Kiedy Excel przestaje wystarczać do konsolidacji finansowej?
Konsultant CPM
5 min.
Excel od wielu lat pozostaje jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi w finansach. Jego popularność wynika z elastyczności, niskich kosztów utrzymania oraz powszechnej znajomości wśród pracowników działów finansowych. W wielu organizacjach Excel jest podstawą do przygotowania budżetów, analiz zarządczych oraz sprawozdań finansowych.
I rzeczywiście dla małych firm lub niewielkich grup kapitałowych Excel często jest wystarczający. Trudności pojawiają się jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo się rozwija, a procesy finansowe stają się bardziej złożone. W takich momentach Excel, zamiast wspierać pracę działów finansowych, zaczyna ją spowalniać i zwiększać ryzyko wystąpienia błędów.
Spis treści
Czym jest konsolidacja finansowa?
Konsolidacja finansowa to proces integrujący dane pochodzące z wielu spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej. Jej celem jest przygotowanie jednolitego i spójnego sprawozdania finansowego, zgodnego z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami rachunkowości (np. MSSF, US GAAP czy lokalnymi regulacjami).
Kiedy Excel sprawdza się w konsolidacji finansowej?
W przypadku małej grupy kapitałowej o stabilnej strukturze proces konsolidacji jest dość prosty i może być przeprowadzony w Excelu.
Excel świetnie sprawdza się tam, gdzie:
- jest mała ilość danych;
- procesy są powtarzalne i proste;
- struktura grupy kapitałowej rzadko się zmienia;
- nie ma potrzeby konsolidacji co miesiąc lub kwartał.
Gdy jednak organizacja się rozwija, pojawiają się nowe spółki, waluty i wymagania raportowe, Excel zaczyna tracić na efektywności.
Kiedy Excel nie sprawdza się w konsolidacji finansowej?
W przypadku, gdy sytuacja biznesowa staje się bardziej złożona, Excel staje się niewystarczający. Jakie sytuacje wskazują na to, że należy znaleźć inne narzędzie do konsolidacji finansowej?
Dane stają się coraz bardziej złożone
Konsolidacja obejmuje coraz więcej spółek, w różnych walutach, z licznymi transakcjami wewnątrzgrupowymi i różnorodnymi systemami księgowymi. Każda nowa spółka wymaga ręcznego modyfikowania arkuszy i formuł, co zwiększa ryzyko błędów i znacząco wydłuża czas przygotowania raportów. Systemy EPM pozwalają centralnie zarządzać wszystkimi jednostkami, automatycznie przeliczać waluty i eliminować transakcje wewnątrzgrupowe, dzięki czemu dane stają się spójne i łatwo dostępne w całej organizacji.
Proces konsolidacji zaczyna trwać zbyt długo
Zamknięcie miesiąca czy kwartału w Excelu często wiąże się z wieloma dniami, bądź nawet tygodniami pracy. Wynika to z faktu, że Excel wymaga ręcznego zbierania danych, weryfikacji formuł i sprawdzania spójności arkuszy. Systemy dedykowane konsolidacji automatyzują te procesy, integrując import, walidację i obliczenia w jednym środowisku. To pozwala skrócić czas zamknięcia i zwiększa przewidywalność całego procesu.
Pojawiają się błędy i niespójności
Literówki, niepoprawne formuły czy przypadkowe nadpisanie danych w Excelu są trudne do wykrycia, a brak kontroli wersji utrudnia śledzenie zmian. Platformy CPM oferują wbudowane mechanizmy walidacji danych i kontrolę wersji, dzięki czemu każdy wpis jest sprawdzany, a ścieżka zmian jest łatwo dostępna.
Wymagania raportowe rosną
Organizacje wymagają coraz bardziej zaawansowanych raportów. Sprawozdania finansowe muszą spełniać wymagania MSSF, czy US GAAP. Często raporty audytowane są również przez firmę zewnętrzną. W Excelu oznacza to kolejne arkusze, makra i ręczne formatowanie. Sam proces i dodatkowa weryfikacja poprawności mogą okazać się bardzo żmudne i czasochłonne. Narzędzia do konsolidacji umożliwiają generowanie sprawozdań finansowych zgodnych z obowiązującymi standardami rachunkowości, przygotowanie zestawień dla audytu i tworzenie raportów zarządczych.
Dane pochodzą z wielu systemów
W praktyce organizacje korzystają z różnych systemów ERP i księgowych, a ich ręczne łączenie w Excelu jest czasochłonne i podatne na błędy. Systemy CPM umożliwiają integrację danych z różnych źródeł w sposób automatyczny, co pozwala skupić się pracownikom na analizie wyników zamiast na manualnym przetwarzaniu danych.
Choć Excel jest narzędziem tanim w utrzymaniu, jego ukrytym kosztem jest czas i zaangażowanie pracowników finansowych. Ręczna konsolidacja, poprawianie formuł i weryfikacja danych zajmują istotną część czasu pracy. Pracownicy, zamiast analizować wyniki, zajmują się powtarzalnymi czynnościami operacyjnymi.
Jakie narzędzie do konsolidacji finansowej wybrać zamiast Excela?
W momencie, gdy zauważymy, że Excel w naszym przypadku nie jest już wystarczający, warto rozważyć dedykowane systemy do konsolidacji finansowej.
Na rynku dostępne jest wiele zaawansowanych narzędzi informatycznych, które skutecznie zastępują Excela w procesie konsolidacji finansowej, szczególnie w większych i bardziej złożonych grupach kapitałowych. W praktyce są to przede wszystkim dedykowane systemy konsolidacyjne oraz platformy CPM/EPM (Corporate Performance Management/Enterprise Performance Management), z których korzysta dziś wiele organizacji.
Są to narzędzia takie jak:
- IBM Controller: rozwiązanie skoncentrowane stricte na konsolidacji finansowej i raportowaniu statutowym. Ułatwia zgodność z regulacjami i standardami rachunkowości oraz skraca czas zamknięcia okresu, ograniczając ręczne poprawki.
- OneStream: platforma CPM, która integruje konsolidację finansową, raportowanie, planowanie i analitykę w jednym środowisku. Dzięki temu dane wprowadzane są tylko raz. Działa na danych z wielu źródeł, wspierając jednocześnie globalne standardy rachunkowości.
- Lucanet: narzędzie do konsolidacji i raportowania stworzone w chmurze. Jest kompleksowym rozwiązaniem automatyzującym procesy i upraszczającym analizę danych. Lucanet wyróżnia się również łatwą integracją z systemami ERP oraz intuicyjnym interfejsem użytkownika, co przyspiesza wdrożenie i codzienną pracę zespołów finansowych.
Excel to niezaprzeczalnie dobre narzędzie, ale tam, gdzie konsolidacja finansowa staje się złożona, częsta i obejmuje duże ilości danych, Excel przestaje nadążać za potrzebami biznesu.
Przejście od arkuszy kalkulacyjnych na dedykowane rozwiązania konsolidacyjne jest naturalnym krokiem w rozwoju organizacji. Takie systemy pozwalają skupić się na tym, co naprawdę ważne: analizie, kontroli i podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
