Wykorzystanie systemu BI do zwiększenia efektywności pracy
Dział Marketingu
Incube CPM
W biznesie jedną z ważniejszych kwestii jest efektywność i optymalizacja czasu pracy, dlatego też warto czasem zerwać ze starymi, często pracochłonnymi metodami i dać szansę nowemu podejściu. Z nowoczesnymi systemami BI możliwe jest jednoczesne odciążenie i skrócenie wykonywania niektórych czynności, a w rezultacie, osiąganie lepszych wyników. Jak to zrobić?
Na wstępie odpowiedzmy sobie na pytanie: czy dystrybucja raportów musi być skomplikowana i czasochłonna w przypadku, gdy odbiorcy powinni otrzymać praktycznie takie same zestawienia, ograniczone do różnych danych?
W przypadku narzędzia IBM Cognos Analytics odpowiedź jest prosta i brzmi: oczywiście, że nie. Jakie zatem kroki należy podjąć, aby usprawnić ten proces, a tym samym efektywniej wykorzystać swój czas?
Możemy oczywiście przygotować wiele spersonalizowanych raportów i dystrybuować je do określonych osób poprzez standardową wysyłkę mailową, możemy również zbudować jeden raport z odpowiednimi filtrami i przygotować wiele widoków opartych właśnie na tym jednym, bazowym zestawieniu. Na tak utworzonych widokach możemy wtedy ustawić wysyłkę, lub utworzyć tzw.” joba’a” (zbiór zadań wykonywanych w określonej kolejności), który jednocześnie będzie generował i rozsyłał wszystkie raporty do określonych odbiorców. Czy da się to jednak zrobić prościej?
W dalszej części artykułu omówię jedno z rozwiązań, często stosowanych u naszych klientów, dotyczące dystrybucji mailowej raportów biznesowych z wykorzystaniem opcji burstingu.
Pojawiające się słowo bursting, będzie traktowane wymiennie z rozdziałem i opcją podziału.
Spis treści
Czym jest bursting?
Zacznijmy od tego, czym tak właściwie jest bursting? Otóż jest to opcja podziału raportu, na odpowiednie części w taki sposób, aby każdy odbiorca otrzymał jedynie swój wycinek danych, do których powinien mieć wgląd. Rozdzielanie wykonuje się w momencie uruchomienia raportu, wtedy to następuje proces dzielenia wyników dla odbiorców.
Przykład: handlowcy otrzymują raport, który pokazuje cel sprzedaży tylko dla swojego regionu. Raporty rozdzielania można nie tylko wysyłać pocztą e-mail, ale także zapisywać we wskazanym i zdefiniowanym wcześniej np. folderze czy zasobie sieciowym.
Klient miał już w swoim modelu TM1 procesy TI do dodawania nowych elementów do wymiarów, które można było wykorzystać. Z kolei, do obsługi zgłoszeń w zespole używano narzędzia Jira Service Desk. Postanowiliśmy, że możemy z nim zintegrować model TM1.
Jak dystrybuować raporty wykorzystując bursting?
1. Zdefiniowanie odbiorców raportu
Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie odbiorców raportów. Możemy do tego celu wykorzystać zarówno sam raport, tworząc pole obliczeniowe zawierające odpowiednie informacje, listę dystrybucyjną, która nota bene raz skonstruowana, może nam służyć w wielu wysyłkach, skracając tym samym czas pracy nad dystrybucją raportów i znacznie je upraszczając, czy też posilić się zewnętrznym plikiem z adresami odbiorców lub tabelą w bazie danych. Raporty można dystrybuować nie tylko do poszczególnych użytkowników, ale także grup czy ról.
Poniżej przykładowe zdefiniowanie odbiorców:
2. Utworzenie raportu pod opcję burstingu
W trakcie pracy nad przygotowaniem raportu należy pamiętać, że nasze zestawienie będzie potrzebować punktów, po których będziemy mogli dokonać podziału. Raport taki może być podzielony np. po regionie, handlowcach, punktach sprzedażowych, liniach produktów itd. W naszym przypadku będzie to handlowiec.
3. Skonfigurowanie burstingu
Aby skonfigurować opcję rozdziału przede wszystkim musimy udostępnić raport do rozdziału. Kolejnym krokiem będzie wskazanie zapytania, zawierającego grupy rozdziału i odbiorcę. Po stronie grupy rozdziału wskazujemy etykietę oraz grupy. Grupy są definiowane przez element danych, który tworzony jest w raporcie lub pobierany z tabeli dedykowanej pod opcję rozdziału. Jest to moment, w którym określamy czym chcemy podzielić raport. Po stronie odbiorcy rozdziału określamy element danych i typ odbioru podziału. W poniższym przykładzie wybieramy, że podzielony raport będzie rozsyłany do handlowców za pomocą adresów mailowych do nich przypisanych.
Uwaga, jeżeli raport oparty jest na dwóch zagnieżdżonych kontenerach, będzie wymagane także wskazanie relacji nadrzędny – szczegółowy pomiędzy tymi kontenerami.
4. Włączenie burstingu
Gdy raport jest gotowy do dystrybucji, należy włączyć opcję burstingu w momencie jego uruchomienia, gdyż bez niego raport będzie generować się normalnie, jak gdyby opcja rozdziału nie została skonfigurowana. Możemy również określić, sposób w jaki rozdzielanie będzie wykonywane oraz podać maksymalny limit klucza dla podziału.
Co należy mieć na uwadze wykorzystując opcję burstingu?
Ustawiając harmonogram wysyłki bądź po prostu uruchamiając raport z burstingiem, warto włączyć opcję zapisu, dzięki temu mamy dostęp do informacji do kogo zostało wysłane już zestawienie, czy jak ono wygląda. Szczególnie przydatne okazuje się w momencie, gdy generowanie raportu zostanie nagle przerwane, wtedy bowiem mamy możliwość zweryfikowania, kto otrzymał już swoją część danych.
Bursting wymaga dostępu do wolnego miejsca na dysku, ponieważ podczas generowania zapytań oraz podziału raportu za pomocą odpowiednich zestawów kluczy podziałowych, następuje odkładanie się wielu plików tymczasowych, zawierających dane do pomyślnego renderowania zestawienia. Wyczerpanie dostępnej wolnej pamięci lub jego zbyt mała ilość może spowodować niepowodzenie wysyłki takiego raportu. Można jednak wyeliminować ten problem lub znacząco zmniejszyć ryzyko jego wystąpienia. Zaleca się wtedy przetestowanie rozbudowanych raportów, szczególnie tych zawierających wykresy lub tabele przestawne, aby określić potencjalne szczytowe wymagania sprzętowe.
- Lorem ipsum
- Lorem ipsum
- Lorem ipsum
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit,
Zalety jakie daje nam opcja rozdziału, to z całą pewnością oszczędność czasu. Raz przygotowany raport, służy jako baza wyjściowa do wysyłki dla różnych odbiorców, dzięki czemu w przypadku konieczności modyfikacji raportu, zmiany wykonujemy tylko raz. To samo tyczy się również harmonogramów ustawionych na takich raportach, wystarczy jedna zmiana np. dotycząca częstotliwości czy godziny dystrybucji zestawienia, aby została zastosowana dla wszystkich odbiorców zdefiniowanych w burstingu.
Podobna sytuacja ma miejsce w stosunku np. do raportu, który przestał być już aktywny i chcemy go dezaktywować, nie musimy wykonywać tej samej czynności dla wielu raportów, różniących się od siebie jedynie odbiorcą. Biblioteka naszych raportów oraz zaprogramowanych harmonogramów jest lepiej zorganizowana i przejrzysta, gdyż zamiast np. kilkunastu raportów dedykowanych per handlowiec mamy tylko jedno zestawienie.
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
