Controlling produkcji a planowanie i budżetowanie – jak połączyć operacje z finansami?

Controlling produkcji skupia się na wskaźnikach operacyjnych i ilościowych. Mierzy między innymi takie parametry jak OEE (całkowita efektywność wyposażenia), zużycie materiałów, poziom braków czy czas cyklu. Jego głównym celem jest optymalizacja samej pracy na hali.

Z kolei planowanie i budżetowanie finansowe tłumaczy te operacje na język pieniądza. Controlling finansów obejmuje prognozowanie przychodów, kosztów stałych i zmiennych oraz zarządzanie kapitałem obrotowym. Celem jest tu zabezpieczenie rentowności całego przedsiębiorstwa. Problem jednak polega na tym, że te dwa obszary często używają innych miar i systemów.

Jeśli proces planowania opiera się jedynie na wymianie plików Excelowych między inżynierami a księgowością, to organizacja bardzo szybko trafia na pewne bariery. Jakie symptomy świadczą o tym, że te dwa światy przestały się rozumieć? 

Gdy kierownik produkcji raportuje, że plan wykonano w 100%, opiera się on na wyprodukowanych sztukach. Tymczasem w raporcie finansowym pojawia się ujemna marża. Dlaczego? Ponieważ produkcja mogła zużyć droższe zamienniki surowców, wygenerować więcej nadgodzin albo maszyny pochłonęły więcej energii, niż zakładał budżet. Gdy operacje raportują w sztukach, a finanse w złotówkach, to trudno o jeden spójny obraz sytuacji. 

W tradycyjnym modelu finansowym analiza odchyleń odbywa się dopiero podczas zamknięcia miesiąca. Jeśli w drugim tygodniu miesiąca wystąpiła poważna awaria skutkująca spadkiem wydajności i wzrostem kosztów jednostkowych, dyrektor finansowy dowie się o tym dopiero w kolejnym miesiącu. To diagnozowanie problemu, gdy budżet już ucierpiał.

Wycena produktów to jeden z największych punktów zapalnych między oboma działami. W systemach ERP zapisana jest dokładna lista elementów produktu oraz ścieżka, jaką musi pokonać na hali produkcyjnej. Problem w tym, że teoria z systemu rzadko idealnie zgadza się z praktyką. Jeśli dział finansów nie wie, ile czasu pracownicy w rzeczywistości tracą na przygotowanie i ustawienie maszyn albo ile materiału ostatecznie zostaje wyrzuconych jako odpad, to kalkulacja kosztów mija się ze stanem faktycznym. W efekcie firma opiera się na fikcyjnych danych, ustala złe ceny sprzedaży i nieświadomie przepala potencjalne zyski.

Gdy dział sprzedaży zgłasza w budżecie ogromny popyt na dany asortyment, a finanse akceptują plan przychodów, to zdarza się, że w międzyczasie nikt nie weryfikuje, czy maszyny są w stanie taką ilość wyprodukować w zadanym czasie bez drastycznego wzrostu kosztów stałych (np. bez uruchomienia trzeciej zmiany).

Kluczem do połączenia tych dwóch światów jest przejście na model Zintegrowanego Planowania Biznesowego (IBP – Integrated Business Planning). To podejście, w którym planowanie nie jest już zestawem odizolowanych tabel, ale ciągłym procesem. 

W zintegrowanym środowisku każda zmiana w wolumenie produkcyjnym natychmiast przelicza się na zapotrzebowanie materiałowe, koszty robocizny i finalnie na zdecydowanie lepszą prognozę rachunku zysków i strat oraz przepływy pieniężne. Dzięki temu kontroler produkcji i analityk finansowy patrzą na te same dane, tylko z różnej perspektywy.

Podobnie jak w przypadku konsolidacji finansowej, oparcie tak złożonego środowiska wyłącznie na arkuszach kalkulacyjnych drastycznie zwiększa ryzyko błędów i wydłuża procesy. Rozwiązaniem są zaawansowane platformy EPM, które potrafią zaciągać dane w czasie rzeczywistym z systemów ERP, MES czy APS.

Warto zwrócić uwagę na rozwiązania takie jak:

• IBM Planning Analytics (TM1): Silnik analityczny, który idealnie sprawdza się w firmach produkcyjnych. Pozwala na modelowanie skomplikowanych zależności (np. wielopoziomowe BOM-y, czy alokacje kosztów pośrednich) i przeliczanie dużej ilości wolumenów danych w ułamek sekundy. Co ważne, zachowuje interfejs podobny do Excela, co potencjalnym ułatwia adaptację nowym użytkownikom.
• OneStream: Nowoczesna platforma unifikująca nie tylko budżetowanie i planowanie operacyjne, ale także raportowanie oraz konsolidację. Pozwala na stworzenie jednego źródła prawdy dla inżynierów i finansistów.
• Anaplan: Jeden z rynkowych liderów w dziedzinie tzw. planowania połączonego. Platforma ta umożliwia płynne łączenie łańcuchów dostaw i planowania operacyjno-sprzedażowego z głównym budżetem firmy. Pozwala również na błyskawiczne budowanie scenariuszy „What-If”, które pozwalają sprawdzić w prosty sposób jak opóźnienie w dostawie konkretnego surowca lub awaria na linii produkcyjnej wpłynie na końcową marżę i płynność finansową spółki.

Połączenie controllingu operacyjnego z finansowym to dzisiaj nie wymysł, ale konieczność dla firm produkcyjnych, które chcą zachować konkurencyjność. Zastąpienie odizolowanych arkuszy dedykowanymi systemami EPM pozwala na aktywne modelowanie przyszłości i ochronę marży.