Dlaczego Excel hamuje budżetowanie w przedsiębiorstwie? Ukryte koszty i wady

Na pierwszy rzut oka arkusz kalkulacyjny wydaje się tani i wystarczający. Nie wymaga skomplikowanego wdrożenia, jest powszechnie dostępny i większość pracowników potrafi się nim posługiwać. W praktyce jednak Excel generuje wiele ukrytych kosztów, które z czasem stają się znaczącym obciążeniem.

Łączenie danych z wielu działów, kopiowanie arkuszy i przygotowywanie konsolidacji finansowej to godziny, a nierzadko dni pracy zespołu. Każda zmiana wymaga ręcznego przeformatowania i weryfikacji.

Formuły nadpisane przypadkowo przez pracownika, źle zdefiniowane zakresy, nieaktualne pliki, jeden drobny błąd może zaburzyć cały budżet i prowadzić do nietrafnych decyzji.

Pliki wysyłane mailowo lub współdzielone w folderach powodują chaos. Która wersja jest aktualna? Kto wprowadził zmiany? Brak centralnego repozytorium utrudnia śledzenie historii zmian oraz odpowiedzialności za wprowadzane modyfikacje.

Im większa organizacja i im bardziej skomplikowany budżet, tym trudniej utrzymać spójność danych w arkuszach. Excel zaczyna spowalniać, pliki stają się zbyt ciężkie, a liczba makr jest trudna do opanowania. 

Excel nie jest narzędziem zaprojektowanym do płynnej wymiany danych z ERP, systemami HR czy CRM. Importy i eksporty odbywają się ręcznie lub przez skrypty, co dodatkowo zwiększa podatność na błędy.

Excel nie zniknie z finansów i nie musi. Nadal jest świetnym narzędziem do ad-hocowych analiz czy prostych kalkulacji. Ale w procesach budżetowych warto oprzeć się na dedykowanych systemach planistycznych takich jak IBM Planning Analytics. To nowoczesne, zintegrowane narzędzie do planowania finansowego, które oferuje szereg funkcji eliminujących problemy, z którymi spotykają się użytkownicy Excela.

Zamiast dziesiątek plików i nieskończonych wersji arkuszy, wszyscy w organizacji korzystają z tych samych, aktualnych danych. Planowanie staje się przejrzyste, a współpraca między działami znacznie łatwiejsza.

Narzędzie automatycznie aktualizuje dane, a to oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów, pozwalając zespołom skupić się na analizie, a nie na manualnym wprowadzaniu danych.

Dane z ERP, CRM czy innych źródeł trafiają bezpośrednio do modelu budżetowego. Dzięki temu budżet i prognozy zawsze odzwierciedlają rzeczywistość, a zespół nie traci energii na kopiowanie i wklejanie informacji.

Dzięki rozbudowanym funkcjom analitycznym i wizualizacjom użytkownicy mogą łatwo tworzyć raporty i prognozy, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji na podstawie danych.

Narzędzie jest elastyczne i skalowalne, idealne zarówno dla małych firm, jak i dużych organizacji, zapewniając efektywność na każdym etapie rozwoju firmy.