Excel gehört zweifelsohne zu den weltweit am meisten genutzten Business-Tools. Das Produkt wird seit mehr als 30 Jahren zur Erhebung und Analyse von Daten weithin verwendet. Im Zuge der Entwicklung und des globalen Fortschritts der digitalen Transformation hat Microsoft die Funktionalität von Excel kontinuierlich um zusätzliche Module wie Power Query, Power Pivot, Power Map, Virtual Basic for Application (VBA) und Power View erweitert. Das letzte Modul wurde ziemlich schnell in ein getrenntes Projekt umgewandelt, das jetzt als Power BI bekannt ist. Können all diese Tools die professionellen CPM-Lösungen ersetzen? Wofür werden sie verwendet? Welche Probleme können bei der Integration von Excel und Power BI auftreten? Wir werden versuchen, alle diese Fragen im vorliegenden Artikel zu beantworten.
Datenanalyse – was genau ist Power BI und wozu dient es?
Eine der innovativen Ergänzungen des Excel-Programms war das Power View-Modul, das einfach abgesondert wurde, da es nicht möglich war, seine Funktionalitäten in der Excel-Technologie weiter zu entwickeln. Die Excel-Kenntnisse sind bei der Verwendung von Power BI, das wie Power View die Analyse von Daten und ihre Visualisierung in Dashboards ermöglicht, zweifelsohne sehr nützlich. Eine wirksame Unternehmensführung ist viel einfacher, wenn alle Schlüsselindikatoren in Echtzeit aktualisiert werden. Der Power BI-Dienst ist derzeit in einer kostenlosen Desktop- oder Online-Cloud-Version und einer kostenpflichtigen Pro-Version erhältlich, die für die anspruchsvollsten Benutzer bestimmt wurde. Einer der vielen Vorteile dieser Lösung ist die Möglichkeit, Datenmodelle zu importieren, die in Excel erstellt wurden. Es ist insbesondere unter dem Gesichtspunkt der Digitalisierung des Unternehmens von Bedeutung, da es die Integration von Tools wesentlich erleichtert. Die Möglichkeit, problemlos von Excel zu Power BI zu wechseln, löst auch eine Reihe von Problemen, die mit der kompatiblen Formatierung von historischen Daten verbunden sind.
Es ist jedoch zu merken, dass die Analyse von Daten in Excel oder Power BI für eine vollständige und zuverlässige Datenanalyse nicht ausreicht. Problematisch im Falle des Excel-Tools ist trotz seiner umfangreichen Funktionen die Lesbarkeit und die Art der Darstellung der Daten. Der Nachteil von Power BI, in dem wir diese Daten visualisieren können, besteht darin, dass es mit Hilfe von diesem Werkzeug nicht möglich ist, große, variable und vielfältige Datensätze zu analysieren, so dass es sich nicht als Big-Data-Tool eignet. Analysten beschweren sich auch über die eingeschränkte Datenaktualisierung, was die Arbeit in einem internationalen Umfeld erschwert, sowie über die fehlende Möglichkeit, im Live-Modus zu arbeiten. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, die Unternehmensführung auf operativer, strategischer oder taktischer Ebene mit CPM-Lösungen zu erweitern.
Unternehmensführung im SMB-Segment
Die effektive Unternehmensführung ist eine der größten Herausforderungen für jeden Unternehmer. Bei kleineren und mittelgroßen Unternehmen werden mit diesem Zweck heute sehr häufig ERP-Systeme eingesetzt. Die Möglichkeit, die Module an die Spezifik der Branche anzupassen, ist sicherlich der größte Vorteil einer speziellen Software. Langfristig ist es jedoch nicht möglich, ein Unternehmen zu führen, das fast vollständig von einem Softwarelieferanten abhängig ist. Eine hervorragende Alternative zu ERP-Lösungen, die sich sowohl für kleinere, mittlere, als auch für größere Unternehmen eignet, ist moderne CPM-Software. Systeme dieser Art sind vor allem darauf gerichtet, die finanzielle Effizienz des Unternehmens zu steigern. Erwähnenswert ist auch, dass sie im Gegensatz zu ERP-Software außerhalb der Transaktionsschicht liegen. Dadurch kann die Digitalisierung des Unternehmens schnell und effektiv durchgeführt werden. Ein ideales Beispiel dafür sind Unternehmen, die sich im Rahmen der Kostenersparnisse entschieden haben, ein generisches ERP-System einzuführen. Ein solches Szenario ist potenziell das kostspieligste und problematischste, da die Einführung von jeglichen Änderungen äußerst zeitaufwändig ist.
Datenerhebung – wozu brauchen wir Power Query?
Die Digitalisierung eines Unternehmens beginnt in den meisten Fällen mit der Einführung eines elektronischen Dokumenten-Workflows. Die Zentralisierung von Daten in einem System (z. B. CPM) ist nicht nur aus Sicherheits-, sondern auch aus Zuverlässigkeitsgründen äußerst wichtig. Die Erhebung von Daten aus mehreren Business-Einheiten ist wesentlich einfacher, wenn sie alle in der Lage sind, die Daten in demselben oder in einem kompatiblen Format zu liefern.
Zur Vereinheitlichung der Form und zur Integration von Daten aus verschiedenen Quellen wird häufig Excel verwendet, das dank des Power Query-Moduls sogar mit CSV-Dateien, die sich über mehrere Gigabyte erstrecken, arbeiten kann. Es bietet auch die Möglichkeit, sich wiederholende Abläufe in Form von einzelnen Makros zu automatisieren, die bei Bedarf mithilfe einer einfachen Sprache M erweitert werden können. Die Kenntnisse von Power Query ermöglichen vor allem die Organisation und Erhebung von Daten aus verschiedenen Quellen (z. B. lokale Dateien, Clouds oder Online-Plattformen). Bevor eine Analyse oder Präsentation durchgeführt wird, sind die Daten in das richtige Format zu überführen und sie von möglichen Fehlern und Artefakten zu bereinigen. Empfehlenswert ist auch die Überprüfung der Daten auf das Vorhandensein so genannter falsch negativer und falsch positiver Ergebnisse, da solche Ergebnisse die Genauigkeit der Prognosen verringern. Der Nachteil dieser Lösung ist die fehlende automatische Aktualisierung und der komplizierte Reporting-Prozess. Ein normaler Geschäftsanwender ohne erforderliche technische Kompetenz wird nicht imstande sein, die erforderlichen Reporte oder Dashboards zu erstellen. Um die Geschäftsabläufe und den Zugang zur Analytik für die meisten Mitarbeiter zu erleichtern, lohnt es sich, über eine bedienungsfreundliche CPM-Software nachzudenken.
Warum ist das Daten-Reporting mit Power BI mit einer hohen Fehlerquoten verbunden?
Power BI ist eines von vielen Tools, mit denen das Daten-Reporting mit Dashboards, die in Echtzeit aktualisiert werden, automatisiert werden kann. Das Problem besteht grundsätzlich in der Kompatibilität der Formate und der entsprechenden Definition der Beziehungen zwischen den verschiedenen Datenbanken. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier natürlich in der sachkundigen Konfiguration der Software und der entsprechenden Datenstruktur. Leider herrscht in mittleren und großen Unternehmen in leitenden Positionen (z.B. CFO – Chief Financial Officer) oft eine falsche Überzeugung, Power BI sei die bestmögliche Lösung für Planung, Analyse und Reporting. In der Praxis ist es nur ein übliches Werkzeug, dessen Funktionen durch jede professionelle CPM-Software erfolgreich ersetzt werden können. Hohe Fehlerquoten in Power BI-Dashboards resultieren meist aus unprofessionell verarbeiteten Daten und falsch konfigurierten Beziehungen zwischen den Quellen.