Budżet elastyczny jako odpowiedź na współczesne wyzwania działów finansowych

Firmy, które chcą utrzymać swoją konkurencyjność na rynku i rozwijać swoją działalność, zaczynają odchodzić od stałych budżetów. Elastyczne budżetowanie przestaje być innowacją, ale standardem przedsiębiorstw, które chciałyby szybko odpowiadać na zmiany gospodarcze. Pozwala to lepiej optymalizować koszty i podejmować trafne decyzje w czasie rzeczywistym.

Wprowadzenie elastycznego budżetu może być z początku wyzwaniem, ale jest to ryzyko, które ma dużą szansę doprowadzić w dalszej perspektywie do sukcesu firmy. Wymaga on zmiany procesów, podejścia, a często także narzędzi do planowania i budżetowania.

Zyski z wprowadzenia elastycznego budżetowania przewyższają jednak znacząco początkowe trudności techniczne i organizacyjne. Rezygnacja ze stałego budżetu pozwala na:

• szybsze od konkurencji dostosowanie planów działania do realiów rynku;

• wcześniejsze identyfikowanie potencjalnych zagrożeń i ich eliminowanie;

• wykrywanie szans na rozwój, które można uwzględnić w budżecie;

• tworzenie analizę na podstawie aktualnych informacji.

Elastyczność to cecha pożądana nie tylko w zarządzaniu aktualnymi procesami w firmie, ale także wartość niezbędna do optymalnego planowania kolejnych działań. Ewoluuje również rola CFO – z osoby sprawującej pieczę nad liczbami w kierunku partnera biznesowego wspierającego podejmowanie decyzji pod presją czasu.

W świecie napędzanym przez intensywne zmiany technologii i ciągłą potrzebę rozwoju kontrolerzy finansowi mają nową rolę. Ważne jest dostarczanie trafnych analiz, które będą wspierać szybkie wdrażanie zmian. Budżetowanie musi nadążać za ich tempem i jest to możliwe tylko dzięki elastycznemu podejściu.

Ostatnie lata są bardzo wymagające dla przedsiębiorstw z różnych branż – niespokojna sytuacja geopolityczna w wielu krajach, rosnące ceny produkcji towarów oraz dynamiczne zmiany spowodowane rozwojem technologii AI stawiają coraz więcej wyzwań przed dużymi i mniejszymi firmami.

Elastyczne budżetowanie pozwala na łatwiejsze odnalezienie się w tym chaosie i aktywne reagowanie na zmiany, dostosowując środki do odpowiednich działań.

Budżet elastyczny to konkretny plan działania oparty na analizowaniu aktualnych danych, wdrażaniu nowych technologii i dostosowaniu się do dynamicznych warunków rynkowych. Skuteczność tego systemu opiera się na praktykach, które pozwalają działom finansowym nie tyle przewidywać przyszłość, ile zmieniać plan działania w zależności od aktualnej sytuacji firmy.

Od prognozowania kroczącego po planowanie scenariuszowe – mechanizmy budżetowania elastycznego wspierają świadome i szybkie podejmowanie decyzji.

Roller foreacting (prognozowanie kroczące) to metoda planowania finansowego, w której prognozy są regularnie aktualizowane. Specjaliści, zamiast tworzyć jednorazowy plan, zmieniają go co pewien okres zgodnie z zaobserwowanymi trendami. Uwzględnianie najświeższych danych poprawia dokładność prognoz w kolejnych okresach.

Proces planowania scenariuszowego (scenario planning) to praktyka, która pozwala przeanalizować najbardziej prawdopodobne scenariusze i zaplanować dla nich odpowiednie budżety. Każdy z nich uwzględnia inne zagrożenia i szanse, tym samym pozwalając lepiej przygotować się na ewentualne wyzwania. 

Data-based planning, czyli planowanie oparte na sterownikach, koncentruje się na pewnych czynnikach bazowych, które niezmiennie są elementami procesu sprzedaży. Na przykład w sklepie e-commerce takie planowanie skupia się na liczbie odwiedzin w witrynie i wskaźniku konwersji. Aby ustalić budżet, zamiast przewidywać ogólne przychody, analizuje się oddziałujące na niego czynniki.

Proces analizowania danych na żywo (real-time analytics) polega na opracowywaniu planu działania i zaplanowaniu budżetu na podstawie aktualnie zmieniających się danych. Ta metoda pozwala na najszybsze reagowanie na zmiany rynkowe, ale stawia też pewne wyzwania. Wymaga bowiem systemów, które będą w stanie przetworzyć dużą ilość danych w krótkim czasie.

Budżetowanie elastyczne to już nie alternatywa dla budżetów stałych – to niezbędna zmiana kluczowa dla rozwoju firmy. Specjaliści finansowi i konsultanci mają do wyboru szereg metod i narzędzi, które będą wspierać proces wdrażania innowacyjnych rozwiązań. Na przykład, firmy, którym zależy na błyskawicznym dostępie do danych, mogą skorzystać z narzędzi do raportowania Incube.