Kompleksowe budżetowanie w firmie logistycznej – od HR po planowanie transportu
Obszar współpracy
Budżetowanie i planowanie finansowe
Branża
Logistyczna / Transportowa
Narzędzia
Korzyści z wdrożenia
Spójne budżetowanie OPEX i CAPEX
Powiązanie danych finansowych z operacyjnymi
Szczegółowa kontrola kosztów HR
Pełna kontrola nad przebiegiem budżetowania
Kontrola budżetu na poziomie 363 MPK
O Kliencie
Międzynarodowa grupa działająca w branży logistycznej, specjalizująca się przede wszystkim w kolejowym transporcie towarowym. Od ponad 30 lat realizuje przewozy krajowe i międzynarodowe, wykorzystując własny tabor i infrastrukturę.
Zakres działalności grupy obejmuje również transport intermodalny, spedycję oraz obsługę infrastruktury kolejowej. Organizacja działa na wielu europejskich rynkach, obsługując klientów z różnych sektorów gospodarki.
WYZWANIA
Złożoność budżetowania kosztów i działalności operacyjnej
Proces budżetowania obejmował kilka różnych obszarów działalności, od kosztów operacyjnych i inwestycyjnych, przez HR, aż po transport. Wyzwaniem było uwzględnienie w jednym rozwiązaniu zarówno danych finansowych, jak i szczegółowych parametrów charakterystycznych dla działalności logistycznej.
Duża liczba MPK
Proces budżetowania obejmował 363 aktywne miejsca powstawania kosztów, co oznaczało konieczność pracy na dużej liczbie danych budżetowych.
Szczegółowe budżetowanie kosztów HR
Koszty osobowe wymagały planowania na poziomie konkretnych pracowników i wakatów, z uwzględnieniem m.in. bonusów, dodatków, szkoleń czy nadgodzin.
Specyfika działalności transportowej
Budżet musiał uwzględniać parametry operacyjne poszczególnych zleceń, takie jak liczba kilometrów, ilość ton, stawki, wielkość składu czy załadunek wagonów.
Kontrola kompletności budżetu
Przy wielu MPK i obszarach budżetowych controlling potrzebował bieżącej informacji o postępie prac, od pozycji nierozpoczętych, przez będące w toku, aż po zakończone.
PRZEBIEG WSPÓŁPRACY
Od potrzeb biznesowych do kompleksowego modelu budżetowania
Incube zaproponował rozwiązanie oparte na IBM Planning Analytics, które objęło budżetowanie OPEX, CAPEX i HR, a jednocześnie uwzględniało specyfikę działalności logistycznej. Środowisko zostało zaprojektowane z myślą o pracy zespołu controllingu, z możliwością budżetowania na różnych poziomach szczegółowości, od kosztów pracowniczych po parametry operacyjne konkretnych zleceń transportowych.
1 krok
W pierwszym etapie wdrożyliśmy rozwiązanie obejmujące budżetowanie OPEX, CAPEX i HR, dostosowując sposób pracy z danymi do specyfiki poszczególnych obszarów działalności.
2 krok
Rozwiązanie zintegrowaliśmy z systemem Impuls i dostosowaliśmy do szczegółowych danych potrzebnych controllingowi, od kosztów na poziomie pracowników i wakatów po parametry konkretnych zleceń transportowych, takie jak liczba kilometrów, ilość ton, stawki czy wielkość składu.
3 krok
Po latach eksploatacji rozwiązanie zostało podniesione do aktualnej wersji technologicznej. W ramach upgrade’u Incube odtworzył w nowym środowisku mechanizm workflow, który pozwala controllingowi śledzić status prac budżetowych.
REZULTATY
Budżetowanie dopasowane do realiów działalności logistycznej
Wdrożone rozwiązanie pozwoliło objąć jednym środowiskiem różne obszary budżetowania i odwzorować ich specyfikę, zarówno finansową, jak i operacyjną. System jest wykorzystywany przez controlling od kilkunastu lat, a przeprowadzony upgrade pozwolił zachować wypracowany model pracy również w aktualnym środowisku technologicznym.
Kompleksowe budżetowanie OPEX, CAPEX i HR
Controlling może pracować w jednym rozwiązaniu z budżetami obejmującymi kluczowe kategorie kosztów, bez konieczności sprowadzania różnych obszarów do jednego, uproszczonego modelu.
Szczegółowa kontrola kosztów pracowniczych
Model HR pozwala zejść do poziomu pojedynczego pracownika, uwzględniać planowane wakaty oraz budżetować m.in. bonusy, dodatki, szkolenia i nadgodziny.
Powiązanie budżetu z działalnością operacyjną
Koszty transportu mogą być planowane na poziomie konkretnych zleceń, z uwzględnieniem m.in. liczby kilometrów, ilości ton, stawek, wielkości składu czy załadunku wagonów.
Większa przejrzystość przebiegu budżetowania
Dedykowany workflow pozwala kontrolować status prac i rozróżniać obszary, dla których prace nie zostały jeszcze rozpoczęte, są w toku lub zostały już zakończone.
Ciągłość procesu mimo zmian technologicznych
Upgrade rozwiązania pozwolił przejść na aktualną wersję technologii i zastąpić komponent, który przestał być wspierany przez producenta. Dedykowany mechanizm workflow został zbudowany na nowo, przy zachowaniu sposobu pracy znanego użytkownikom.
Rozwiązanie sprawdzone w wieloletnim użytkowaniu
System pozostaje wykorzystywany w corocznym procesie budżetowania od kilkunastu lat, co pokazuje trwałość przyjętego modelu i jego dopasowanie do potrzeb controllingu.
Dlaczego warto?
Kompleksowe podejście
Jedno środowisko obejmuje różne obszary budżetowania, od OPEX i CAPEX po koszty HR i działalność transportową.
Dopasowanie do specyfiki biznesu
Model uwzględnia charakterystyczne dla logistyki parametry operacyjne, dzięki czemu odpowiada rzeczywistemu sposobowi działania organizacji.
Elastyczna szczegółowość
Dane mogą być budżetowane na różnych poziomach, od pojedynczego pracownika po konkretne zlecenia transportowe i ich parametry.
Długoterminowa stabilność
Rozwiązanie wspiera proces budżetowania od kilkunastu lat i może być dostosowywane do zmian technologicznych bez rezygnacji z wypracowanego modelu pracy.
Budżetowanie dopasowane do potrzeb organizacji
Wieloletnia współpraca pozwoliła zbudować model budżetowania odpowiadający zarówno potrzebom controllingu, jak i specyfice działalności logistycznej. Połączenie danych finansowych, pracowniczych i operacyjnych w jednym środowisku daje klientowi większą kontrolę nad całym procesem i pozwala prowadzić budżetowanie z poziomem szczegółowości odpowiadającym rzeczywistym potrzebom biznesu.
Poznaj inne case studies
Zobacz, jak inne firmy transformują swoje procesy finansowe dzięki zaawansowanym rozwiązaniom FP&A/CPM i osiągają pełną kontrolę nad danymi.
Przejęcie środowiska planowania finansowego po wdrożeniu w globalnej firmie produkcyjnej
Sprawdź, jak pomogliśmy uporządkować i rozwinąć środowisko planowania finansowego w globalnej organizacji produkcyjnej!
Zobacz więcej
Optymalizacja systemu planowania produkcji – skrócenie obliczeń z 16 godzin do 30 minut
Zobacz więcej
Jak usprawnić planowanie wolumenów i cen w globalnej firmie produkcyjnej?
Sprawdź, jak globalna firma produkcyjna skróciła proces planowania z tygodni do minut dzięki centralizacji w jednym systemie.
Zobacz więcej
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
