Rolling forecast – dlaczego coraz więcej firm rezygnuje z rocznego budżetu?

Rolling forecast to metoda planowania polegająca na regularnym aktualizowaniu prognoz biznesowych. Zamiast tworzyć jeden plan na cały rok, organizacja stale rozszerza prognozę o kolejne miesiące lub kwartały.

Najczęściej firmy utrzymują horyzont planistyczny wynoszący 12, 15 lub 18 miesięcy. Po zakończeniu każdego okresu prognoza jest aktualizowana i uzupełniana o kolejny miesiąc lub kwartał. Dzięki temu przedsiębiorstwo przez cały czas dysponuje aktualnym spojrzeniem na przyszłość.

Najważniejszą różnicą między budżetem a rolling forecast jest cel obu procesów. Budżet służy przede wszystkim kontroli realizacji planu, natomiast prognoza krocząca wspiera podejmowanie bieżących decyzji biznesowych.

Rzeczywistość biznesowa zmienia się znacznie szybciej. Zmieniają się ceny, koszty, zachowania klientów i sytuacja rynkowa. Organizacja nadal posiada budżet, ale coraz częściej nie odzwierciedla on aktualnych warunków prowadzenia biznesu.

Problemem jest również sam proces budżetowania. W dużych organizacjach angażuje on wiele osób, wymaga konsolidacji danych z różnych działów i licznych uzgodnień. Efektem jest dokument, którego przygotowanie pochłania dużo czasu, a jego wartość operacyjna szybko maleje.

Największą zaletą rolling forecast jest możliwość szybkiego reagowania na zmiany. Regularna aktualizacja prognoz pozwala wcześniej zauważyć spadek sprzedaży, wzrost kosztów czy pogorszenie płynności finansowej. Dzięki temu zarząd ma więcej czasu na podjęcie działań korygujących i może podejmować decyzje w oparciu o aktualną sytuację biznesową.

Rolling forecast ułatwia również:

• wcześniejsze identyfikowanie zagrożeń,
• lepsze zarządzanie płynnością finansową,
• analizę różnych scenariuszy biznesowych,
• skuteczniejsze zarządzanie ryzykiem,
• szybsze reagowanie na zmiany rynkowe.

Przez wiele lat działy finansowe koncentrowały się przede wszystkim na raportowaniu wyników historycznych i wyjaśnianiu odchyleń od budżetu. Dziś od zespołów FP&A i controllingu oczekuje się czegoś więcej – wsparcia decyzji biznesowych w oparciu o aktualne dane i prognozy.

Rolling forecast wpisuje się w tę zmianę. Zamiast odpowiadać wyłącznie na pytanie „Co się wydarzyło?”, pomaga odpowiedzieć na znacznie ważniejsze pytanie: „Co najprawdopodobniej wydarzy się dalej?”

Dzięki regularnej aktualizacji prognoz organizacja może wcześniej reagować na zmiany rynkowe, lepiej zarządzać ryzykiem i skuteczniej wykorzystywać pojawiające się szanse biznesowe.

Dużą zaletą prognozowania kroczącego jest również możliwość analizy różnych scenariuszy. Zamiast opierać decyzje na jednym zestawie założeń, przedsiębiorstwa mogą przygotowywać warianty optymistyczne, bazowe i pesymistyczne, uwzględniając zmiany sprzedaży, kosztów, kursów walut czy cen surowców.

Dzięki temu zarząd otrzymuje nie tylko jedną prognozę, ale także wiedzę o konsekwencjach różnych scenariuszy biznesowych. To pozwala szybciej podejmować decyzje i lepiej przygotować organizację na niepewność.

Choć oba procesy wspierają planowanie finansowe, ich zadania są zupełnie inne.

Tradycyjny budżet: 

• przygotowywany jest zazwyczaj raz w roku,
• opiera się na założeniach przyjętych przed rozpoczęciem okresu budżetowego,
• służy głównie kontroli realizacji planu.

Rolling forecast: 

• jest regularnie aktualizowany,
• wykorzystuje najbardziej aktualne dane,
• wspiera bieżące decyzje biznesowe,
• umożliwia analizę wielu scenariuszy.

Rolling forecast wymaga regularnej aktualizacji danych, szybkiej konsolidacji informacji oraz możliwości analizowania wielu scenariuszy jednocześnie.

W środowisku opartym wyłącznie na Excelu proces ten szybko staje się czasochłonny i podatny na błędy. Dane znajdują się w wielu plikach, są aktualizowane przez różne osoby i nie zawsze pozostają spójne.

Dlatego coraz więcej organizacji wdraża rozwiązania klasy Corporate Performance Management (CPM).

Z naszego doświadczenia w Incube wynika, że platformy takie jak OneStream pozwalają znacznie usprawnić proces planowania i prognozowania. Wspólny model danych, automatyczna aktualizacja prognoz oraz możliwość analizowania wielu scenariuszy sprawiają, że zespoły finansowe mogą poświęcić więcej czasu na analizę i wspieranie decyzji biznesowych, zamiast na ręczne przygotowywanie arkuszy.

Niekoniecznie. W wielu organizacjach budżet i rolling forecast funkcjonują równolegle. Budżet nadal pełni rolę formalnego planu finansowego wykorzystywanego do raportowania czy wyznaczania celów.

Prognoza krocząca staje się natomiast narzędziem wspierającym codzienne zarządzanie przedsiębiorstwem. Szczególnie dobrze sprawdza się w branżach, które działają w dynamicznym otoczeniu i muszą szybko reagować na zmieniające się warunki rynkowe.

Zmieniające się otoczenie biznesowe sprawia, że przedsiębiorstwa potrzebują nie tylko planów, ale przede wszystkim aktualnych prognoz.

Rolling forecast pozwala regularnie aktualizować przewidywania, szybciej identyfikować zagrożenia i podejmować decyzje w oparciu o bieżące dane. Dlatego coraz więcej organizacji traktuje prognozowanie kroczące nie jako uzupełnienie budżetu, lecz jako jeden z fundamentów nowoczesnego zarządzania finansami.