Kiedy przejść z Excela na system CPM?

System CPM (Corporate Performance Management) to narzędzie, które pozwala łatwo zarządzać wydajnością firmy, a dokładniej procesami zarządzania wynikami finansowymi i menedżerskimi. Jeden system CPM wpływa na planowanie, budżet, forecast, konsolidacje i raportowanie zarządcze.

W jednym miejscu są zintegrowane najważniejsze procesy, wskaźniki i dane, dzięki czemu można można planować kolejne działania oraz podejmować odpowiednie decyzje dotyczące optymalizacji wydajności.

Podczas gdy popularne narzędzia, takie jak Excel, skupiają się na jednym zadaniu (np. oddzielne arkusze dla każdego teamu), system CPM ułatwia monitorowanie i realizację budżetów, KPI finansowych i odchyleń planów w porównaniu z aktualną sytuacją. Jest więc kluczowe dla utrzymania optymalnego flow pracy, zarządzania zadaniami i planowania działań.

Więcej informacji o CPM możesz przeczytać w artykule: Co to jest CPM (Corporate Performance Management)?

Od lat Excel jest podstawowym narzędziem używanym w firmach do zarządzania, budżetowania i przygotowywania prognoz. Do największych zalet Excela należą między innymi wszechstronność użycia, wygodne tworzenie tabeli czy możliwość wizualizacji danych na wykresach.

Excel sprawdza się dobrze, gdy:

• zakres analiz jest ograniczony i jasno zdefiniowany;
• dane pochodzą z jednego lub kilku prostych źródeł;
• liczba wersji budżetu i forecastu jest niewielka;
• pracuje na nim pojedynczy użytkownik lub mały zespół.

W takich warunkach Excel pozostaje skutecznym narzędziem. W rozwijających się firmach, gdzie rośnie skala danych, liczba użytkowników i złożoność procesów, jego ograniczenia zaczynają jednak wyraźniej wpływać na efektywność pracy.

Każde prężnie rozwijające się przedsiębiorstwo natrafi na moment, gdy warto rozważyć przejście z Excela na system CPM.

Dzięki wprowadzeniu systemu Corporate Performance Management, planowanie i kontrolowanie działań w firmie jest prostsze. Ujednolicenie systemu zarządzania ma bezpośredni wpływ na zwiększenie efektywności poprzez znalezienie obszarów do poprawy (np. zmniejszenie czasu pracy dzięki automatyzacji procesów).

Kiedy Excel to za mało? 

• Duża złożoność danych i organizacji (wiele spółek, wersji budżetu, walut).
• Problemy ze spójnością danych z racji pracy wielu osób w arkuszach.
• Ograniczone raportowanie i analiza scenariuszowa – brak elastyczności.

Excel jest nadal dobrym narzędziem, ale w pewnym momencie działalności firmy nie jest już wystarczający. Podczas pracy na nim mogą pojawiać się problemy, np. brak centralnego modelu danych, brak kontroli wersji czy brak bezpieczeństwa.

Chociaż Excel dobrze spełnia swoje zadanie, są momenty, gdy warto postawić na zintegrowany system CPM. Jedną z przesłanek, która za tym stoi jest dynamiczny wzrost firmy – aby przedsiębiorstwo mogło się dalej rozwijać, niezbędne może się okazać usprawnienie procesu zarządzania.

System CPM sprawdzi się również przy konsolidacji finansowej grupy kapitałowej i zmianie modelu biznesowego. Jest nieoceniony, gdy CFO i managerom zależy na skutecznym przygotowywaniu prognoz i podejmowaniu decyzji finansowych.

Wybierając odpowiedni system CPM, warto najpierw zwrócić uwagę na potrzeby firmy i zastanowić się, na których obszarach nam zależy. W obszarze planowania i budżetowania sprawdzi się IBM Planning Analytics, OneStream czy Anaplan. Z kolei przy procesie konsolidacji przydatnym systemem jest IBM Controller i OneStream.

By uniknąć problemów podczas migracji, warto przed wdrożeniem uporządkować dokładnie wszystkie procesy w Excelu – dzięki temu przeniesienie będzie o wiele łatwiejsze. Co więcej, przy przenoszeniu danych warto zaangażować, oprócz działu IT, także managerów zespołu finansowego.