5 sygnałów, że Twój system do raportowania finansowego przestaje wystarczać

Oto pięć sygnałów, które mogą wskazywać, że Twój system do raportowania przestaje wystarczać.

1. Raporty są trudne do stworzenia i edytowania 
Jeśli w Twojej firmie tworzenie i edytowanie raportów staje się coraz bardziej czasochłonne i skomplikowane, to może być to jeden z pierwszych sygnałów, że system zaczyna tracić na efektywności. Niezależnie od tego, czy próbujesz dostosować standardowe raporty, czy tworzysz zupełnie nowe analizy, jeżeli proces ten wymaga dużego zaangażowania i interwencji IT, to może oznaczać, że system nie jest już w stanie sprostać rosnącym wymaganiom. W takich sytuacjach przedsiębiorstwa często czują, że czas potrzebny na generowanie raportów nie przynosi wystarczającej wartości biznesowej.

Ryzyko compliance: Czasochłonne manualne procesy zwiększają ryzyko błędów w raportowaniu regulacyjnym i mogą prowadzić do opóźnień w zamknięciach księgowych, co skutkuje potencjalnymi sankcjami ze strony organów nadzorczych.

2. Brak integracji z nowymi źródłami danych 
Jednym z największych wyzwań współczesnych systemów raportowych jest zarządzanie ogromną ilością danych, które pochodzą z różnych źródeł: aplikacji, baz danych, systemów ERP, CRM, a nawet z Internetu. Jeśli Twój system do raportowania nie potrafi integrować się z nowymi źródłami danych lub wymaga zaawansowanej konfiguracji, aby to zrobić, może to oznaczać, że nadszedł czas na zmianę. Sytuacja, w której dane muszą być ręcznie łączone lub wprowadzane z różnych systemów, jest nie tylko czasochłonna, ale i podatna na błędy.

Problemy z audytami: Rozdrobnione systemy utrudniają audytorom weryfikację danych, wydłużając proces audytu i zwiększając jego koszty. Brak spójnego śladu audytowego może prowadzić do dodatkowych pytań i zastrzeżeń ze strony biegłych rewidentów.

3. Brak elastyczności w analizach 
Innym sygnałem, że Twój system raportowania nie spełnia już swoich zadań, jest ograniczona elastyczność w przeprowadzaniu analiz. W miarę jak Twoja firma rośnie, potrzebujesz narzędzi, które pozwolą na szybkie dostosowanie raportów i analiz do zmieniających się warunków rynkowych. Jeśli Twój system nie oferuje łatwych opcji filtrowania, sortowania, czy zestawiania danych w niestandardowy sposób, może to utrudniać uzyskiwanie cennych informacji na czas. Przedsiębiorstwa muszą mieć możliwość analizowania danych w różnych ujęciach, w zależności od sytuacji, a stary system może ograniczać tę elastyczność.

Wpływ na decyzje strategiczne: Brak możliwości szybkiego przygotowania analiz ad-hoc opóźnia procesy decyzyjne zarządu i może negatywnie wpłynąć na relacje z inwestorami, którzy oczekują sprawnych odpowiedzi na swoje pytania analityczne.

4. Długi czas ładowania raportów 
Wydajność systemu do raportowania to kolejny istotny aspekt, który może wskazywać na potrzebę jego zmiany. Jeżeli raporty zaczynają ładować się bardzo długo, zwłaszcza przy większej ilości danych, oznacza to, że system ma problem z przetwarzaniem informacji. Długi czas oczekiwania na wyniki analizy może prowadzić do frustracji i opóźniać podejmowanie decyzji. Współczesne systemy raportowe muszą działać w czasie rzeczywistym, aby umożliwić szybkie podejmowanie decyzji w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Koszt utraconych możliwości: Opóźnienia w dostępie do danych finansowych mogą skutkować utratą okien czasowych na korzystne transakcje czy inwestycje. W przypadku spółek notowanych na giełdzie, brak możliwości szybkiej reakcji na zmiany rynkowe może przełożyć się na spadek wartości akcji.

5. Brak wsparcia dla zaawansowanej analityki i planowania strategicznego  
Jeżeli Twój system nie oferuje zaawansowanych funkcji analitycznych, takich jak prognozowanie czy analiza predykcyjna, oraz nie integruje się z procesami budżetowania, to poważnie ogranicza możliwości biznesowe. CFO potrzebuje narzędzi umożliwiających tworzenie prognoz budżetowych, modelowanie scenariuszy „co, jeśli” oraz śledzenie realizacji planów w czasie rzeczywistym. Bez tej integracji planowanie strategiczne odbywa się w oderwaniu od bieżących danych operacyjnych.

Wpływ na planowanie: Brak zintegrowanych narzędzi wydłuża cykle budżetowe, utrudnia monitoring celów finansowych i ogranicza szybką reakcję na odchylenia od planu.
Przewaga konkurencyjna: Firmy bez zaawansowanej analityki tracą możliwość przewidywania trendów finansowych i optymalizacji cash flow, co przekłada się na gorszą efektywność kapitału i niższą rentowność.

Jeśli rozpoznajesz któryś z opisanych sygnałów w swojej firmie, to znak, że obecny system raportowania ogranicza efektywność operacyjną i negatywnie wpływa na jakość decyzji strategicznych. Dane z badania insightsoftware pokazują, że specjaliści finansowi poświęcają średnio 300 godzin rocznie na odtwarzanie raportów, które nowoczesne systemy generują automatycznie. Modernizacja może więc znacząco zwiększyć produktywność działu finansowego i uwolnić zespół do prowadzenia analiz, które bezpośrednio wspierają wzrost przychodów.

IBM Cognos to kompleksowy system analityczny, który korzysta z zaawansowanej architektury i łączy się z różnymi źródłami danych. Zobaczmy, jak działa to potężne narzędzie.

System składa się z kilku istotnych komponentów, które współdziałając, tworzą w pełni funkcjonalne środowisko do analizy danych:

• Serwer Cognos: jest to centralny element systemu, który odpowiada za przetwarzanie zapytań, generowanie raportów oraz zarządzanie dostępem użytkowników do systemu.
• Baza metadanych: przechowuje wszelkie definicje modeli danych, raportów oraz dashboardów.
• Silnik zapytań: odpowiada za optymalizację zapytań i wykonywanie ich na danych pochodzących z różnych źródeł.
• Interfejs użytkownika: umożliwia dostęp do funkcji analitycznych systemu za pomocą przeglądarki internetowej, zapewniając intuicyjne i łatwe korzystanie.

Proces przetwarzania danych w IBM Cognos przebiega w kilku etapach:

1. Pozyskiwanie danych – system zbiera dane z różnych źródeł, takich jak bazy danych czy aplikacje.
2. Przekształcanie – dane są następnie przetwarzane i konwertowane do spójnego formatu.
3. Załadowanie – przetworzone dane są ładowane do hurtowni danych, skąd mogą być wykorzystywane do analiz.
4. Analiza – użytkownicy mogą przeprowadzać zapytania i analizy na załadowanych danych, uzyskując cenne informacje wspierające podejmowanie decyzji.

Ta elastyczność w zakresie integracji oraz obsługi różnych źródeł danych sprawia, że IBM Cognos może pełnić rolę głównego narzędzia do analizy danych w firmach z rozbudowanymi i złożonymi strukturami. IBM Cognos to rozwiązanie, które pozwala firmom odzyskać te 300 godzin rocznie marnowanych na manualne raportowanie i przekierować je na analizę strategiczną wspierającą wzrost przychodów. System automatyzuje procesy zgodności z wymogami regulacyjnymi, minimalizując ryzyko kosztownych błędów w raportowaniu, a zintegrowana architektura ułatwia audyty i skraca czas zamknięć księgowych. Dzięki zaawansowanej analityce predykcyjnej dyrektor finansowy zyskuje narzędzia do optymalizacji przepływów gotówkowych i zwiększenia efektywności wykorzystania kapitału, co przekłada się na wymierne poprawy w kluczowych wskaźnikach finansowych.