Skąd się bierze problem marnotrawstwa w budżecie? Kto powinien tworzyć budżet firmy? To pytania, na które postaramy się odpowiedzieć w 6 części cyklu „Wyzwania budżetowania w dużej firmie”.
Kto powinien tworzyć budżet firmy?
Mamy kilka merytorycznych możliwości kto w firmie powinien być odpowiedzialny za tworzenie budżetu:
- Zarząd firmy ma ogólną odpowiedzialność za tworzenie i zatwierdzanie budżetu. To władza nadrzędna, która podejmuje decyzje strategiczne i określa cele finansowe firmy.
- Dyrektor finansowy: Dyrektor finansowy jest kluczową postacią w procesie budżetowym. Odpowiada za zarządzanie finansami firmy, nadzór nad budżetem i prognozami finansowymi oraz dostarczanie danych finansowych niezbędnych do podejmowania decyzji budżetowych.
- Menedżerowie: Przedstawiciele różnych działów firmy, takich jak sprzedaż, marketing, produkcja, badania i rozwój, kadry, itp., biorą udział w procesie budżetowym. Wnoszą swoje perspektywy i potrzeby dotyczące zasobów finansowych do planowania budżetu swoich działów.
- Kontrolerzy finansowi: Osoby odpowiedzialne za kontrolę finansową i raportowanie są istotnymi członkami zespołu budżetowego. Pomagają w monitorowaniu wydatków, analizowaniu danych finansowych i zapewnianiu zgodności z przyjętymi celami budżetowymi.
- Analitycy finansowi: Analitycy finansowi dostarczają dane i analizy, które wspierają proces budżetowy. Przygotowują prognozy finansowe, badają trendy rynkowe i pomagają w podejmowaniu decyzji dotyczących alokacji zasobów finansowych.
- Audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni: Audytorzy, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni, mogą być zaangażowani w proces budżetowy. Ich zadaniem jest sprawdzenie, czy procedury budżetowe są zgodne z zasadami rachunkowości i raportowania finansowego oraz czy zachowane są właściwe kontrole.
Kto ważniejszy, zarząd czy menedżerowie w procesie tworzenia budżetu firmy?
Znamy już możliwe scenariusze jednostek odpowiedzialnych za tworzenie budżetu, choć w praktyce jest to najczęściej walka między zarządem, a menedżerami. Budżet, często narzucony przez prezesa/zarząd, jest nazywany modelem budżetowania TOP-DOWN. Jest to model wykorzystywany w szczególności w mniejszych organizacjach lub np. w organizacjach produkcyjnych, w których to prezes/zarząd bardzo dobrze zna cały biznes, a inni menedżerowie nie są w stanie przygotować budżetu, bo w pewnych obszarach brakuje im kompetencji merytorycznych.
Drugi scenariusz, zakłada, że budżet tworzą menedżerowie, ten z kolei model nazywany jest budżetem oddolnym lub partycypacyjnym. W takim wypadku zarząd odpowiada za wyznaczenie kierunków i celów budżetowych, czyli ogólnych wytycznych, na podstawie których zostanie stworzony budżet. Kluczowe pozostaje wyznaczenie głównych KPI dla ośrodków odpowiedzialności (wyznaczonych na podstawie struktury odpowiedzialności, a nie struktury organizacyjnej, o czym pisaliśmy tutaj). Przy wyznaczaniu KPI należy pamiętać, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której menedżerowie nie będą w stanie zrealizować założeń (czasami KPI są oderwane od reszty, np. obcięcie budżetu o 10%). Na podstawie tak skonstruowanych KPI, menedżer tworzy budżet, który musi obronić przez zarządem.
Gry budżetowe, a tworzenie budżetu firmy
Gry budżetowe to narzędzia używane w zarządzaniu finansowym, które pozwalają na symulowanie i eksplorowanie różnych scenariuszy budżetowych w kontrolowanej i interaktywnej formie. Są one wykorzystywane w celu lepszego zrozumienia wpływu różnych decyzji na budżet firmy lub organizacji. Mają na celu zaangażowanie uczestników w proces planowania budżetu i pomaganie im w zrozumieniu złożoności i konsekwencji finansowych swoich decyzji. Przy ich użyciu, zarząd lub zespół odpowiedzialny za budżet może eksperymentować z różnymi scenariuszami, uwzględniając zmienne takie jak przychody, koszty, inwestycje i inne czynniki wpływające na budżet. Jednak często prowadzą one do konfliktów wewnętrznych w organizacji, ponieważ w praktyce opierają się na zawyżaniu lub zaniżaniu kosztów danej struktury, przecenianiu korzyści wynikających z procesów czy też pokazywaniu nieprawdziwej efektywności danych działań.
Jak uniknąć gier budżetowych?
Alternatywą dla tworzenia budżetu firmy, w celu uniknięcia gier budżetowych jest budżetowanie od 0, które ma znaczenie głównie w częściach organizacji, w których koszty wahają się względem rozmiaru działalności, to znaczy np. w działach sprzedaży, czy w działach produkcji.
Model hybrydowy w tworzeniu budżetu firmy
Budżet tworzony przez zarząd, czy przez menedżerów, metodami o 0, czy przyrostowymi? Problemy z odpowiedzią na pytanie jak budżetować zawsze wynikają z tego, że wybieramy jeden model tworzenia budżetu. Pamiętajmy jednak, że możemy zbudować i oprzeć się na modelu hybrydowym i np. różnicować poziom szczegółowości w zależności od działów. Poziom szczegółowości budżetu w całej organizacji wcale nie musi być dokładnie taki sam i tworzony w ten sam, jeden sposób. Ważne jest, aby proces tworzenia budżetu był otwarty, współpracujący i uwzględniał różne perspektywy i interesy w firmie.