Co, jeśli budżet operacyjny nie jest powiązany ze strategią firmy? Zastanawiając się głębiej nad tym tematem, który wchodzi w skład naszego cyklu „Wyzwania budżetowania w dużej firmie”, trzeba się trochę cofnąć. Pierwsze pytanie, które należy zadać, to czy w firmie w ogóle istnieje strategia?
Strategia firmy lub jej brak jako wyzwanie budżetowania
Wbrew pozorom, nie jest to naturalne, że pełna strategia firmy jest funkcjonującym dokumentem, znanym wszystkim, z jasno określonymi celami strategicznymi i tym określeniem dokąd firma zmierza. Większość firm nie ma strategii rozumianej w ten sposób, a rolę pełnej strategię pełni, tzw. strategia wyłaniającą się. Technicznie rzecz biorąc firma może funkcjonować bez formalnie sprecyzowanej strategii, jednak brak strategii może prowadzić do problemów i ograniczać potencjał rozwoju firmy. Firmy najczęściej nie posiadają startegi, ponieważ:
- Nie mają świadomości strategicznej: właściciele firmy lub kierownictwo mogą nie zdawać sobie sprawy z istoty i korzyści wynikających z posiadania strategii. Mogą skupiać się na codziennych operacjach i reakcjach na natychmiastowe problemy, nie doceniając znaczenia długoterminowego planowania.
- Brakuje wiedzy lub umiejętności: niektóre firmy mogą nie posiadać wewnętrznej wiedzy lub umiejętności, aby opracować i wdrożyć strategię. Mogą brakować doświadczenia w zakresie planowania strategicznego, analizy rynku, identyfikowania konkurencyjnych przewag czy ustalania celów strategicznych.
- Funkcjonują na mała skalę: niewielkie przedsiębiorstwa, zwłaszcza te prowadzone przez pojedyncze osoby lub z niewielkim zespołem, mogą być skoncentrowane na bieżących zadaniach i operacjach, a nie na planowaniu strategicznym. W takich przypadkach strategia może być mniej formalna lub nieformalna.
Budżet operacyjny, a strategia firmy
Brak powiązania budżetu operacyjnego z strategią firmy może prowadzić do szeregu problemów i utrudnień dla organizacji. Oto kilka konsekwencji braku tego powiązania:
- Rozproszenie zasobów: bez powiązania budżetu operacyjnego z strategią, istnieje ryzyko rozproszenia zasobów organizacji na nieistotne cele lub inicjatywy. Może to prowadzić do marnowania czasu, energii i pieniędzy na działania, które nie przyczyniają się do osiągania strategicznych celów firmy.
- Brak priorytetów: powiązanie budżetu z strategią pomaga ustalić priorytety inwestycji i wydatków. Jeśli te dwie sfery nie są zsynchronizowane, istnieje ryzyko alokacji zasobów na projekty o niskiej wartości strategicznej, podczas gdy ważne inicjatywy mogą pozostać niedofinansowane.
- Trudności w monitorowaniu postępów: powiązanie budżetu operacyjnego z strategią umożliwia śledzenie postępów w realizacji celów strategicznych. Jeśli nie ma takiego powiązania, trudniej jest ocenić, czy działania operacyjne przynoszą oczekiwane rezultaty i przyczyniają się do osiągnięcia strategicznych wskaźników wydajności.
- Brak odpowiedzialności: powiązanie budżetu z strategią pomaga ustalić odpowiedzialność za wyniki i efektywność działań. Gdy brakuje tego powiązania, może być trudniej ustalić, kto jest odpowiedzialny za realizację strategicznych celów i podejmowanie decyzji zgodnie z strategią firmy.
- Brak elastyczności: strategia firmy powinna być dynamiczna i elastyczna, aby dostosować się do zmieniającego się otoczenia biznesowego. Powiązanie budżetu operacyjnego z strategią umożliwia szybkie reagowanie na zmiany i realokację zasobów w celu osiągnięcia strategicznych celów. Bez tego powiązania organizacja może być bardziej sztywna i niezdolna do dostosowania się do nowych warunków rynkowych.
- Brak planowania długoterminowego: powiązanie budżetu operacyjnego z strategią pomaga ustalić priorytety inwestycji i wydatków na dłuższy okres czasu. Bez takiego powiązania, trudno jest planować wydatki długoterminowe, co może prowadzić do braku stabilności finansowej w przyszłości.
Kluczowa funkcja działu finansowego
W związku z wyżej przedstawionymi wyzwaniami związanymi z brakiem powiązania budżetu operacyjnego oraz strategii firmy, dział finansowy i jego leaderzy są odpowiedzialni za właściwą współpracę w tym obszarze. Dział finansowy powinien współpracować z innymi działami w celu ustalenia priorytetów inwestycyjnych oraz dostosowywania budżetu do zmieniających się warunków rynkowych oraz monitorować realizację budżetu i dokonywać jego regularnej oceny, aby zapewnić, że środki finansowe są alokowane w sposób efektywny i zgodny z celami firmy.