Jakich narzędzi do controllingu używają najlepsze firmy w 2026?

Tradycyjny model pracy powoli odchodzi w niepamięć. Rolą controllingu nie jest zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi, tworzenie coraz bardziej wymyślnych formuł i metod zbierania danych z różnych obszarów działalności. Współczesny controlling finansowy ma za zadanie zapewnienie najbardziej potrzebnych analiz i informacji, które pozwolą na podejmowanie szybkich decyzji w zmiennym świecie biznesowym.

Celem jest zmiana filozofii pracy i uwolnienie się od ręcznego wprowadzania danych, by dzięki zyskanemu czasowi (nawet 80% zasobów wcześniej traconych na manualną pracę) stać się strategicznym partnerem biznesowym. W praktyce oznacza to przejście na nowoczesne metody pracy: 

• Zamiast planu rocznego, firmy powinny pracować na prognozach kroczących (rolling forecast), aktualizowanych co miesiąc lub kwartał, by na bieżąco korygować kurs działania.
• Symulacje “What-if”, dzięki którym kontroler może na spotkaniu zarządu odpowiedzieć na pytanie: “Co się stanie z naszą marżą, jeśli cena surowca wzrośnie o 15%, a my podniesiemy ceny produktów o 5%?”. Nowoczesne systemy pozwolą to wyliczyć w ekspresowym czasie.

Każda z firm na pewnym etapie rozwoju przeszła przez klasyczne narzędzia, które na co dzień miały usprawniać pracę działu controllingu. Jednak z czasem, gdy firma się rozrasta, nie spełniają one wymagań, które pozwalają i umożliwiają wzrost organizacjom. Jakie problemy generują?

Excel nie jest winny całego zła. Jest to znane i elastyczne narzędzie, w którym można naprawdę dużo zrobić, ale w organizacjach o rozbudowanych strukturach, zarówno organizacyjnie jak i kapitałowo, gdzie ilość generowanych danych jest ogromna, to, co było zaletą, stało się największą barierą dla efektywnego controllingu.

Zjawisko tzw. “Excel Hell” w działach controllingu jest dobrze znane:

• Brak “jednego źródła prawdy”: Wersjonowanie plików prowadzi do chaosu i braku rzetelnej informacji.
• Ryzyko błędów: Ręczne scalanie danych i skomplikowane makra sprawiają, że mogą pojawić się błędy, które będą kosztować organizację miliony.
• Brak skalowalności: Przy milionach rekordów generowanych przez systemy IoT, CRM czy e-commerce, arkusze kalkulacyjne po prostu przestają działać wydajnie.
• Silosowość: Excel utrwala podział na działy, gdzie sprzedaż i produkcja mają swoje pliki, a finanse próbują te informacje połączyć, często bez sukcesu.

Wiele firm wpada w pułapkę myślenia, że skoro mają nowoczesny system ERP (jak np. SAP), to ich problemy są rozwiązane. To błąd. Systemy ERP służą do ewidencji transakcji (przeszłość), natomiast do zarządzania wydajnością i planowania (przyszłość) potrzebny jest dedykowany system do controllingu.

Odpowiedzią na te wyzwania są zintegrowane systemy controllingowe typu EPM lub FP&A. Nie są to już tylko narzędzia do zbierania danych, ale mózgi operacyjne firmy, które zapewniają automatyzację, spójność danych i dostęp do analiz w czasie rzeczywistym. Na rynku można wyróżnić obecnie dwa kluczowe narzędzia controllingu: OneStream i IBM Planning Analytics.

OneStream to platforma, która eliminuje problem związany z integracją, oferując jeden model danych dla wszystkich procesów.
System:

• Zapewnia “single source of truth”: budżetowanie, prognozowanie, konsolidacja finansowa i raportowanie zarządcze odbywają się w jednym systemie. Co ważne, nowoczesny controlling to także raportowanie niefinansowe (ESG).
• Doskonale radzi sobie z gromadzeniem danych ESG, co w świetle dyrektywy CSRD staje się obowiązkiem, a nie wyborem.
• Jest idealny dla grup kapitałowych i złożonych organizacji, ponieważ narzędzie to umożliwia prostą audytowalność.

Jeśli dla organizacji priorytetem jest błyskawiczna analiza ogromnych zbiorów danych, to narzędzie jest bezkonkurencyjne.

IBM Planning Analytics: 

• Posiada silnik in-memory (TM1), który pozwala na przeliczanie skomplikowanych modeli w czasie rzeczywistym. Zmiana jednego parametru (np. kursu waluty) natychmiast aktualizuje wynik dla całej grupy.
• Integruje potężne możliwości analityczne z narzędziami Business Intelligence, zamieniając suche tabele w interaktywne dashboardy. Dodatkowo wbudowane algorytmy AI/ML wspierają prognozowanie predykcyjne i pozwala na wykrywanie trendów, które w mnogości danych mogłyby pozostać niezauważone przez człowieka.