Wdrożenie MSSF 16 wykracza daleko poza samą zmianę zasad rachunkowości, stając się standardem obejmującym całą organizację. Wiele przedsiębiorstw przez lata opierało się na arkuszach kalkulacyjnych, które przy niewielkiej skali mogły być wystarczające. Jednak w warunkach MSSF 16 metoda ta stała się niewydajna i podatna na błędy. W efekcie coraz częściej zachodziła potrzeba wdrażania dedykowanych systemów do ewidencji i raportowania leasingu. Wymogi MSSF 16 wymusiły wdrożenie systemów, dzięki którym można przetwarzać dane w sposób automatyczny i zmniejszyć ryzyko niezgodności.

Zgodnie ze standardem leasing występuje wtedy, gdy umowa daje prawo do kontrolowania użytkowania określonego aktywa przez ustalony czas w zamian za wynagrodzenie. W praktyce oznacza to konieczność analizy nie tylko klasycznych umów leasingu, najmu czy dzierżawy, ale także innych form prawnych. Dodatkowym problemem bywa ustalenie rzeczywistego okresu leasingu, szczególnie gdy umowy zawierają możliwość ich przedłużenia lub wcześniejszego zakończenia.

MSSF 16 wymaga przyjmowania wielu założeń dotyczących m.in. okresu leasingu, stóp dyskontowych oraz prawdopodobieństwa skorzystania z opcji przedłużenia lub wypowiedzenia umów. Przy podejmowaniu takich ocen należy uwzględniać wszystkie czynniki ekonomiczne, które mogą wpływać na decyzje dotyczące leasingu.

Zgodnie z tym podejściem podobne umowy leasingowe są grupowane, a następnie stosuje się do nich wspólne założenia (np. stopy dyskontowe), o ile nie prowadzi to do różnic względem indywidualnej wyceny. Takie założenie może ułatwiać ewidencję dużej liczby umów, jednak wymaga przyjęcia m.in. estymacji, które odzwierciedlą cały portfel leasingów. Przykładem może być ustalanie odpowiednich stóp procentowych dla grup podobnych umów najmu nieruchomości, które są zawierane na określony czas i dotyczą podobnych lokalizacji.

MSSF 16 wymaga każdorazowej oceny – w zależności od charakteru zmiany mogą być traktowane jako odrębne umowy leasingowe lub prowadzić do aktualizacji wartości istniejącego zobowiązania leasingowego oraz prawa do użytkowania aktywa. Dlatego konieczny jest sprawny przepływ informacji w organizacji. W przypadku prób retrospektywnego zastosowania standardu zebranie pełnych danych o wszystkich historycznych zmianach umów może być trudne lub niemal niemożliwe.

Proces nie może być ograniczony wyłącznie do działu finansowego – dlatego ważne jest m.in. włączenie do procesów różnych specjalistów IT. Już na wczesnym etapie kluczowe jest:

• zaplanowanie całościowego harmonogramu wdrożenia;
• identyfikacja wszystkich interesariuszy;
• uwzględnienie spójnych danych finansowych w kolejnych okresach.

Organizacje powinny uwzględnić potencjalne ograniczenia kadrowe i kompetencyjne, które mogą wpływać na tempo wdrożenia. W tym przypadku warto wspierać się wiedzą i doświadczeniem zewnętrznych doradców specjalizujących się w rachunkowości i kwestiach podatkowych.

Istotną rolę odgrywa także efektywna komunikacja między działami. Unikanie nadmiernie technicznego języka rachunkowego i dostosowanie sposobu przekazywania informacji do odbiorców z różnych obszarów organizacji znacząco zmniejsza ryzyko nieporozumień i opóźnień we wdrożeniu.

Dowiedz się również, jak przyspieszyć zarządzanie umowami leasingu?

Proaktywne podejście do zarządzania leasingiem pozwala spełnić wymogi regulacyjne, a jednocześnie wykorzystać dane leasingowe do podejmowania trafniejszych decyzji finansowych. Warunkiem jest jednak posiadanie odpowiednich narzędzi analitycznych i systemowych takich jak ILA16 od Incube.

To specjalistyczne oprogramowanie bazujące na silniku obliczeniowym IBM Planning Analytics. Narzędzie umożliwia m.in. analizę wpływu zmian warunków umów na poziomie zobowiązań leasingowych, EBITDA oraz weryfikację wskaźników zadłużenia. Dzięki temu zarządzanie portfelem umów leasingowych staje się bardziej dynamiczne i zorientowane na ryzyko.