Raport IBM zatytułowany Elevate Your Enterprise wskazuje, że największe sukcesy rynkowe odnoszą firmy korzystające ze zintegrowanych rozwiązań wspomagających podejmowanie decyzji na podstawie danych. W jaki sposób to robią? Poznaj najlepsze praktyki!
Wyzwanie integracji
Przez ostatnie dwie dekady przedsiębiorstwa poświęciły bardzo duże zasoby na implementacje systemów ERP, które miały zarządzać zróżnicowanymi procesami biznesowymi z jednego miejsca. Większość planowania wciąż odbywa się jednak poza tymi systemami – w arkuszach kalkulacyjnych i wiadomościach e-mail, które nie zostały zaprojektowane do analityki i prognozowania w skali całego przedsiębiorstwa, i tylko spowalniają te procesy. Nie chodzi jedynie o to, że w arkuszu łatwo o prostą pomyłkę, która w dalszej perspektywie zaważy np. na wysokości całego budżetu. System składający się z oddzielnych arkuszy, które nie są wystarczająco często aktualizowane, nie reprezentuje odpowiednio modelu działalności przedsiębiorstwa. Nie pozwala na odnajdywanie źródeł nieefektywności procesów i przyczynia się do powstawania tzw szarych stref.
Jak to robią najlepsi
Firmy będące liderami w swoich kategoriach stosują rozwiązania, które obejmują cały proces planowania – zaczynając od etapu zbierania danych, przez modelowanie, analitykę, aż do raportowania – w ramach jednej platformy planistycznej, opierającej się na lean infrastructure requirements. Takie platformy zdolne są do łączenia szerokiego zakresu funkcji biznesowych – od zadań budżetowych aż po np. zadania planistyczne w środowisku tysięcy SKU. W ten sposób, zintegrowany system do planowania i prognozowania staje się układem nerwowym przedsiębiorstwa – odbierającym bodźce w postaci danych i pozwalającym na relokację zasobów w sytuacji zmieniających się warunków biznesowych.
Dobre praktyki planowania Incube CPM
- Porównywanie planów strategicznych i operacyjnych
Do zadań działu finansów należy przekładanie długookresowych celów strategicznych na cele i założenia finansowe. Te z kolei mogą być wyrażone w formie planów i statystyk wykorzystywanych przez inne działy. Dzięki przełożeniu celów strategicznych na plany operacyjne możliwe jest definiowanie KPI, a w konsekwencji szczegółowy pomiar wykonania planu. To właśnie pozwala liderom lepiej przygotować się do wypełniania lub nawet przekraczania założonych koncepcji.
- Start at the top—end at the bottom
Jednym z najważniejszych składników skutecznego budżetowania i prognozowania jest łączenie odgórnie zakładanych celów finansowych (top-down) z oddolnie tworzonymi planami (bottom-up). Praktyką wielu firm jest przekazywanie działowi finansów gotowych celów finansowych i kompetencji do ich wdrożenia w innych działach. W innych firmach z kolei zarząd wymaga szczegółowych planów zaczynających się od najniższego poziomu struktur, na podstawie których formułuje ostateczne cele finansowe. Żadne z tych podejść nie jest jednak kompletne. Firmy, które odnoszą największe sukcesy, od początku zapewniają wsparcie w postaci celów i oczekiwań formułowanych przez członków zarządu, w oparciu o które, pracownicy innych działów kreują plany i metody ich osiągnięcia. Proces ten, wymaga wielu iteracji, podczas których działania top-down i bottom-up konfrontuje się w celu osiągnięcia założonego planu.
- Planowanie ciągłe i prognozy kroczące
Globalnie połączona gospodarka i zmieniające się na bieżąco warunki biznesowe sprawiają, że prognozy powinny być uaktualnianie kwartalnie, lub nawet co miesiąc. Prognozowanie w sposób ciągły pozwala menedżerom zorientować się jak wygląda wykonanie planu i jakie zmiany powinny być w nim uwzględnione. Dzięki temu firma może się stale rozwijać i pozostawać konkurencyjna. Dobrym przykładem może tu być branża finansowa – jeśli prognozowane przychodu banku są na jakimś etapie zbyt niskie, może on wprowadzić produkt, który przyciągnie nowych klientów i utrzyma obecnych. Ważnym elementem planowania ciągłego są w tym wypadku modele formułujące siły napędowe biznesu i opierające na nich analizy “what-if”, które pozwalają przewidzieć rezultat finansowy wprowadzenia nowego produktu. Dane te są następnie przekazywane działowi finansów, który odwzorowuje na ich podstawie przyszłą sprzedaż i dochody.
Rozwinięciem idei planowania ciągłego jest technika prognoz kroczących, która, w skrócie, polega na systematycznie powtarzanym, realistycznym przewidywaniu zdarzeń w stałym horyzoncie czasowym. Dzięki temu, po każdym miesiącu, uaktualniony plan o wiele lepiej antycypuje przyszłe wydarzenia
- Wykorzystanie analityki predykcyjnej
Dzięki zaawansowanej analityce przedsiębiorstwa są w stanie nie tylko przeanalizować dane historyczne, ale również z dużą dozą prawdopodobieństwa określić, co wydarzy się w przyszłości. Analityka predykcyjna jest poszerzeniem tradycyjnych metod planowania o statistical i machine learning, data mining i techniki przetwarzania języka naturalnego, które pozwalają odkryć wzorce w gigantycznych zbiorach danych i na ich podstawie zdiagnozować czynniki wpływające na zachowanie konsumentów i rynku. W ten sposób firmy są w stanie np. odkryć czynniki stojące za odpływem klientów i podjąć kroki mające na celu zwiększenie ich lojalności.
Planowanie to czynność, która wymaga również wiedzy na temat najważniejszych czynników napędzających biznes. Powinno być procesem ciągłym, który pozwala menedżerom korzystać z wewnętrznych i zewnętrznych danych, w tym z informacji o zasobach przedsiębiorstwa (ERP) i relacjach z klientami (CRM). Osoby tworzące plan powinny mieć możliwość ich testowania ( analizy what – if) i aktualizacji w oparciu o każde możliwe dane i analitykę. Dzięki temu, podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie w oparciu o dane pozwala na bardziej efektywną alokację zasobów i ustalenie najlepszej lepszej strategii biznesowej.
- Doświadczony zespół
Najlepsze praktyki planowania w przedsiębiorstwie nie są możliwe bez zintegrowanej platformy planistycznej. Przy wdrożeniu takiego rozwiązania liczy się przede wszystkim doświadczenie zespołu, który odwzorowuje procesy biznesowe Twojej firmy. Incube CPM posiada największą liczbę konsultantów od technologii planistycznej w Polsce. Nasi eksperci mają na koncie dziesiątki projektów zakończonych sukcesem. Pracujemy z liderami rynku, wdrażamy najbardziej skomplikowane modele finansowe i codziennie zapewniamy naszym klientom wsparcie na najwyższym poziomie. Najlepiej pracuje się nam z technologią IBM Planning Analytics. Nasi klienci doceniają tę platformę za jej elastyczność, szybkość i przyjazność dla użytkowników biznesowych.
Skontaktuj się z nami, aby odkryć potencjał drzemiący w analityce biznesowej. Zobacz jak zintegrowana platforma planistyczna pomoże rozwinąć się Twojej organizacji.
Żródła:
Planning, budgeting and forecasting: Software selection guide, IBM, 2018
Elevate your Enterprise, IBM, 2018