Tworzenie budżetu firmy – kto powinien to robić?

• Za tworzenie i zatwierdzanie budżetu odpowiada zarząd, ale w procesie uczestniczą także dyrektor finansowy, menedżerowie, kontrolerzy, analitycy i audytorzy.
• W praktyce budżet firmy powstaje najczęściej w modelu top-down, czyli narzucanym przez zarząd, lub w modelu oddolnym, tworzonym przez menedżerów.
• Gry budżetowe, polegające m.in. na zawyżaniu lub zaniżaniu kosztów, często prowadzą do konfliktów w organizacji.
• Budżetowanie od zera pomaga uniknąć gier budżetowych, zwłaszcza w działach, w których koszty zależą od skali działalności.
• Model hybrydowy pozwala różnicować poziom szczegółowości budżetu w zależności od działu.

Istnieje kilka możliwości, jeśli chodzi o to, kto uczestniczy w przygotowaniu budżetu firmy. W procesie budżetowania biorą udział zarówno osoby decyzyjne, jak i specjaliści dostarczający dane i analizy.

Jaką rolę pełni zarząd firmy?

Zarząd firmy ma ogólną odpowiedzialność za tworzenie i zatwierdzanie budżetu. To władza nadrzędna, która podejmuje decyzje strategiczne i określa cele finansowe firmy.

Za co odpowiada dyrektor finansowy?

Dyrektor finansowy jest kluczową postacią w procesie budżetowym. Odpowiada za zarządzanie finansami firmy, nadzór nad budżetem i prognozami finansowymi oraz dostarczanie danych finansowych niezbędnych do podejmowania decyzji budżetowych.

Jak menedżerowie działów uczestniczą w budżetowaniu?

Przedstawiciele różnych działów firmy, takich jak sprzedaż, marketing, produkcja, badania i rozwój czy kadry, biorą udział w procesie budżetowym. Wnoszą swoje perspektywy i potrzeby dotyczące zasobów finansowych do planowania budżetu swoich działów.

W jaki sposób wspierają proces kontrolerzy finansowi?

Osoby odpowiedzialne za kontrolę finansową i raportowanie są istotnymi członkami zespołu budżetowego. Pomagają w monitorowaniu wydatków, analizowaniu danych finansowych i zapewnianiu zgodności z przyjętymi celami budżetowymi. Sprawdź też, jak narzędzia controllingu wspierają podejmowanie decyzji strategicznych.

Analitycy finansowi

Analitycy finansowi dostarczają dane i analizy, które wspierają proces budżetowy. Przygotowują prognozy finansowe, badają trendy rynkowe i pomagają w podejmowaniu decyzji dotyczących alokacji zasobów finansowych. W swojej pracy często korzystają z modeli finansowych – dowiedz się więcej o tym, czym jest modelowanie finansowe.

Audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni

Audytorzy, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni, mogą być zaangażowani w proces budżetowy. Ich zadaniem jest sprawdzenie, czy procedury budżetowe są zgodne z zasadami rachunkowości i raportowania finansowego oraz czy zachowane są właściwe kontrole.

Znamy już możliwe scenariusze jednostek odpowiedzialnych za tworzenie budżetu, choć w praktyce jest to najczęściej walka między zarządem a menedżerami.

Na czym polega model budżetowania top-down?

Budżet, często narzucony przez prezesa lub zarząd, jest nazywany modelem budżetowania top-down. Jest to model wykorzystywany w szczególności w mniejszych organizacjach lub np. w organizacjach produkcyjnych, w których prezes lub zarząd bardzo dobrze zna cały biznes, a inni menedżerowie nie są w stanie przygotować budżetu, bo w pewnych obszarach brakuje im kompetencji merytorycznych. Więcej o metodach budżetowania w firmie przeczytasz w naszym poprzednim artykule!

Czym jest budżet oddolny (partycypacyjny)?

Drugi scenariusz zakłada, że budżet tworzą menedżerowie. Ten model nazywany jest budżetem oddolnym lub partycypacyjnym. W takim wypadku zarząd odpowiada za wyznaczenie kierunków i celów budżetowych, czyli ogólnych wytycznych, na podstawie których zostanie stworzony budżet.

Kluczowe pozostaje wyznaczenie głównych KPI dla ośrodków odpowiedzialności. Przy wyznaczaniu KPI należy pamiętać, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której menedżerowie nie będą w stanie zrealizować założeń (czasami KPI są oderwane od reszty, np. obcięcie budżetu o 10%). Na podstawie tak skonstruowanych KPI menedżer tworzy budżet, który musi obronić przed zarządem.

Gry budżetowe to narzędzia używane w zarządzaniu finansowym, które pozwalają na symulowanie i eksplorowanie różnych scenariuszy budżetowych w kontrolowanej i interaktywnej formie. Są one wykorzystywane w celu lepszego zrozumienia wpływu różnych decyzji na budżet firmy lub organizacji.

Mają na celu zaangażowanie uczestników w proces planowania budżetu i pomaganie im w zrozumieniu złożoności i konsekwencji finansowych swoich decyzji. Przy ich użyciu zarząd lub zespół odpowiedzialny za budżet może eksperymentować z różnymi scenariuszami, uwzględniając zmienne takie jak przychody, koszty, inwestycje i inne czynniki wpływające na budżet.

Dlaczego gry budżetowe prowadzą do konfliktów?

Gry budżetowe często prowadzą do konfliktów wewnętrznych w organizacji, ponieważ w praktyce opierają się na zawyżaniu lub zaniżaniu kosztów danej struktury, przecenianiu korzyści wynikających z procesów czy też pokazywaniu nieprawdziwej efektywności danych działań.

Sposobem na uniknięcie gier budżetowych przy tworzeniu budżetu firmy jest budżetowanie od zera (zero-based budgeting). Ma ono znaczenie głównie w tych częściach organizacji, w których koszty wahają się względem rozmiaru działalności, np. w działach sprzedaży czy produkcji.

Budżet tworzony przez zarząd czy przez menedżerów, metodą od zera czy przyrostową? Problemy z odpowiedzią na pytanie, jak budżetować, zawsze wynikają z tego, że wybieramy jeden model tworzenia budżetu.

Pamiętajmy jednak, że możemy zbudować model hybrydowy i się na nim oprzeć, np. różnicując poziom szczegółowości w zależności od działów. Poziom szczegółowości budżetu w całej organizacji wcale nie musi być dokładnie taki sam i tworzony w ten sam, jeden sposób.

Ważne jest, aby proces budżetowania w firmie był otwarty, oparty na współpracy i uwzględniał różne perspektywy i interesy w firmie. Taką współpracę ułatwiają platformy do planowania i budżetowania, takie jak IBM Planning Analytics czy Anaplan.