacyjność.
Podstawowe zasady Beyond Budgeting to:
- Porzucenie tradycyjnych budżetów rocznych na rzecz bardziej elastycznych i krótkoterminowych celów finansowych. Zamiast jednego rocznego budżetu, firma tworzy ramy budżetowe, które uwzględniają dynamiczne zmiany rynkowe i warunki biznesowe.
- Decentralizację decyzji finansowych i większą odpowiedzialność na poziomie operacyjnym. Zamiast polegać na scentralizowanym procesie budżetowania, firma przekazuje większą autonomię jednostkom operacyjnym, które są odpowiedzialne za podejmowanie decyzji dotyczących wydatków i alokacji zasobów.
- Dynamiczne planowanie i prognozowanie.. Zamiast polegać na jednorazowym budżecie na cały rok, firma regularnie analizuje swoje cele, dostosowuje plany do zmieniających się warunków rynkowych i podejmuje elastyczne decyzje finansowe.
- Stosowanie celów relatywnych i benchmarków, które są oparte na względnych wskaźnikach i porównaniach z konkurentami oraz innymi jednostkami wewnętrznymi. To pozwala na większą elastyczność i bardziej obiektywne oceny osiągnięć.
Beyond Budgeting nie oznacza całkowitego porzucenia kontroli finansowej i zarządzania. Nadal istnieje potrzeba monitorowania wydatków, śledzenia wyników finansowych i kontrolowania efektywności operacyjnej. Jednak koncepcja Beyond Budgeting zmienia podejście do zarządzania finansami, kładąc większy nacisk na adaptacyjność, elastyczność i umocnienie jednostek operacyjnych.
Wdrożenie Beyond Budgeting w organizacji
Warto zaznaczyć, że wdrożenie Beyond Budgeting może być wyzwaniem, zwłaszcza w większych organizacjach, gdzie istnieje wiele struktur i procesów związanych z tradycyjnym budżetowaniem. W praktyce natomiast może zależeć od specyfiki firmy i branży, w której działa. Niektóre firmy mogą decydować się na pełne przejście na koncepcję Beyond Budgeting, podczas gdy inne mogą wybierać hybrydowe podejście, łącząc elementy tradycyjnego budżetowania z zasadami Beyond Budgeting.
Beyond Budgeting pozwala na większą elastyczność, decentralizację decyzji i większe zaufanie do jednostek operacyjnych. W ramach tej koncepcji, cele finansowe są bardziej dynamiczne, a budżety mogą być ustalane w krótszych okresach czasu, co pozwala na lepsze dostosowanie się do zmian rynkowych.
W praktyce, wdrożenie Beyond Budgeting może zależeć od specyfiki firmy i branży, w której działa. Niektóre firmy mogą decydować się na pełne przejście na koncepcję Beyond Budgeting, podczas gdy inne mogą wybierać hybrydowe podejście, łącząc elementy tradycyjnego budżetowania z zasadami Beyond Budgeting.