Centralizacja zarządzanie leasingiem
Blisko 2,5 tysiąca placówek w kilkunastu europejskich krajach – tak w liczba można przedstawić klienta - europejską siecią sklepów, oferującą odzież dla całej rodziny i produkty dla domu w niskich cenach. Firma zgłosiła się do Incube CPM, gdy okazało się, że rozwój sieci handlowej jest dla niej wyzwaniem z punktu widzenia rozliczania coraz większej ilości umów leasingowych. Zaproponowana przez nas aplikacja zastąpiła dotychczas używane pliki Excelowe, ułatwiła konsolidacje danych i usprawniła przepływ informacji. Zarządzanie leasingiem stało się na tyle wydajne, że firma może przygotowywać rozliczenia miesięczne zamiast kwartalnych.
Zarządzanie leasingiem dostosowane do potrzeb klienta
ILA16 to aplikacja stworzona przez Incube CPM w odpowiedzi na nałożony na przedsiębiorców obowiązek rozliczania leasingów zgodnie ze standardem IFRS 16 (International Finance Standard). Podczas pracy nad autorskim produktem skupiliśmy się na tym, aby poza spełnieniem odgórnych wymogów był on łatwy w obsłudze i kompatybilny z innymi narzędziami. Dlatego poświęciliśmy czas na dopracowanie każdego elementu. Efektem naszych starań jest software oparty na IBM Planning Analytics, pozwalający na pełną customizację z wykorzystaniem podstawowych funkcjonalności OOTB (out of the box), bez jakiegokolwiek uszczerbku w analizie danych.
Klientowi zależało by posiadać narzędzie, które będzie przetwarzało dane pochodzące z systemów zewnętrznych, a specyfikacja ILA16 właśnie na to pozwala. Czyli do centrum rozliczeniowego, mieszczącego się w Polsce, spływają dane z wszystkich państw, w których działają placówki objęte leasingiem. Poszczególne kraje są rozliczane w walucie lokalnej, a następnie konsolidacja całej grupy odbywa się w walucie grupowej.
Klientowi zależało by posiadać narzędzie, które będzie przetwarzało dane pochodzące z systemów zewnętrznych, a specyfikacja ILA16 właśnie na to pozwala. Czyli do centrum rozliczeniowego, mieszczącego się w Polsce, spływają dane z wszystkich państw, w których działają placówki objęte leasingiem. Poszczególne kraje są rozliczane w walucie lokalnej, a następnie konsolidacja całej grupy odbywa się w walucie grupowej.
Najważniejsze korzyści: Eliminacja pomyłek i oszczędność czasu
Stosowany przez klienta przed wdrożeniem model rozliczeniowy umów leasingowych był mało wydajny. Raporty opierały się na plikach Excelowych. Niezależne dokumenty dotyczące każdego z krajów, wymagały manualnego zestawiania i porównania. Ilość danych, jak również wykorzystywane do ich analizy oprogramowanie nie wpływały pozytywnie na precyzyjność wyników. Dodatkowym aspektem podnoszącym ryzyko był czynnik ludzki. To na pracownikach newralgicznych działów firmy spoczywała odpowiedzialność za konsolidację rekordów. Obecnie zarządzanie leasingiem nie wymaga tak dużego nakładu ludzkiej pracy i czasu. Użytkownik dostał kompleksową platformę do przeprowadzenia całości procesu. A także gwarancję jego powtarzalności.
– Każda kolejna interakcja wymaga coraz mniej czasu pod względem sprawdzania i kontroli. Jeśli za pierwszym razem rozliczenie przebiegnie poprawnie, to za drugim i każdym kolejnym również. Oszczędność czasu po stronie klienta jest znaczna. Zadania, które zajmowały tydzień, realizowane są w ciągu jednego dnia. I to wszystko udało nam się osiągnąć w trakcie 3 miesięcznego wdrożenia – wyjaśnia Team Leader Maciej Filutowicz.
– Każda kolejna interakcja wymaga coraz mniej czasu pod względem sprawdzania i kontroli. Jeśli za pierwszym razem rozliczenie przebiegnie poprawnie, to za drugim i każdym kolejnym również. Oszczędność czasu po stronie klienta jest znaczna. Zadania, które zajmowały tydzień, realizowane są w ciągu jednego dnia. I to wszystko udało nam się osiągnąć w trakcie 3 miesięcznego wdrożenia – wyjaśnia Team Leader Maciej Filutowicz.
Zarządzanie leasingiem oparte na wiarygodnych danych
Podczas wdrażania systemu okazało się, że dotychczasowe dane były niedoszacowane. Powodem były niedoskonałości używanego narzędzia. System ILA16, zaproponowany przez Incube CPM pozwolił nie tylko wyłapać błędy, ale i je skorygować. Przeniesienie zarządzania leasingiem z Excela do oprogramowania korzystającego z IBM Planning Analytics w tym projekcie było strzałem w dziesiątkę.
– Obecnie wyniki są dokładniejsze. Rozliczając te same dane „po staremu” i „po nowemu” okazywało się, że raportowaliśmy inne wielkości. Powstawała istotna z punktu widzenia klienta różnica – podkreśla Maciej Filutowicz.
Pewność danych i szybkość ich obliczania pozwalają na wprowadzenie zmian w częstotliwości raportowania. Kwartalne podsumowania mogą zastąpić miesięczne zestawienia. Co w skali roku skutkować będzie dokładniejszą kontrolą i pogłębioną analizą finansową.
– Obecnie wyniki są dokładniejsze. Rozliczając te same dane „po staremu” i „po nowemu” okazywało się, że raportowaliśmy inne wielkości. Powstawała istotna z punktu widzenia klienta różnica – podkreśla Maciej Filutowicz.
Pewność danych i szybkość ich obliczania pozwalają na wprowadzenie zmian w częstotliwości raportowania. Kwartalne podsumowania mogą zastąpić miesięczne zestawienia. Co w skali roku skutkować będzie dokładniejszą kontrolą i pogłębioną analizą finansową.