Konsolidowanie danych w Excelu z wielu plików – najczęstsze błędy w raportowaniu finansowym

Excel posiada wiele funkcji przydatnych dla działów finansowych. Jednak nie zawsze sprawdzi się przy złożonych strukturach organizacyjnych.

Największą wadą raportowania w Excelu jest brak sztywnej struktury. W arkuszu każda komórka jest suwerenna – można w niej wpisać liczbę, tekst lub formułę, która nadpisuje poprzednie założenia. W procesie konsolidacji danych z 10 czy 20 spółek zależnych, wystarczy, że jeden lokalny kontroler zmieni format daty lub doda wiersz „Inne” w środku tabeli przestawnej, w efekcie czego model finansowy nie spełni już swojej funkcji. Analityk w centrali spędza 80% czasu nie na analizie odchyleń, ale na technicznym czyszczeniu danych (tzw. data scrubbing), szukając przyczyny, dla której suma kontrolna nie zgadza się.

W grupach kapitałowych transakcje wewnątrz grupy to codzienność. Excel nie posiada natywnego mechanizmu, który wymuszałby na obu stronach transakcji zaraportowanie tej samej kwoty. 

Przykład
Spółka A wykazuje należność, której Spółka B jeszcze nie zaksięgowała jako zobowiązanie. Na poziomie skonsolidowanym powstają luki. Uzgadnianie tych różnic za pomocą maili w ostatnim dniu zamknięcia miesiąca to klasyczny scenariusz stresogenny, który drastycznie wydłuża czas dostarczenia raportu do zarządu.

Z czasem modele Excelowe stają się zbyt skomplikowane dla swoich twórców. Dokumentacja takich plików praktycznie nie istnieje. Pliki łączone przez linki zewnętrzne (tzw. external references) są skrajnie podatne na uszkodzenia. Zmiana nazwy folderu na serwerze potrafi zerwać setki powiązań. Skutek? Organizacja staje się zakładnikiem jednej osoby (Key Usera), która jako jedyna rozumie, jak przebiegają powiązania plików. W przypadku odejścia tej osoby z firmy, proces raportowania staje w miejscu.

W pewnym momencie rozwoju firmy skala operacji sprawia, że Excel przestaje być darmowym narzędziem. Staje się najdroższym, ze względu na koszt roboczogodzin i ryzyko błędnych decyzji. OneStream to platforma, która nie tylko zastępuje Excela, ale całkowicie redefiniuje proces finansowy. 

OneStream nie jest nakładką na bazę danych. To zunifikowana platforma CPM (Corporate Performance Management), która w jednym modelu danych mieści konsolidację, planowanie, raportowanie i jakość danych.

Dlaczego to lepsze?

W Excelu analiza odchyleń wymaga uciążliwego łączenia rozproszonych plików budżetowych z danymi aktualnymi (Actuals). W OneStream oba te zbiory danych funkcjonują w ramach zunifikowanego modelu. Dzięki temu porównanie budżetu z wynikami rzeczywistymi (Variance Analysis) odbywa się natychmiastowo, bez ryzyka błędów przy ręcznej agregacji i mapowaniu danych. 

Extensible Dimensionality  to unikalna przewaga OneStream nad wszystkimi innymi systemami (nad Excelem również). Często centrala potrzebuje raportu wg ogólnych centrów kosztów, ale lokalna fabryka musi widzieć koszty na poziomie konkretnej maszyny.

W Excelu trzeba by stworzyć dwa różne pliki, których synchronizacja jest koszmarem. W OneStream dzięki rozszerzalnej wymiarowości, jednostki operacyjne mogą raportować na swoim poziomie szczegółowości, a dane te automatycznie „zwijają się” do standardu korporacyjnego bez utraty detali.  

OneStream rozumie finanse. Wie czym jest bilans, rachunek zysków i strat oraz jak działają przepływy pieniężne.

• Automatyzacja: W Excelu przeliczanie walut to zazwyczaj proste mnożenie, co przy złożonych grupach kapitałowych prowadzi do błędów w bilansie. OneStream idzie o krok dalej dzięki dedykowanemu silnikowi FX. System nie tylko automatyzuje pobieranie kursów, ale pozwala na zdefiniowanie logiki biznesowej. Określane są, które pozycje (np. kapitały) mają korzystać z kursów historycznych, a które z kursów zamknięcia. Dzięki temu różnice kursowe są izolowane i poprawnie księgowane.
• Workflow: Proces raportowania jest sterowany przez czytelne przepływy pracy. Każda spółka widzi listę zadań do wykonania, a system nie pozwoli zatwierdzić danych, dopóki nie przejdą one testów logicznych (np. aktywa muszą równać się pasywom).

W Excelu kwota w komórce jest po prostu liczbą. W OneStream jest to wynik, pod którym kryje się cała ścieżka audytu.

Użytkownik może kliknąć tę kwotę i zobaczyć, z jakich spółek się składa. Może kliknąć dalej i zobaczyć konkretne faktury zaimportowane z systemu ERP. To daje zarządom dogłębny wgląd do prezentowanych wyników.

Statystyki są nieubłagane, działy finansowe używające Excela do konsolidacji spędzają sporą ilość czasu na gromadzeniu danych, a znacząco mniej na ich analizie. Przejście na zaawansowaną platformę CPM to nie tylko kwestia wygody, to kwestia odporności organizacji. W dobie dużej zmienności rynkowej, informacja o marży czy płynności dostarczona w 15. dniu po zamknięciu miesiąca jest już tylko informacją, z którą niewiele można zrobić. OneStream pozwala skrócić ten czas do kilku dni, dostarczając dane, na których można budować przyszłość, a nie tylko dokumentować przeszłość.