Jak usprawnić planowanie wolumenów i cen w globalnej firmie produkcyjnej?
Obszar współpracy
Wdrożenie systemu
Branża
Produkcyjna
IBM Planning Analytics
O Kliencie
Nasz klient, międzynarodowy producent działający w pięciu regionach świata, doświadczał tego problemu każdego kwartału. Zespół finansowy spędzał tygodnie na scalaniu danych z rozproszonych plików Excel. Każdy region stosował inne definicje wskaźników i formaty, co prowadziło do błędów i decyzji opartych na niespójnych danych.
WYZWANIA
Symptomy, które powinieneś rozpoznać w swojej organizacji
Zamiast analizować dane, zespół tracił czas na ich porządkowanie. Firma nie była w stanie szybko reagować na zmiany rynkowe, a planowanie opierało się na uproszczeniach i nieweryfikowalnych założeniach.
Chaos informacyjny
brak jednego narzędzia do planowania wolumenów i komponentów cenowych
Opóźnione i mało wiarygodne raporty
Silosy danych i niespójne formaty między działami
Niska produktywność
zespół traci czas na ręczne mapowanie danych z działów sprzedaży i logistyki
Trudności w porównywaniu danych między regionami
Uniemożliwia obiektywną ocenę wyników
Nieterminowe planowanie
Brak automatyzacji sprawia, że proces wymagał stałej obsługi manualnej
Brak kontroli nad procesem planowania
trudności z identyfikacją, gdzie i kiedy wprowadzono zmiany
Centralne planowanie, które skraca czas raportowania z tygodni do minut
Wdrożyliśmy centralne środowisko planistyczne oparte na IBM Planning Analytics, które zintegrowało rozproszone procesy i zachowało interfejs Excela. Dzięki modelowaniu wielowymiarowemu decydenci analizują dane z różnych perspektyw i szybciej podejmują decyzje.
Kluczowe elementy
Jedna baza danych
Dane wprowadzane lokalnie przez użytkowników trafiają bezpośrednio do centralnej kostki danych, eliminując ryzyko błędów ludzkich.
Praca w znanym środowisku Excel (PAfE)
Bez konieczności zmiany nawyków użytkowników.
Dynamiczne analizy i scenariusze "co, jeśli"
Za pomocą IBM Planning Analytics Workspace (PAW) dane są wizualizowane i raportowane w czasie rzeczywistym, pozwalając testować różne warianty decyzji biznesowych zanim zostaną wdrożone.
Automatyczne przeliczenia walutowe i KPI
Bez potrzeby ręcznych kalkulacji, z uwzględnieniem aktualnych kursów.
Od nieterminowego planowania do pełnej kontroli nad procesem
Po wdrożeniu rozwiązania, planowanie finansowe przekształciło się z chaotycznego zbioru działań w uporządkowany, powtarzalny cykl z jasno zdefiniowanymi rolami i odpowiedzialnościami. Proces planowania został ustandaryzowany i podzielony na etapy, za które odpowiadają konkretne zespoły – od aktualizacji wolumenów, przez komponenty cenowe, po kontrolę finalnych danych przez controlling.
Wszystkie dane trafiają do jednej kostki danych, co umożliwia wielowymiarowe analizy oraz generowanie raportów w czasie rzeczywistym – zarówno w Excelu, jak i przez przeglądarkę.
Co szczególnie istotne, system pozwala na natychmiastową reakcję przy zmianach warunków rynkowych, takich jak wahania kursów walut czy wzrost cen surowców, umożliwiając klientowi wyprzedzenie konkurencji w dostosowaniu strategii cenowej.
KORZYŚCI
Od opóźnionych reakcji do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe
Wyeliminowanie kosztownych błędów ludzkich
Ujednolicony proces wyeliminował typowe pomyłki z Excela – od złych formuł po błędne przeliczenia walut
Uwolnienie potencjału zespołu finansowego
Analitycy mogą skupić się na analizie i identyfikacji szans biznesowych, zamiast tracić czas na ręczne scalanie i porządkowanie danych
Większa przejrzystość i śledzenie zmian
Każda modyfikacja jest widoczna i kontrolowana, co zwiększa odpowiedzialność za dane
Precyzyjne wyliczanie rentowności
System umożliwia dokładną kalkulację kosztu jednostkowego produkcji, wykorzystując automatyczne, wielopoziomowe procesy alokacji kosztów
Skuteczne zarządzanie marżą
Dzięki uwzględnieniu wszystkich składników kosztowych i natychmiastowym przeliczeniom
Automatyczna konsolidacja i przeliczenia walutowe
Dane dostępne w walutach lokalnych i grupowych bez ryzyka błędów konwersji
Wyprzedzanie konkurencji w dostosowywaniu strategii
Dzięki scenariuszom „co, jeśli” decyzje biznesowe są podejmowane w oparciu o wielowymiarowe symulacje, umożliwiając proaktywne, a nie reaktywne zarządzanie
Większa niezależność zespołów biznesowych
Dzięki roli administratora proces może być w całości zarządzany bez udziału IT
Od oparcia decyzji na błędnych danych do scenariuszy "co, jeśli"
Dziś zespół klienta działa na jednej, spójnej bazie danych – bez ręcznego scalania plików i bez błędów z Excela. Raporty są gotowe od ręki, a decyzje podejmowane szybciej, bo reakcja na zmiany w sprzedaży czy kosztach zajmuje minuty, nie dni.
Jednak najistotniejsza zmiana dotyczy samego podejścia do procesu decyzyjnego. Zamiast opierać się na niepełnych lub błędnych danych, zespół może dziś testować różne scenariusze „co, jeśli” i przewidywać wpływ zmian rynkowych na wyniki firmy – zanim jeszcze podejmie decyzję.
To już nie tylko oszczędność czasu, ale kluczowa zmiana w zarządzaniu ryzykiem i budowaniu przewagi konkurencyjnej.
ROZWÓJ
Fundament pod dalszy rozwój
Wdrożone rozwiązanie to dopiero początek. Dzięki IBM Planning Analytics klient zyskał platformę, którą można łatwo rozbudować bez dużych inwestycji. W kolejnych krokach możliwe będzie:
Prognozowanie przepływów pieniężnych
lepsza kontrola płynności
Wdrożyć zaawansowane modelowanie marż
dla dynamicznego zarządzania rentownością kanałów sprzedaży
Stworzyć kompleksowy system planowania operacyjnego
integrujący sprzedaż, ceny, zasoby produkcyjne, zapasy i łańcuch dostaw
Budować modele predykcyjne z wykorzystaniem AI
by prognozować trendy i przygotowywać się na przyszłość
4 kluczowe lekcje z transformacji planowania finansowego
Transformacja planowania nie zaczęła się od wyboru narzędzia, lecz od pytania – dlaczego mimo wysiłku proces nie działa jak powinien?
Próby ratowania sytuacji dodatkowymi plikami i ręczną pracą tylko pogłębiały chaos. Dlatego najpierw zmapowaliśmy największe obciążenia w controllingu, by je odciążyć i zwiększyć efektywność zespołu.
Na podstawie 300+ wdrożeń przedstawiamy cztery sprawdzone zasady, które możesz zastosować w swojej firmie.
1
Diagnoza przed technologią
Planowanie nie zawodzi dlatego, że proces jest zły tylko dlatego, że każdy robi to po swojemu.
Przeanalizuj ostatni cykl planowania – policz, ile formatów plików, ile wersji, ile godzin zajęło ręczne łączenie danych. Ta prosta analiza pokaże rzeczywiste źródła nieefektywności.
2
Wyznacz właściciela procesu
Wdrożenie narzędzia nie przyniesie rezultatów bez jasno określonej odpowiedzialności. Administrator biznesowy to rola, która zmienia wszystko – pozwala prowadzić planowanie od początku do końca bez ciągłego angażowania IT.
Zidentyfikuj osobę łączącą kompetencje biznesowe i analityczne, która mogłaby pełnić tę funkcję – nie jako koordynator spotkań, ale rzeczywisty lider operacyjny.
3
Zachowaj ciągłość przy zmianie
Najlepsze transformacje zachowują to, co dobre w istniejącym procesie, eliminując jedynie wąskie gardła.
Nie twórz nowego procesu – usprawnij ten, który już masz. Zmapuj aktualny przepływ informacji i zidentyfikuj 2-3 największe wąskie gardła do wyeliminowania.
4
Zewnętrzna perspektywa pomaga uniknąć powtarzalnych błędów
Współpraca z partnerem, który zna zarówno możliwości narzędzia, jak i realia procesów planistycznych, pozwala szybciej osiągnąć dojrzały model działania i uniknąć typowych błędów.
Szukając partnera do transformacji procesów planistycznych, poproś o konkretne przykłady podobnych wdrożeń i sprawdź, czy rozumie on zarówno technologiczną, jak i biznesową stronę procesu planowania.
Gdy kosztowne błędy w Excelu zagrażają podejmowaniu kluczowych decyzji finansowych
Dla globalnych firm produkcyjnych koszt błędnych danych finansowych to nie tylko strata czasu. To konkretne straty biznesowe – według raportu Deloitte, firmy tracą średnio 9% na procesach planowania finansowego (2020).
Chaos informacyjny i brak kontroli - symptomy, które powinieneś rozpoznać w swojej organizacji
Chaos informacyjny
Brak jednego narzędzia do planowania wolumenów i komponentów cenowych.
Opóźnione i mało wiarygodne raporty
Silosy danych i niespójne formaty między działami.
Niska produktywność
Zespół traci czas na ręczne mapowanie danych z działów sprzedaży i logistyki.
Trudności w porównywaniu danych między regionami, co uniemożliwiało obiektywną ocenę wyników.
Nieterminowe planowanie
Wynikające z braku automatyzacji, przez co proces wymagał stałej obsługi manualnej.
Brak kontroli nad procesem planowania
Trudności z identyfikacją, gdzie i kiedy wprowadzono zmiany.
Zespół zamiast analizować dane i szukać szans, poświęcał czas na ich porządkowanie. W efekcie firma traciła nie tylko czas, ale przede wszystkim możliwość skutecznego reagowania na wahania walut, zmiany cen surowców i nowe trendy rynkowe. Planowanie trwało zbyt długo, a finalny wynik i tak był w dużej mierze oparty na uproszczeniach i założeniach, których nie dało się jednoznacznie zweryfikować.
Centralne planowanie, które skraca czas raportowania z tygodni do minut
- W odpowiedzi na wyzwania zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy centralne środowisko planistyczne oparte na IBM Planning Analytics. Rozwiązanie pozwoliło zintegrować rozproszone procesy w jeden spójny system, zachowując znajomy interfejs Excela dla użytkowników końcowych.
- Kluczową rolę odegrało modelowanie wielowymiarowe, które umożliwia analizę danych według różnych perspektyw (np. produkt, region, kanał sprzedaży) bez potrzeby tworzenia nowych raportów. Dzięki temu decydenci otrzymują odpowiedzi na złożone pytania w minuty, a nie tygodnie.
- Jednym z filarów sukcesu była też rola tzw. Administratora biznesowego – osoby po stronie klienta (np. analityk finansowy, controller), która samodzielnie zarządza cyklami planistycznymi i modyfikacjami raportów bez udziału IT.
Od opóźnionych reakcji do szybkiego reagowania na zmiany rynkowe - wymierne korzyści
Jedna baza danych – dane wprowadzane lokalnie przez użytkowników trafiają bezpośrednio do centralnej kostki danych, eliminując ryzyko błędów ludzkich.
Praca w znanym środowisku Excel (PAfE) – bez konieczności zmiany nawyków użytkowników.
Dynamiczne analizy i scenariusze "co, jeśli" – za pomocą IBM Planning Analytics Workspace (PAW) dane są wizualizowane i raportowane w czasie rzeczywistym, pozwalając testować różne warianty decyzji biznesowych zanim zostaną wdrożone.
Automatyczne przeliczenia walutowe i KPI – bez potrzeby ręcznych kalkulacji, z uwzględnieniem aktualnych kursów.
Od nieterminowego planowania do pełnej kontroli nad procesem
Po wdrożeniu rozwiązania, planowanie finansowe przekształciło się z chaotycznego zbioru działań w uporządkowany, powtarzalny cykl z jasno zdefiniowanymi rolami i odpowiedzialnościami. Proces planowania został ustandaryzowany i podzielony na etapy, za które odpowiadają konkretne zespoły – od aktualizacji wolumenów, przez komponenty cenowe, po kontrolę finalnych danych przez controlling.
Wszystkie dane trafiają do jednej kostki danych, co umożliwia wielowymiarowe analizy oraz generowanie raportów w czasie rzeczywistym – zarówno w Excelu, jak i przez przeglądarkę.
Co szczególnie istotne, system pozwala na natychmiastową reakcję przy zmianach warunków rynkowych, takich jak wahania kursów walut czy wzrost cen surowców, umożliwiając klientowi wyprzedzenie konkurencji w dostosowaniu strategii cenowej.
Fundament pod dalszy rozwój
Wdrożone rozwiązanie to dopiero początek. Dzięki IBM Planning Analytics klient zyskał platformę, którą można łatwo rozbudować bez dużych inwestycji. W kolejnych krokach możliwe będzie:
- Prognozowanie przepływów pieniężnych – lepsza kontrola płynności
- Wdrożyć zaawansowane modelowanie marż – dla dynamicznego zarządzania rentownością kanałów sprzedaży
- Stworzyć kompleksowy system planowania operacyjnego – integrujący sprzedaż, ceny, zasoby produkcyjne, zapasy i łańcuch dostaw
- Budować modele predykcyjne z wykorzystaniem AI – by prognozować trendy i przygotowywać się na przyszłość
Skuteczne planowanie nie wymaga rewolucji. Wystarczy ujednolicić proces, osadzić go w spójnym środowisku i wyposażyć zespół w narzędzia, które realnie wspierają decyzje.
To właśnie oznacza dojrzałość planowania w międzynarodowej organizacji – i dokładnie na tę ścieżkę wkroczył nasz klient.
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
