Jakie są etapy planowania budżetu w firmie?

Proces budżetowania to nie tylko rutynowe przypisanie kwot środków finansowych na poszczególne cele, ale kompleksowe, złożone działania, które mają na celu strategiczne zarządzenie pieniędzmi, którymi dysponuje lub będzie dysponować firma.

Kluczowym założeniem każdego procesu budżetowania jest to, aby właściwe gospodarowanie finansami pozwoliło na osiągnięcie biznesowych celów, efektywne funkcjonowanie firmy oraz – co w dobie kryzysu nie mniej istotne – utrzymanie stabilności finansowej. Poznaj proces planowania budżetu w przedsiębiorstwie krok po kroku.

Jednym z celów spójnego procesu budżetowania jest skonsolidowanie wszystkich budżetów cząstkowych przedsiębiorstwa w jedną spójną całość, aby później łatwiej było zarządzać pieniędzmi firmy. W tym kroku należy zidentyfikować poszczególne obszary, do których przypisane są środki finansowe, i określić, jak do tej pory wyglądała sytuacja. Jeśli chcesz poznać inne cele budżetowania, zerknij do naszego artykułu w tym temacie.

Fundamentem procesu budżetowania są dane. Może to oczywiste, ale w tym etapie istotne jest dokładne zebranie informacji dotyczących wyników finansowych z przeszłości oraz prognoz dotyczących przyszłych wydarzeń i trendów. To kluczowy krok umożliwiający rzetelne planowanie budżetu – bez odpowiedniego przygotowania nawet najsprytniejsze rozłożenie budżetu nie będzie wymierne.

Na podstawie zebranych danych i analizy otoczenia (np. sytuacji rynkowej, analizy konkurencji – zobacz, na czym polega np. benchmarking budżetowy) możesz określić cele oraz strategie, które chcesz osiągnąć w określonym czasie. To strategiczne planowanie ukształtuje dalsze kroki budżetowania.

Na podstawie zebranych informacji i ustalonych celów możesz przystąpić do tworzenia budżetu. Na tym etapie możesz dokonać alokacji środków na różne cele. Ważne jest, aby uwzględnić zarówno koszty operacyjne, zarobki pracowników, jak i działania marketingowe czy inwestycje.

Po przygotowaniu budżetu konieczne jest jego zatwierdzenie, zazwyczaj przez zarząd przedsiębiorstwa lub inne organy decyzyjne – jeśli firma jest niewielka, jest duża szansa, że to właśnie Ty – osoba odpowiadająca za budżetowanie – musisz również zaakceptować przyjęte założenia czy alokacje budżetu. W takiej sytuacji przed zatwierdzeniem warto umówić się na konsultacje z zakresu budżetowania.

Po zatwierdzeniu budżetu następuje jego realizacja, a także systematyczna kontrola. Monitoring postępu realizowanych zadań odbywa się poprzez przeprowadzanie kontroli wstępnej, bieżącej i wynikowej, co umożliwia szybkie reagowanie na ewentualne odchylenia od założonego planu.

Jak widzisz, etapy planowania budżetu nie kończą się po zatwierdzeniu – istotne jest dostosowywanie go w miarę potrzeb, reagowanie na zmiany sytuacji rynkowej czy wewnętrzne czynniki wpływające na działalność przedsiębiorstwa. To elastyczność i gotowość do adaptacji czynią budżetowanie bardziej efektywnym.

Ostatnim etapem procesu budżetowania jest raportowanie. Regularne raporty zawierające wyniki budżetowe umożliwiają śledzenie postępu w realizacji celów i są podstawą, jeśli zależy Ci na podejmowaniu decyzji na bieżąco, w oparciu o realne dane.

• Proces budżetowania w firmie to nie tylko formalność – to kluczowy mechanizm, który umożliwia przedsiębiorstwom strategiczne zarządzanie zasobami finansowymi.
• Planowanie budżetu krok po kroku jest niezbędne do osiągnięcia biznesowych celów, a także efektywnego funkcjonowania oraz utrzymania stabilności finansowej.
• Do najważniejszych etapów planowania budżetu zaliczmy takie elementy jak:
  • Zestawienie budżetów cząstkowych przedsiębiorstwa
  • Pozyskiwanie danych
  • Ustalenie celów
  • Określenie budżetu
  • Zatwierdzenie budżetu
  • Realizacja, kontrola i ewaluacja
  • Raportowanie