Budżetowanie zero-based w Anaplan – co to takiego?

W obliczu dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych tradycyjne podejście do planowania finansowego coraz częściej przestaje się sprawdzać. Budżetowanie przyrostowe, polegające na tworzeniu kolejnego budżetu na podstawie wydatków z poprzedniego roku, utrwala historyczne schematy kosztowe i ogranicza elastyczność organizacji.

Budżetowanie od zera działa zupełnie inaczej. Organizacja rozpoczyna planowanie od tzw. bazy zero, a każdy koszt – od licencji oprogramowania po kampanie marketingowe – musi zostać ponownie uzasadniony i powiązany z konkretnym celem biznesowym.
W teorii brzmi to prosto, jednak w praktyce metoda budżetowania od zera wygląda nieco inaczej niż opisują podręczniki. Najczęściej organizacje spotykają się z trzema wyzwaniami.

Firmy rzadko analizują od podstaw wszystkie wydatki, w tym wieloletnie zobowiązania czy koszty stałe. W praktyce ZBB koncentruje się przede wszystkim na elastycznych kosztach operacyjnych takich jak marketing, IT, szkolenia, usługi doradcze czy podróże służbowe. To właśnie tam najczęściej można znaleźć największy potencjał optymalizacji.

Budżetowanie od zera wymaga uzasadnienia każdego wydatku, dlatego wielu menedżerów początkowo odbiera ten proces jako dodatkowe obciążenie administracyjne lub przejaw nadmiernej kontroli. W rzeczywistości celem ZBB nie jest ograniczanie wydatków za wszelką cenę, lecz świadome podejmowanie decyzji finansowych.

Pełne budżetowanie od zera jest procesem wymagającym. Dlatego wiele organizacji stosuje podejście rotacyjne – w jednym roku szczegółowej analizie podlegają np. działy wsparcia i marketing, a w kolejnym logistyka lub łańcuch dostaw.

Z doświadczenia Incube wynika, że największym wyzwaniem nie jest sama metodologia, ale sprawne przeprowadzenie procesu przy zachowaniu wysokiej jakości danych oraz współpracy wielu uczestników.

Aby budżetowanie od zera działało w praktyce, organizacja potrzebuje narzędzia, które będzie wspierało cały proces planowania. Wiele firm rozpoczyna od Excela lub prostych aplikacji finansowych, jednak rozwiązania te szybko okazują się niewystarczające.

Najczęściej problemem są:

• sztywna struktura danych, która utrudnia planowanie kosztów według projektów, inicjatyw czy pakietów decyzyjnych,
• brak driver-based planning, gdzie koszty wynikają z konkretnych założeń biznesowych, a nie są wpisywane ręcznie,
• ograniczone możliwości współpracy, przez co trudno zarządzać akceptacjami oraz zmianami wprowadzanymi przez wielu menedżerów,
• silosowość danych, która uniemożliwia automatyczne powiązanie budżetu kosztów z planowaniem sprzedaży, zatrudnienia czy inwestycji.

W efekcie proces staje się czasochłonny, podatny na błędy i trudny do zarządzania. Zamiast wspierać podejmowanie decyzji biznesowych, zaczyna generować dodatkową pracę administracyjną.

Anaplan to platforma Connected Planning, która została zaprojektowana z myślą o złożonych procesach planistycznych. Dzięki wydajnemu silnikowi obliczeniowemu oraz elastycznemu modelowi danych skutecznie wspiera budżetowanie od zera nawet w dużych i wielooddziałowych organizacjach.

Platforma pozwala odpowiedzieć na najważniejsze wyzwania związane z wdrożeniem ZBB.

Anaplan umożliwia planowanie kosztów dla pojedynczych projektów, inicjatyw czy stanowisk pracy. Jednocześnie wszystkie dane są automatycznie agregowane do poziomu całej organizacji.

Zmiana jednego założenia automatycznie aktualizuje wszystkie powiązane obliczenia. Jeśli zarząd chce sprawdzić wpływ ograniczenia wydatków marketingowych lub wzrostu kosztów energii, platforma przelicza nowe scenariusze w ciągu kilku sekund.

Budżetowanie od zera angażuje wielu uczestników procesu. Anaplan zapewnia przejrzysty workflow, dzięki któremu wiadomo, kto odpowiada za dany etap, które budżety zostały zatwierdzone, a które wymagają ponownej analizy.

Jedną z największych zalet platformy jest możliwość połączenia planowania kosztów z planowaniem sprzedaży, zatrudnienia, inwestycji czy łańcucha dostaw. Dzięki temu zmiana założeń w jednym obszarze automatycznie wpływa na pozostałe modele planistyczne.

Dobrym przykładem jest sytuacja, w której organizacja musi zareagować na gwałtowny wzrost cen energii. W tradycyjnym środowisku aktualizacja budżetu może trwać nawet kilka tygodni. W odpowiednio zaprojektowanym modelu Anaplan nowe założenia są przeliczane niemal natychmiast, a wpływ zmian na rentowność poszczególnych jednostek biznesowych jest widoczny w czasie rzeczywistym.

Połączenie metody budżetowania od zera z możliwościami platformy Anaplan pozwala organizacjom nie tylko skuteczniej kontrolować koszty, ale przede wszystkim podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Najważniejsze korzyści to: 

• większa przejrzystość wydatków,
• eliminacja nieuzasadnionych kosztów,
• szybsze reagowanie na zmiany rynkowe,
• lepsza alokacja budżetu,
• większa elastyczność procesu planowania.

Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsza technologia nie zastąpi dobrze zaprojektowanego procesu. Z naszego doświadczenia wynika, że o sukcesie wdrożenia decydują odpowiednia architektura modelu, właściwie zdefiniowane drivery biznesowe oraz zaangażowanie użytkowników.