Analiza finansowa kluczem do kolejnych sukcesów biznesowych e-commerce'owego giganta

Największym wyzwaniem projektu było stworzenie modelu w jednej wspólnej przestrzeni, którą stał się Planning Analytics Workspace. To miejsce, w którym każda uprawniona do tego osoba może: wprowadzać, weryfikować i w razie potrzeby poprawiać informacje budżetowe związane z analizą budżetową. Rozwiązanie IBM Planning Analytics (TM1), w tym pojęcia podstawowe z nim powiązane – tj. kostka, wymiar itd. były już wcześniej znane pracownikom, w szczególności zespołowi Controllingu. Nowością był jednak web’owy interfejs PAW, z którym dzięki znajomości pierwotnego narzędzia TM1 zaangażowane działy dobrze sobie poradziły. Zaproponowany przez Incube CPM workflow akceptacji, wprowadzania i kontroli projektów inwestycyjnych oparty na strukturze WBS spełnił wszystkie powyższe wymagania, uzupełniając je o inne praktyczne funkcjonalności. Metodyka finansowego planowania i budżetowania przedsiębiorstw w oparciu o „rozbicie zadaniowe inicjatyw i projektów” (ang. Work Breakdown Structure - WBS) to zupełnie nowe podejście usprawniające procesy controllingowe.

Managerowie pełniący role budget ownerów są na bieżąco z postępem prac. Wszyscy wykorzystują jeden, kompleksowy interfejs web’owy (PAW). Nie ma więc potrzeby przełączania się pomiędzy różnymi systemami. Efekty działań członków poszczególnych zespołów mogą być obserwowane w formie wykresów, co ułatwia przeprowadzanie porównań i identyfikowanie kwestii problematycznych.

Ponadto zadbaliśmy o transparentność podejmowanych przez pracowników aktywności. Węzły (w naszym przypadku Cost Center) po zaakceptowaniu na wszystkich niezbędnych etapach są blokowane i nie mogą być edytowane bez ingerencji administratora.

Zautomatyzowanie procesów zbierania, historyzowania i porównywania danych a także natychmiastowe wykonywanie obliczeń oraz integracja z zewnętrznymi systemami min. SAP, Google Sheets i G-Suite dały bardzo dobre efekty. Przed wdrożeniem zamknięcie miesiąca zajmowało 6 dni. W tej chwili jest to czas krótszy o połowę. A rezultatem są opisowe sprawozdania zawierające zarówno dane finansowe jaki i KPI.

Co ważne, zaoszczędzone godziny można z powodzeniem wykorzystać na określanie przyszłych celów, gdyż odpowiednio przygotowane dane pozwalają wykonać również analizę predykcyjną.

Zdaniem zaangażowanego w projekt Michała Boguckiego zastosowane planowanie na poziomie WBS ma wiele zalet. Chociaż jak przyznaje, przeniesienie planowania do niższego poziomu było innowacją dla budget ownerów.

- Już sama automatyzacja całego procesu planowania, udostępnienie wszystkich komponentów w jednym wspólnym interfejsie niesie za sobą wiele korzyści. Pozwala zaoszczędzić czas i obniżyć koszty związane z tworzeniem planu organizacji. Wspólna przestrzeń zorganizowana za pomocą zakładek/przycisków nawigacji daje lepszy wgląd w proces dla budget ownerów, zmniejsza ryzyko błędów, a także usprawnia współpracę i komunikację wewnętrzną – dodaje.

Pytany o szczegóły wskazuje najważniejsze atrybuty zastosowanego rozwiązania.

- Pierwszy i najbardziej odczuwalny to oszczędność czasu, ujętego nie w minuty i godziny, a w dni. To efekt wprowadzonej automatyzacji, która zastąpiła manualne wyciąganie danych, tworzenie analiz. Plan jest wprowadzany w jednym wspólnym miejscu, nie ma konieczności zbierania go z wielu źródeł i konsolidowania do jednego, które pozwoli poznać wartości skonsolidowane do poziomu spółki. Zabieg ten jest przydatny także na późniejszym etapie prac jakim jest porównywanie wyników z planem. Drugim jest dokładniejsza analiza informacji i precyzyjne szacowanie. Osiągnęliśmy to dzięki rozłożeniu dużych zadań na pojedyncze WBS-y. Trzecim plusem jest możliwość definiowania i organizacji prac już na poziomie WBS. Niższy poziom granulacji umożliwia dokładniejsze oszacowania dużych zadań. Dlatego weryfikacja niezbędnych zasobów i ryzyk oraz przypisywanie prac i kosztów do poszczególnych zespołów jest szybsza – wylicza.