Jak OneStream usprawnia Rolling Forecast i prognozowanie finansowe?

Prognozowanie kroczące wymaga regularnych aktualizacji danych oraz ścisłej współpracy wielu osób. Im większa organizacja, tym bardziej złożony staje się cały proces.

Najczęstsze problemy to:

• wiele równoległych wersji plików Excel,
• ręczne kopiowanie danych pomiędzy budżetem i forecastem,
• brak kontroli nad tym, kto i kiedy wprowadził zmiany,
• długie uzgadnianie danych pomiędzy spółkami,
• trudności w analizie alternatywnych scenariuszy.

W efekcie dział finansowy znaczną część czasu poświęca na zarządzanie samym procesem zamiast analizować dane i wspierać decyzje biznesowe.

Przygotowanie nowej prognozy zazwyczaj nie rozpoczyna się od pustego modelu. Punktem wyjścia są dane wykonania oraz wcześniej zatwierdzony budżet lub poprzednia prognoza.

W OneStream proces ten realizowany jest poprzez Seeding, wspierany przez silnik Data Management.

Administrator lub główny controller może jednym kliknięciem utworzyć nowy scenariusz prognozy, np. Forecast 3+9, w którym pierwsze trzy miesiące pochodzą z danych rzeczywistych (Actuals), a kolejne dziewięć z obowiązującego budżetu lub poprzedniego forecastu.

System automatycznie:

• pobiera dane wykonania bezpośrednio z modułu konsolidacji,
• uzupełnia pozostałe miesiące danymi planistycznymi,
• stosuje zdefiniowane reguły kalkulacyjne,
• przygotowuje kompletny model gotowy do dalszej pracy.

Dzięki temu użytkownicy rozpoczynają pracę na spójnym i logicznie przygotowanym scenariuszu zamiast ręcznie kopiować dane pomiędzy arkuszami.

W dużych organizacjach nad prognozą pracują często dziesiątki lub setki użytkowników. Koordynacja całego procesu w Excelu jest niezwykle trudna.

OneStream wykorzystuje Workflow Profiles, które prowadzą użytkownika przez kolejne etapy procesu. Po zalogowaniu każda osoba widzi wyłącznie zadania przypisane do swojej roli.

Istotnym elementem są również Confirmation Rules, czyli reguły walidacyjne kontrolujące poprawność danych. Jeśli użytkownik nie uzupełni wymaganych informacji, system nie pozwoli zakończyć procesu.

Dzięki temu wszystkie prognozy opierają się na zatwierdzonych danych, a organizacja pracuje na jednym źródle prawdy.

Jedną z największych zalet Rolling Forecast jest możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się warunki biznesowe.

OneStream umożliwia łatwe przygotowywanie wielu alternatywnych scenariuszy bez kopiowania modeli i utrzymywania kolejnych wersji plików.

Zamiast ręcznie aktualizować setki wartości, użytkownicy mogą zmieniać kluczowe wskaźniki biznesowe, takie jak:

• kursy walut,
• ceny surowców,
• poziom sprzedaży,
• zatrudnienie,
• marże.

Zmiana jednego parametru automatycznie przelicza cały model finansowy.

OneStream umożliwia również planowanie odgórne.

Controller może wprowadzić roczną wartość przychodów lub kosztów, a system automatycznie rozłoży ją na poszczególne miesiące zgodnie z wcześniej zdefiniowaną sezonowością lub innym kluczem biznesowym.

W organizacjach międzynarodowych zmiany kursów walut mają ogromny wpływ na wynik finansowy.

OneStream automatycznie stosuje odpowiednie kursy dla różnych typów kont oraz natychmiast przelicza cały scenariusz po zmianie założeń walutowych. Pozwala to szybko ocenić wpływ zmian kursów na wynik grupy oraz przeprowadzać analizy wrażliwości.

Tworzenie wielu wersji forecastu w Excelu oznacza kopiowanie kolejnych plików i ryzyko utraty spójności danych.

W OneStream użytkownicy mogą jednocześnie utrzymywać wiele scenariuszy, takich jak:

• Base Case,
• Best Case,
• Worst Case,
• High Inflation,
• Low Demand.

Wszystkie korzystają z tej samej logiki biznesowej i tego samego modelu danych, co umożliwia ich szybkie porównywanie.

Samo przygotowanie prognozy to dopiero początek. Równie ważna jest możliwość szybkiego wyjaśnienia, skąd wynikają różnice pomiędzy scenariuszami.

Funkcja Drill Down pozwala przechodzić od zagregowanych wyników do szczegółowych danych.

Analityk może przejść:

• od wyniku całej grupy,
• do konkretnej spółki,
• następnie do wybranego konta,
• a nawet do danych transakcyjnych w systemie ERP (jeśli integracja została wdrożona).

Dzięki temu identyfikacja przyczyn odchyleń zajmuje znacznie mniej czasu niż w tradycyjnych arkuszach kalkulacyjnych.

Przy prognozowaniu finansowym równie ważna jak szybkość jest możliwość pełnego audytu procesu. OneStream oferuje rozbudowany Audit Trail, który rejestruje historię każdej zmiany.

Dla każdej wartości można sprawdzić:

• kto wprowadził zmianę,
• kiedy została wykonana,
• jaka była poprzednia wartość,
• jaka jest nowa wartość,
• czy zmiana została wykonana ręcznie, poprzez import czy regułę systemową.

Dodatkowo centrala może na bieżąco monitorować status Workflow wszystkich jednostek organizacyjnych i szybko identyfikować opóźnienia w procesie prognozowania.

Nowoczesne prognozowanie finansowe coraz częściej wykorzystuje sztuczną inteligencję. OneStream oferuje Sensible AI – zestaw funkcji AI zaprojektowanych specjalnie z myślą o zespołach finansowych.

Rozwiązanie potrafi automatycznie:

• analizować dane historyczne,
• identyfikować trendy i sezonowość,
• eliminować zdarzenia jednorazowe (one-offs),
• generować punkt wyjścia do prognozy (AI Baseline Forecast).

Na tej podstawie analitycy mogą skupić się na ocenie przyszłych zdarzeń biznesowych zamiast ręcznie budować model od podstaw.

Sensible AI wspiera również tworzenie komentarzy do raportów. Generatywna AI automatycznie przygotowuje opisy wyników finansowych i najważniejszych odchyleń, znacząco skracając czas potrzebny na przygotowanie materiałów dla zarządu.

Rolling Forecast powinien umożliwiać szybkie reagowanie na zmieniające się warunki biznesowe, a nie generować dodatkową pracę dla działu finansowego.

OneStream automatyzuje przygotowanie prognoz, usprawnia współpracę pomiędzy użytkownikami, wspiera analizę scenariuszy, zapewnia pełną ścieżkę audytu oraz wykorzystuje sztuczną inteligencję do prognozowania i raportowania.