Jak zautomatyzować proces alokacji zasobów logistycznych i skrócić jego czas z tygodnia do jednego dnia?
Obszar współpracy
Planowanie i budżetowanie
Branża
Logistyczna
Narzędzie
O Kliencie
Globalna firma logistyczna, obsługująca tysiące przesyłek dziennie i posiadająca rozbudowaną sieć oddziałów w całej Europie, stanęła przed wyzwaniem usprawnienia procesu alokacji zasobów. Tradycyjne metody oparte na arkuszach Excel pochłaniały cenny czas zespołów operacyjnych i finansowych, niosły wysokie ryzyko błędów oraz utrudniały precyzyjne rozliczenia kosztów. Organizacja poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby na automatyzację procesu, zwiększenie transparentności i elastyczności analitycznej.
WYZWANIA
Symptomy wskazujące na potrzebę zmiany procesu alokacji
Proces alokacji zasobów logistycznych jest kluczowy dla precyzyjnego rozliczania kosztów i przychodów. W tej firmie był on jednak realizowany w sposób tradycyjny, w oparciu o kilkanaście arkuszy Excel tworzonych przez oddziały. Skala działań i liczba uczestników powodowały, że proces był długotrwały, podatny na błędy i trudny do kontrolowania.
Rozproszony proces w kilkunastu plikach Excel
Alokacja odbywała się w arkuszach kalkulacyjnych utrzymywanych przez oddziały, co powodowało rozbieżności wersji, formatów i słowników danych.
Manualne zarządzanie po stronie centrali
Centrala musiała przygotować i wysłać formatki, zebrać uzupełnione pliki, scalić dane w jeden arkusz. Proces był podatny na błędy i wymagał wielu iteracji.
Długi cykl (ok. 7 dni)
Zgromadzenie i konsolidacja danych z oddziałów zajmowały około tygodnia, a to opóźniało dalsze kroki planistyczne i decyzje.
Brak unifikacji i wysokie ryzyko błędów
Ręczne wprowadzanie, kopiowanie i łączenie danych zwiększało ryzyko pomyłek oraz utrudniało śledzenie źródła zmian.
Ograniczenia analityczne w kalkulacjach jednostkowych
Ze względu na złożoność i czasochłonność obliczeń trudno było na bieżąco liczyć koszty w przeliczeniu na 100 kg czy paletę.
Ograniczona przejrzystość i kontrola procesu
Rozproszenie danych między oddziałami i plikami utrudniało monitorowanie postępu, wersjonowanie i porównywanie wariantów alokacji.
Automatyzacja procesu alokacji zasobów logistycznych
Aby usprawnić i skrócić czasochłonny proces alokacji, organizacja zdecydowała się przenieść go z rozproszonych arkuszy Excel do zintegrowanego środowiska OneStream. Dzięki temu możliwe stało się scentralizowanie danych, automatyzacja obliczeń oraz zapewnienie oddziałom bezpośredniego dostępu do jednolitego systemu.
Kluczowe elementy
Bezpośredni dostęp oddziałów do systemu
Wszystkie jednostki mogą samodzielnie wgrywać klucze alokacyjne, co eliminuje konieczność ręcznego zbierania i unifikowania danych przez centralę.
Automatyczna wycena wolumenów
Planowane wolumeny wymiany są automatycznie przeliczane według zdefiniowanych cen jednostkowych, a to skraca czas i minimalizuje błędy kalkulacyjne.
Dynamiczne przeliczanie wskaźników kosztowych
System na bieżąco oblicza dodatkowe współczynniki, np. koszty w przeliczeniu na 100 kg czy paletę, dzięki czemu zwiększyły się możliwości analityczne.
Elastyczne wariantowanie alokacji
Użytkownicy mogą tworzyć dowolną liczbę tabel alokacyjnych, a wyniki zapisywane są na dedykowanym elemencie, co umożliwia łatwe porównywanie alternatywnych scenariuszy.
Od ręcznej koordynacji do pełnej automatyzacji i spójności danych
Wdrożenie OneStream całkowicie zmieniło sposób, w jaki przebiega proces alokacji zasobów logistycznych. Zamiast rozproszonej komunikacji w arkuszach Excel, organizacja zyskała jedno, spójne środowisko, w którym wszystkie oddziały pracują w oparciu o te same zasady i dane źródłowe.
Dzięki centralizacji i automatyzacji wyeliminowano konieczność ręcznego scalania plików i długotrwałej koordynacji między jednostkami. Dane stały się dostępne w czasie rzeczywistym, a proces zyskał pełną przejrzystość i kontrolę na każdym etapie, od wprowadzania kluczy po analizę wyników alokacji.
KORZYŚCI
Od czasochłonnych działań w Excelu do szybkiego i przejrzystego procesu alokacji
Skrócenie czasu procesu z tygodnia do jednego dnia
Dzięki centralizacji i automatyzacji cały cykl alokacji został znacząco skrócony, co przyspieszyło kolejne etapy planowania i raportowania.
Ograniczenie ryzyka błędów
Wyeliminowanie ręcznych operacji w Excelu zredukowało liczbę pomyłek związanych z kopiowaniem, wersjonowaniem i scalaniem danych.
Większa transparentność i kontrola
Jedno źródło danych i dostęp w czasie rzeczywistym umożliwiły bieżące monitorowanie postępów i śledzenie zmian na każdym etapie procesu.
Uproszczenie koordynacji między oddziałami
Zespoły terenowe pracują w jednym systemie, bez konieczności przesyłania plików i uzgadniania wersji, dzięki czemu pracownicy centrali mają mniej ręcznej pracy.
Nowe możliwości analityczne
Automatyczne przeliczenia i możliwość wariantowania pozwalają szybciej analizować koszty i testować alternatywne scenariusze alokacji.
Od skomplikowanego procesu do uporządkowanego modelu działania
Usprawnienie procesu alokacji umożliwiło pełną automatyzację działań, znaczące skrócenie czasu ich realizacji oraz poprawę jakości danych wykorzystywanych w planowaniu. Organizacja nie tylko uprościła i ujednoliciła sposób pracy, ale także zyskała dostęp do możliwości analitycznych, które wcześniej były poza zasięgiem w rozproszonym środowisku arkuszy Excel.
Poznaj inne case studies
Zobacz, jak inne firmy transformują swoje procesy finansowe dzięki zaawansowanym rozwiązaniom FP&A/CPM i osiągają pełną kontrolę nad danymi.
Jak usprawnić planowanie wolumenów i cen w globalnej firmie produkcyjnej?
Sprawdź, jak globalna firma produkcyjna skróciła proces planowania z tygodni do minut dzięki centralizacji w jednym systemie.
Zobacz więcej
Optymalizacja systemu planowania produkcji – skrócenie obliczeń z 16 godzin do 30 minut
Zobacz więcej
Analiza finansowa kluczem do kolejnych sukcesów biznesowych giganta z branży e-commerce
Sprawdź, jak największa platforma e-commerce w Polsce skróciła czas zamknięcia miesiąca o 50% dzięki automatyzacji planowania finansowego.
Zobacz więcej
KONTAKT
Porozmawiajmy o Twoim projekcie
Skontaktuj się z nami za pomocą tego formularza, maila lub telefonu. Odpowiemy na Twoje pytania, omówimy najważniejsze wyzwania i zaproponujemy wstępne rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.
