Das Management von Teams, Projekten und Aufgaben während der Zeit der Pandemie ist eine riesige Herausforderung für viele Unternehmen. Bisherige Methoden und Werkzeuge sind nicht ausreichend, es fehlt an Kontrolle und die Kommunikation lässt viel zu wünschen übrig. Wie garantiert man trotzdem das richtige Management von Projekten und die Erhöhung ihrer Rentabilität?  Dabei hilft Ihnen in dieser Applikation das Zeiterfassungssystem – Timesheet.

Während des Lockdowns haben viele Unternehmen die Möglichkeit verloren, ihre Mitarbeiter zu beaufsichtigen und befürchteten, dass die Zeit,die sie für Projekte deklariert haben,  nicht die Wirklichkeit widerspiegelte. Probleme waren (und sind) auch, Fehler in Aufstellungen und Berichten, die praktisch unmöglich sind, im System des Homeoffice zu verifizieren. Schwierigkeiten tauchen nicht nur bei der Abrechung aktueller Projekte oder Überstunden auf, aber auch bei der Planung der neuen Arbeit. Das führt zu vielen Missverständnissen auf Seiten Arbeitgeber-Arbeitnehmer und auch Firma- Kunde. Und es verhindert die Kontrolle über die Marge oder die tatsächliche Einschätzung der Rentabilität von Projekten.

Verbinden Sie sich mit der Applikation Timesheet

Das bekannteste Werkzeug zur Registrierung der Arbeitszeit sind Tabellenkalkulationen, leider eignen sie sich nicht für Gruppenarbeit und darüberhinaus sind sie anfällig für Fehler  (z.B. das Überschreiben von Daten) und Missbrauch. In einigen Firmen werden sogar Papierformulare und Grafiken verwendet, die sich im Moment der Umstellung auf den Homeofficemodus aufgrund der Gefährdung durch das Koronavirus als nutzlos erweisen. In diesen Situationen erfüllen die Online-Werkzeuge hervorragend die Aufgabe von Systemen zur Erfassung der Arbeitszeit (sog. Timesheet). Außerdem erlauben sie die Optimierung der Besetzung von Projekten, bessere Kostenplanung zukünftiger Projekte und sparen dadurch Geld.

Workflow in der Applikation Qalcwise

Es bleibt die Frage, wie wählt man die beste Lösung? Auf dem Markt kann man viele Programme finden, allerdings bieten die meisten fertige, unflexible Module. Eine hervorragende Alternative sind Businessapplikationen auf der Plattform Qalcwise, die eine vollständige kundenspezifische Anpassung bieten. Das ist eine Lösung, sie es erlaubt, das Werkzeug zu 100% an den Prozess anzupassen und nicht umgekehrt. Und darüberhinaus basiert sie auf bekannten Tabellenformeln und Logik, was die Bedienung außerordentlich einfach gestaltet.

Wie funktioniert das? Die Mitarbeiter loggen sich mit einem beliebigen Gerät und von einem beliebigen Ort auf der Welt ein, berichten bequem von der geleisteten Arbeit und die Arbeitgeber können direkt ihre Anwesenheit und die Ergebnisse nachverfolgen. Das Fehlerrisiko ist wesentlich geringer, da die Applikation die Richtigkeit der eingegebenen Informationen überprüft und es ermöglicht in jedem beliebigen Moment Bericht zu erstellen.  Sie müssen also nicht warten, bis Ihr Arbeitnehmer Ihnen die Datei per Mail schickt, um zu entdecken, dass seine Arbeitskraft nicht voll ausgenutzt ist oder im Gegenteil überbeansprucht wird. Das System synchronisiert automatisch die Anzahl der für das Projekt verbleibenden Arbeitsstunden zwischen allen Teilnehmern. Dank der Berichte auf Anfrage, der Anzeige der Daten in Echtzeit (und in beliebiger Ansicht) kann die Firma laufend die Arbeitsbelastung verwalten, Arbeitnehmer in andere Projekte verschieben, das Niveau der Margen überwachen und die Kosten optimieren. Das Werkzeug erleichtert die Erstellung von Harmonogrammen und die Aufteilung der Ressourcen und auch die präzisere Einschätzung der Arbeit. Dank genauer Daten sind die Mitarbeiter sicher, dass sie ein gerecht hohes Einkommen erhalten und die Kunden, dass sie für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlen.

Nutzen der Automatisierung

Die Automatisierung des Projektmanagements erlaubt die Verkürzung der Zeit zur Erstellung von Grafiken und die Aufteilung der Arbeit, aber auch für die Abrechung der Arbeitszeit und der Gehälter um 90%. Firmen können auch an der Entlohnung für Überstunden (sogar 60%) sparen. Die Applikation Timesheet erhöht ebenso die Produktivität und die Zufriedenheit mit der Arbeit dank besserer Verwaltung, einfacherer Kommunikation und der Beseitigung von Missverständnissen.

Die Applikationen Timesheet Qalcwise eröffnen mehr Möglichkeiten, als bekannte Werkzeuge und sind viel einfacher im Gebrauch. Sie erlauben das schnelle und bequeme Management von vielen Projekten und Aufgaben an einem Ort. Dank der grafischen Darstellung des Prozesses (Workflow) ermöglichen sie die bequeme Nachverfolgung von Arbeitsfortschritten. Außerdem erleichtern sie die Kommunikation zwischen Arbeitsgruppen  und Verringern das Risiko von Verspätungen und Fehlern.

– Firmen, die sich dazu entschließen, die Applikation zu nutzen sind häufig überrascht, wie unrentabel sie bis zu diesem Zeitpunkt Projekte geführt haben – sagt Sylwia Ciemińska, Verkaufsmanagerin bei Qalcwise.com. –Häufig zeigt sich, das Arbeitnehmer viel Zeit mit administrativen und unproduktiven Aufgaben verbringen, die man automatisieren und Mitarbeitern dringendere Aufgaben zuweisen kann.

Dank der Applikation Timesheet von Qalcwise firmy können Firmen eine unbeschränkte Anzahl an Projekten nach ihren Regeln führen, oder so wie es ihre Organisation und Struktur erforderlich macht. Die Lösung ist in Firmen jeder Größe und mit festangestellten Mitarbeitern vor Ort wie in der Fernarbeit, mit Zeit- oder Schichtarbeitern nützlich.

Erfahren Sie mehr über die Applikation zur Kontrolle der Arbeitszeit oder schreiben Sie uns  sales@incube.pl. Incube ist der Partner von Qalcwise.com. Unser Team hilft Ihnen bei der Automatisierung und Digitalisierung Ihres Businesses!