Jak zautomatyzować proces konsolidacji? Od jednostkowego sprawozdania aż po skonsolidowany raport na giełdę

Zarządzanie finansami w grupie kapitałowej to nie tylko agregowanie liczb – to złożony proces, który wymaga spójności, precyzji i automatyzacji. Ręczna konsolidacja w Excelu zaczyna generować problemy. Dane z różnych źródeł nie zawsze są spójne, eliminacja transakcji wewnętrznych staje się coraz bardziej czasochłonna, a manualne przeliczanie walut niesie ryzyko błędów.

Największe wyzwania w ręcznej obsłudze procesu konsolidacji to: 

• Czasochłonne, manualne wyliczenia zwiększające ryzyko błędów.
• Brak spójności danych i możliwości audytu, utrudniający zgodność z regulacjami.
• Brak automatycznej eliminacji transakcji wewnętrznych, niezbędnej do poprawnej prezentacji wyników finansowych.
• Ograniczona możliwość generowania kompleksowych raportów z przejrzystą wizualizacją wyników.
• Brak efektywnej współpracy zespołowej w zakresie uzgadniania sald i obrotów wewnątrzgrupowych.

Poszukując rozwiązania na złożone wyzwania tej firmy, zaproponowaliśmy integrację trzech systemów – IBM Controller, IBM Planning Analytics FAP i Certent Disclosure Management. Każdy z tych systemów pełni określoną rolę i razem tworzą kompleksowe rozwiązanie:

Nowe środowisko wdrożone w tej firmie pozwoliło na pełną obsługę konsolidacji – od przetwarzania danych finansowych, przez ich weryfikację, aż po generowanie zgodnych i czytelnych raportów końcowych. W ten sposób firma skutecznie zaadresowała tzw. ostatnią milę raportowania.

Mierzenie zwrotu z inwestycji (ROI) w projektach FP&A jest trudne, ponieważ ich wartość opiera się głównie na poprawie jakości danych i efektywności pracy finansistów. Jak wdrożenie nowego środowiska do konsolidacji usprawniło procesy finansowe?

• Automatyzacja raportowania – proces konsolidacji, który wcześniej trwał kilka dni, teraz odbywa się automatycznie.
• Eliminacja manualnych błędów – pełna weryfikacja i audytowalność eliminują ryzyko pomyłek w raportach.
• Jedna, spójna baza danych – jeden system zamiast wielu rozproszonych plików Excel.
• Szybsza personalizacja raportów – dynamiczna konfiguracja układu dostosowana do potrzeb CFO i zarządu.
• Lepsza współpraca zespołowa – webowa wersja systemu umożliwia jednoczesną pracę wielu użytkowników.
• Łatwa integracja z innymi systemami ERP i BI – płynny przepływ danych zwiększa efektywność analiz.
• Decyzje w czasie rzeczywistym – dostęp do spójnych i audytowalnych danych umożliwia szybkie reagowanie na zmiany rynkowe.
• Obsługa wielu walut i języków – raportowanie dostosowane do międzynarodowych standardów.
• Dynamiczne śledzenie zmian w grupie kapitałowej – możliwość elastycznego dostosowywania struktur raportowych.

Podczas realizacji projektu firma przechodziła przez proces połączenia dwóch spółek, co wymagało dostosowania środowiska finansowego do nowej struktury organizacyjnej. Już na tym etapie nasz Klient mógł zweryfikować, że nowa architektura jest bardziej elastyczna, umożliwia szybkie wdrażanie zmian i usprawnia zarządzanie danymi w dynamicznym otoczeniu biznesowym.

Projekt w tej firmie to przykład skutecznej transformacji procesów finansowych poprzez elastyczne i modułowe podejście do wdrożenia technologii. Zastosowane narzędzia zostały precyzyjnie skonfigurowane pod specyfikę organizacji, co pozwoliło na zbudowanie środowiska dostosowanego do aktualnych i przyszłych wyzwań.

Elastyczne dostosowanie technologii do realnych potrzeb biznesowych leży u podstaw działań Incube CPM jako #butikuCFO. Z wykorzystaniem światowej klasy systemów CPM tworzymy rozwiązania modernizujące procesy finansowe firm pozwalając im na dalszy rozwój bez długu technologicznego i manualnej pracy.