Jak usprawnić planowanie wolumenów i cen w globalnej firmie produkcyjnej?
Obszar współpracy
Wdrożenie systemu
Branża
Produkcyjna
Narzędzie
O Kliencie
Nasz klient, międzynarodowy producent działający w pięciu regionach świata, doświadczał tego problemu każdego kwartału. Zespół finansowy spędzał tygodnie na scalaniu danych z rozproszonych plików Excel. Każdy region stosował inne definicje wskaźników i formaty, co prowadziło do błędów i decyzji opartych na niespójnych danych.
WYZWANIA
Symptomy, które powinieneś rozpoznać w swojej organizacji
Zamiast analizować dane, zespół tracił czas na ich porządkowanie. Firma nie była w stanie szybko reagować na zmiany rynkowe, a planowanie opierało się na uproszczeniach i nieweryfikowalnych założeniach.
Chaos informacyjny
Brak jednego narzędzia do planowania wolumenów i komponentów cenowych, co prowadzi do rozproszonej pracy w wielu formatach.
Opóźnione i mało wiarygodne raporty
Silosy danych i niespójne formaty między działami uniemożliwiają szybkie generowanie wiarygodnych raportów zarządczych.
Niska produktywność
Zespół traci czas na ręczne mapowanie danych z działów sprzedaży i logistyki zamiast skupić się na analizie biznesowej.
Trudności w porównywaniu danych między regionami
Różne definicje wskaźników i formaty danych, które uniemożliwiały obiektywną ocenę wyników poszczególnych regionów.
Nieterminowe planowanie
Brak automatyzacji sprawia, że proces wymaga stałej obsługi manualnej i zajmuje tygodnie zamiast dni.
Brak kontroli nad procesem planowania
Trudności z identyfikacją, gdzie i kiedy wprowadzono zmiany oraz kto jest odpowiedzialny za poszczególne etapy procesu.
Centralne planowanie, które skraca czas raportowania z tygodni do minut
Wdrożyliśmy centralne środowisko planistyczne oparte na IBM Planning Analytics, które zintegrowało rozproszone procesy i zachowało interfejs Excela. Dzięki modelowaniu wielowymiarowemu decydenci analizują dane z różnych perspektyw i szybciej podejmują decyzje.
Kluczowe elementy
Jedna baza danych
Dane wprowadzane lokalnie przez użytkowników trafiają bezpośrednio do centralnej kostki danych, eliminując ryzyko błędów ludzkich.
Praca w znanym środowisku Excel (PAfE)
Zachowanie znajomego interfejsu Excel bez konieczności zmiany nawyków użytkowników, co ułatwia adopcję nowego systemu w organizacji.
Dynamiczne analizy i scenariusze "co, jeśli"
Za pomocą IBM Planning Analytics Workspace (PAW) dane są wizualizowane i raportowane w czasie rzeczywistym, co pozwala testować różne warianty decyzji biznesowych zanim zostaną wdrożone.
Automatyczne przeliczenia walutowe i KPI
System automatycznie przelicza dane na aktualne kursy walut i wskaźniki KPI, co eliminuje potrzebę ręcznych kalkulacji i ryzyko błędów.
Od nieterminowego planowania do pełnej kontroli nad procesem
Po wdrożeniu rozwiązania, planowanie finansowe przekształciło się z chaotycznego zbioru działań w uporządkowany, powtarzalny cykl z jasno zdefiniowanymi rolami i odpowiedzialnościami. Proces planowania został ustandaryzowany i podzielony na etapy, za które odpowiadają konkretne zespoły – od aktualizacji wolumenów, przez komponenty cenowe, po kontrolę finalnych danych przez controlling.
Wszystkie dane trafiają do jednej kostki danych, co umożliwia wielowymiarowe analizy oraz generowanie raportów w czasie rzeczywistym – zarówno w Excelu, jak i przez przeglądarkę.
Co szczególnie istotne, system pozwala na natychmiastową reakcję przy zmianach warunków rynkowych, takich jak wahania kursów walut czy wzrost cen surowców, umożliwiając klientowi wyprzedzenie konkurencji w dostosowaniu strategii cenowej.
KORZYŚCI
Od opóźnionych reakcji do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe
Wyeliminowanie kosztownych błędów ludzkich
Ujednolicony proces wyeliminował typowe pomyłki z Excela – od złych formuł po błędne przeliczenia walut.
Uwolnienie potencjału zespołu finansowego
Analitycy mogą skupić się na analizie i identyfikacji szans biznesowych, zamiast tracić czas na ręczne scalanie i porządkowanie danych.
Większa przejrzystość i śledzenie zmian
Każda modyfikacja jest widoczna i kontrolowana, co zwiększa odpowiedzialność za dane.
Precyzyjne wyliczanie rentowności
System umożliwia dokładną kalkulację kosztu jednostkowego produkcji, wykorzystując automatyczne, wielopoziomowe procesy alokacji kosztów.
Skuteczne zarządzanie marżą
Dzięki uwzględnieniu wszystkich składników kosztowych i natychmiastowym przeliczeniom.
Automatyczna konsolidacja i przeliczenia walutowe
Dane dostępne w walutach lokalnych i grupowych bez ryzyka błędów konwersji.
Wyprzedzanie konkurencji w dostosowywaniu strategii
Dzięki scenariuszom „co, jeśli” decyzje biznesowe są podejmowane w oparciu o wielowymiarowe symulacje, umożliwiając proaktywne, a nie reaktywne zarządzanie.
Większa niezależność zespołów biznesowych
Dzięki roli administratora proces może być w całości zarządzany bez udziału IT.
Od oparcia decyzji na błędnych danych do scenariuszy "co, jeśli"
Dziś zespół klienta działa na jednej, spójnej bazie danych – bez ręcznego scalania plików i bez błędów z Excela. Raporty są gotowe od ręki, a decyzje podejmowane szybciej, bo reakcja na zmiany w sprzedaży czy kosztach zajmuje minuty, nie dni.
Jednak najistotniejsza zmiana dotyczy samego podejścia do procesu decyzyjnego. Zamiast opierać się na niepełnych lub błędnych danych, zespół może dziś testować różne scenariusze „co, jeśli” i przewidywać wpływ zmian rynkowych na wyniki firmy – zanim jeszcze podejmie decyzję.
To już nie tylko oszczędność czasu, ale kluczowa zmiana w zarządzaniu ryzykiem i budowaniu przewagi konkurencyjnej.
ROZWÓJ
Fundament pod dalszy rozwój
Wdrożone rozwiązanie to dopiero początek. Dzięki IBM Planning Analytics klient zyskał platformę, którą można łatwo rozbudować bez dużych inwestycji. W kolejnych krokach możliwe będzie:
Prognozowanie przepływów pieniężnych
Lepsza kontrola płynności finansowej dzięki dokładnemu modelowaniu i przewidywaniu wpływów oraz wydatków w różnych scenariuszach biznesowych.
Wdrożenie zaawansowanego modelowania marży
Dynamiczne zarządzanie rentownością kanałów sprzedaży poprzez precyzyjne wyliczanie kosztów jednostkowych i automatyczne uwzględnienie wszystkich składników kosztowych.
Stworzenie kompleksowego systemu planowania operacyjnego
Integracja procesów sprzedaży, cen, zasobów produkcyjnych, zapasów i łańcucha dostaw w jednym spójnym systemie planistycznym.
Budowa modeli predykcyjnych z wykorzystaniem AI
Prognozowanie trendów rynkowych i przygotowywanie strategii biznesowych na podstawie zaawansowanych analiz predykcyjnych i AI.
4 kluczowe lekcje z transformacji planowania finansowego
Transformacja planowania nie zaczęła się od wyboru narzędzia, lecz od pytania – dlaczego mimo wysiłku proces nie działa jak powinien?
Próby ratowania sytuacji dodatkowymi plikami i ręczną pracą tylko pogłębiały chaos. Dlatego najpierw zmapowaliśmy największe obciążenia w controllingu, by je odciążyć i zwiększyć efektywność zespołu.
Na podstawie 300+ wdrożeń przedstawiamy cztery sprawdzone zasady, które możesz zastosować w swojej firmie.
1
Diagnoza przed technologią
Planowanie nie zawodzi dlatego, że proces jest zły tylko dlatego, że każdy robi to po swojemu.
Przeanalizuj ostatni cykl planowania – policz, ile formatów plików, ile wersji, ile godzin zajęło ręczne łączenie danych. Ta prosta analiza pokaże rzeczywiste źródła nieefektywności.
2
Wyznacz właściciela procesu
Wdrożenie narzędzia nie przyniesie rezultatów bez jasno określonej odpowiedzialności. Administrator biznesowy to rola, która zmienia wszystko – pozwala prowadzić planowanie od początku do końca bez ciągłego angażowania IT.
Zidentyfikuj osobę łączącą kompetencje biznesowe i analityczne, która mogłaby pełnić tę funkcję – nie jako koordynator spotkań, ale rzeczywisty lider operacyjny.
3
Zachowaj ciągłość przy zmianie
Najlepsze transformacje zachowują to, co dobre w istniejącym procesie, eliminując jedynie wąskie gardła.
Nie twórz nowego procesu – usprawnij ten, który już masz. Zmapuj aktualny przepływ informacji i zidentyfikuj 2-3 największe wąskie gardła do wyeliminowania.
4
Zewnętrzna perspektywa pomaga uniknąć powtarzalnych błędów
Współpraca z partnerem, który zna zarówno możliwości narzędzia, jak i realia procesów planistycznych, pozwala szybciej osiągnąć dojrzały model działania i uniknąć typowych błędów.
Szukając partnera do transformacji procesów planistycznych, poproś o konkretne przykłady podobnych wdrożeń i sprawdź, czy rozumie on zarówno technologiczną, jak i biznesową stronę procesu planowania.
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
