Od ręcznego przygotowywania raportów finansowych do zautomatyzowanej sprawozdawczości rocznej i okresowej
Obszar współpracy
Wdrożenie systemu
Branża
Medyczna
Narzędzia
Korzyści z wdrożenia
Jedno źródło prawdy
Automatyczne odświeżanie danych
Eliminacja pracy manualnej
Spójność danych finansowych
Pełny audit trail
Kontrola wersji
Szybsze przygotowanie raportów
Jedna wersja raportu
O Kliencie
Międzynarodowa grupa medyczna świadcząca prywatne usługi opieki zdrowotnej i diagnostyki. Firma oferuje szeroki zakres usług medycznych – od profilaktyki i opieki ambulatoryjnej, przez leczenie specjalistyczne i szpitalne, po diagnostykę laboratoryjną – obsługując miliony pacjentów w Europie i innych regionach świata.
WYZWANIA
Manualny proces przygotowania raportów finansowych
Zespół controllingowy Klienta odpowiadał za przygotowanie raportów rocznych i okresowych na podstawie wielu plików Excel i Word. Dane finansowe były ręcznie przenoszone z systemu konsolidacyjnego do tabel i zestawień w dokumentach raportowych. Każda korekta oznaczała konieczność aktualizacji danych w wielu miejscach raportu. Wydłużało to proces i zwiększało ryzyko błędów.
Rozproszone dokumenty
Raport finansowy powstawał na podstawie wielu plików Excel i Word przygotowywanych przez różne osoby w zespole.
Ręczne przenoszenie danych
Dane były kopiowane z systemu konsolidacyjnego do kolejnych tabel i zestawień w dokumentach raportowych.
Brak przejrzystej kontroli zmian
Przy pracy na wielu plikach trudno było ustalić, która wersja dokumentu jest aktualna i kto wprowadził zmiany.
Czasochłonny proces raportowania
Przygotowanie raportów finansowych zajmowało zespołowi nawet kilka tygodni i wymagało wielu rund weryfikacji danych przed publikacją.
PRZEBIEG WSPÓŁPRACY
Wdrożenie zautomatyzowanego procesu raportowania finansowego
Incube wsparł Klienta w uporządkowaniu i automatyzacji procesu przygotowania raportów rocznych i okresowych. W ramach współpracy wdrożyliśmy rozwiązanie Certent Disclosure Management, który zintegrowaliśmy z systemami IBM Cognos Controller i IBM Planning Analytics (TM1). Dzięki temu raporty zostały bezpośrednio połączone z danymi finansowymi z systemu konsolidacji, co w efekcie eliminuje ręczne przenoszenie danych i zapewnia ich spójność.
1 krok
Przeanalizowaliśmy sposób przygotowania raportów w dziale controllingu. Wspólnie z użytkownikami wskazaliśmy miejsca generujące najwięcej pracy manualnej i ryzyka błędów. Na tej podstawie zaprojektowaliśmy docelowy proces przygotowania raportów finansowych.
2 krok
Wdrożyliśmy Certent Disclosure Management i zintegrowaliśmy system z IBM Cognos Controller oraz IBM Planning Analytics. Raport został bezpośrednio połączony z danymi z systemu konsolidacji.
3 krok
Przenieśliśmy szablony raportów do nowego środowiska i zastąpiliśmy ręcznie wprowadzane wartości automatycznymi połączeniami z danymi finansowymi. Zespół controllingu pracuje na jednym raporcie, który można automatycznie odświeżyć po zmianie danych.
REZULTATY
Usprawniony proces raportowania finansowego
Automatyzacja procesu raportowania pozwoliła znacząco uprościć przygotowanie raportów rocznych i okresowych. Dane finansowe są bezpośrednio połączone z raportem i mogą być automatycznie aktualizowane po każdej zmianie w systemie konsolidacji. Dzięki temu zespół controllingu może skupić się na analizie danych zamiast na pracy manualnej.
Znaczące skrócenie czasu przygotowania raportów
Przygotowanie raportów rocznych i okresowych skróciło się z kilku tygodni pracy zespołu do około tygodnia pracy jednej osoby. Automatyzacja procesu ograniczyła czas poświęcany na ręczne aktualizowanie danych i weryfikację dokumentów.
Eliminacja błędów manualnych
Bezpośrednie połączenie raportów z danymi finansowymi wyeliminowało błędy wynikające z ręcznego kopiowania wartości między systemami, arkuszami i dokumentami.
Natychmiastowa aktualizacja danych w raportach
Każda zmiana w danych finansowych może zostać automatycznie odświeżona w całym raporcie. Dzięki temu korekty można wprowadzać szybko, nawet na późnym etapie przygotowania sprawozdania.
Jedno źródło prawdy dla danych finansowych
Raport został bezpośrednio połączony z danymi z systemu konsolidacji, co zapewnia pełną spójność danych w całym dokumencie.
Większa transparentność dla audytorów
System zapewnia pełny audit trail zmian, dzięki czemu można łatwo prześledzić historię edycji raportu oraz źródło danych wykorzystywanych w sprawozdaniu.
Mniej pracy manualnej
Zespół controllingu nie musi już ręcznie kopiować danych ani aktualizować wielu plików. Pozwala to skupić się na analizie finansowej zamiast na pracy operacyjnej.
Większa efektywność pracy zespołu finansowego
Automatyzacja raportowania uporządkowała pracę nad dokumentem i ułatwiła współpracę zespołu przy przygotowaniu raportów finansowych.
Dlaczego warto?
Koniec pracy manualnej
Automatyczne połączenie raportów z danymi finansowymi eliminuje ręczne kopiowanie danych i znacząco upraszcza przygotowanie raportów rocznych i okresowych.
Zawsze aktualne dane
Raport jest bezpośrednio powiązany z systemem konsolidacji, dzięki czemu każda zmiana danych może zostać automatycznie odświeżona w całym dokumencie.
Pełna kontrola
Centralne zarządzanie raportem pozwala śledzić zmiany, kontrolować wersje dokumentu i zachować przejrzystość danych.
Więcej czasu na analizę
Zespół finansowy może skupić się na analizie danych zamiast na ręcznym przygotowywaniu i aktualizowaniu raportów.
Nowoczesne podejście do sprawozdawczości finansowej
Dzięki wsparciu Incube klient usprawnił proces przygotowania raportów rocznych i okresowych oraz ograniczył pracę manualną w dziale controllingu. Integracja raportów z systemami finansowymi pozwoliła zapewnić spójność danych i znacząco przyspieszyć aktualizację raportów po każdej zmianie w systemie konsolidacji. Efektem jest bardziej uporządkowany, efektywny i skalowalny proces sprawozdawczości finansowej.
Poznaj inne case studies
Zobacz, jak inne firmy transformują swoje procesy finansowe dzięki zaawansowanym rozwiązaniom FP&A/CPM i osiągają pełną kontrolę nad danymi.
Jak sieć handlowa zamieniła miliardy paragonów w centralne źródło prawdy i realne decyzje biznesowe
Sprawdź, jak polska sieć retailowa zyskała kontrolę nad swoim biznesem dzięki zbudowaniu jednego źródła prawdy!
Zobacz więcej
Jak usprawnić planowanie wolumenów i cen w globalnej firmie produkcyjnej?
Sprawdź, jak globalna firma produkcyjna skróciła proces planowania z tygodni do minut dzięki centralizacji w jednym systemie.
Zobacz więcej
Jak zautomatyzować proces alokacji zasobów logistycznych i skrócić jego czas z tygodnia do jednego dnia?
Sprawdź, jak globalna firma logistyczna usprawniła proces alokacji zasobów logistycznych i skróciła proces z tygodnia do jednego dnia.
Zobacz więcej
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
