Niewłaściwe zarządzanie przepływami pieniężnymi (gotówką) w firmie może doprowadzić do poważnych problemów finansowych, a nawet bankructwa. To problem, z którym zmaga się wiele organizacji (większość firm nie planuje zarządzania gotówką – ani w krótkim, ani w długim terminie). Z pomocą przychodzi cashflow – dokument, który obrazuje sytuację finansową przedsiębiorstwa. Jak organizacje mogą poradzić sobie z wyzwaniami związanymi z planowaniem i zarządzaniem gotówką? Jak cashflow pomaga ustabilizować sytuację finansową firmy?

Czym jest cashflow?

Cashflow (sprawozdanie z przepływu środków pieniężnych) to jeden z elementów sprawozdania finansowego firmy. Ów dokument podsumowuje przepływ gotówki, uwzględniając przy tym źródła dochodów i sposób rozdysponowania pieniędzy. Wszystkie dane muszą zostać umieszczone dokładnie, bezbłędnie – tu nie liczą się szacunki. Cashflow pomaga szybko ocenić stopień płynności finansowej przedsiębiorstwa. Dzięki niemu wiadomo, jak dane przedsiębiorstwo radzi sobie z regulacją zobowiązań (np. płace, rachunki) czy skutecznością w ściąganiu należności.

Cashflow to wskaźnik, który należy monitorować na bieżąco. Pokazuje, jakim torem powinna podążać firma – ograniczyć działalność, utrzymać kurs czy się rozwijać.

Jak monitorować cashflow?

Każdy przedsiębiorca powinien skrupulatnie monitorować przepływy pieniężne. Istnieją specjalne wskaźniki, które pomagają ocenić efektywność działań – KPI (Key Performance Indicators). Wybór właściwych KPI dla cashflow zależy od rodzaju działalności prowadzonej przez firmę. Istnieje jednak kilka uniwersalnych wskaźników, które można stosować we wszystkich branżach:

• Cash conversion cycle (CCC) – bardzo ważny wskaźnik, który określa, ile dni potrzebuje przedsiębiorstwo, by przekształcić zapasy w gotówkę. Jego wartość jest uzależniona od czasu ścisłej pracy (np. procesu produkcji) i czasu potrzebnego na spłatę długów. Im krótszy CCC, tym lepiej.
• Debtors days – wskaźnik określający, ile dni organizacja potrzebuje na spłatę swoich długów. Podobnie jak CCC: Im krótszy, tym lepiej – to oznacza, że firma potrafi szybko spłacić swoje zobowiązania.
• Inventory turnover – wskaźnik, który określa, jak prędko przedsiębiorstwo przekształca zapasy w gotówkę. Im wyższy, tym lepiej – to oznacza, że firma potrafi sama skutecznie zarządzać swoimi zapasami i przekształcać je w gotówkę.
• Free cash flow – wskaźnik określający, jak wiele pieniędzy zostanie organizacji, gdy zostaną już pokryte koszty operacyjne i inwestycje. Im wyższy, tym lepiej – to oznacza, że firma jest w stanie generować dodatkowe pieniądze.
• Operating cashflow ratio – wskaźnik, który określa, ile pieniędzy firma generuje z działań biznesowych (porównując wynik z kosztami). Im wyższy, tym lepiej – to oznacza, że firma potrafi zarządzać gotówką.

Cashflow – na jakie problemy może napotkać firma?

Cashflow składa się z przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej firmy (większość majątku przedsiębiorstwa), przepływów pieniężnych netto z działalności inwestycyjnej (wszystko, co powiązane z inwestowaniem), przepływów pieniężnych netto z działalności finansowej (np. finansowanie zewnętrzne).

Jego tworzenie nieraz przysparza jednak kłopotów. Jakie są najważniejsze problemy, z którymi mogą zderzyć się przedsiębiorstwa przy realizacji cashflow?

• Niewłaściwe delegowanie odpowiedzialności za realizację zadań – nieterminowe płatności to zmora przedsiębiorców. Utrudnione zarządzanie gotówką może mieć związek z przeciążeniem działu finansów i księgowości – być może należy wprowadzić zmiany administracyjne?
• Brak dokładnej wiedzy o aktualnych kosztach, wydatkach, przepływach pieniężnych – każdej firmie przydadzą się narzędzia controllingowe (ułatwiają prognozowanie gotówki). Bez nich trudno jest prawidłowo kontrolować cashflow – przecież potrzebne są tylko aktualne informacje.
• Brak bieżącej wiedzy na temat realizacji budżetu projektów, usług – tutaj remedium stanowią nowoczesne systemy CPM, które monitorują realizację zadań poszczególnych działów i pracowników.
• Bałagan w zestawieniach faktur sprzedażowych i zakupowych – nagromadzenie zbyt dużej ilości dokumentów niechybnie doprowadzi do błędów. Potrzebne są odpowiednie narzędzia do zarządzania płatnościami, np. Elektroniczny Obieg Dokumentów.
• Nieumiejętne zarządzanie zapasami – w rezultacie dochodzi do zaburzenia rentowności i przepływów pieniężnych w firmie. Niestabilne koszty surowców mogą być trudne do przewidzenia i zarządzania. Złym znakiem są też niedobory środków (spowodowane nieregularnością wpływów i stale rosnącymi wydatkami).
• Zmiany w otoczeniu rynkowym, które mogą zaburzać prawidłowe zarządzanie gotówką – np. recesja gospodarcza, wahania kursów walut.
• Trudności z kontrolowaniem swoich przepływów finansowych – to może prowadzić do nieplanowanych wydatków i – co za tym idzie – nadmiernego zadłużenia.

Zarządzanie cashflow – krótkoterminowe i długoterminowe

Zarządzanie gotówką długoterminowo wynika z zaniedbania spłat krótkoterminowych. Krótkoterminowe zarządzania cashflow dotyczy jedynie bieżących płatności (z terminem miesięcznym). Aby przepływy pieniężne były realizowane wzorcowo, konieczne jest zbudowanie modelu, który przełoży sprzedaż na spływ gotówki (płatność gotówką, kartą i systemami płatniczymi).

Warto zainwestować w narzędzia, które pomogą monitorować przepływ gotówki – np. Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD). Taka aplikacja może usprawnić obieg faktur. Systemy transakcyjne ERP różnią się od oddzielnych systemów obiegu faktur – pierwsze rozwiązanie pozwala zatwierdzać automatycznie faktury do zapłaty. Druga opcja wymaga wykonania wielu kroków, wymaga więcej pracy.  

Dobrą praktyką w księgowości jest zaksięgowanie rachunków i wyciągów bankowych, a także powiązanie wpłaty klienta z dokumentem, fakturą. Pracownicy tegoż działu z niecierpliwością czekają na KSeF (Krajowy System e-Faktur), czyli platformę do elektronicznego wystawiania i otrzymywania faktur.

Jak automatyzacja procesów biznesowych wpływa na cashflow?

Automatyzacja procesów biznesowych przydaje się przy zwiększaniu efektywności zarządzania przepływami gotówkowymi. Szczególną uwagę warto zwrócić na rozwiązania chmurowe, które gwarantują dostęp do najnowszych technologii i trendów w zakresie zarządzania finansami.

Jakie zalety płyną z automatyzacji? Pozwala ona na szybką i łatwą analizę danych. Przedsiębiorca może stale monitorować stan kont i prognozować przepływy gotówki, dzięki czemu nie musi się martwić np. czy wypłaci pracownikom wynagrodzenia na czas.

Inwestycja w rozwiązania do automatyzacji może – w dłuższej perspektywie – przynieść znaczne oszczędności.