Kontrolowanie finansów to ważny proces, mający na celu dostarczenie dokładnych i aktualnych informacji. To pozwoli kierownictwu podejmować świadome decyzje biznesowe. Co pomaga w sprawnym zarządzaniu finansowym? Controlling finansowy to nowoczesne rozwiązanie, polecane do przedsiębiorstw każdej wielkości. Jego najważniejszym celem jest monitorowanie, analizowanie i kontrolowanie działań finansowych przedsiębiorstwa. Jakie korzyści płyną z controllingu finansowego?
Czym jest controlling finansowy?
Controlling finansowy to system zarządzania finansami. Udostępnia cenne dla zarządu dane i informacje. Obejmuje szeroki zakres działań (budżetowanie, raportowanie, analiza kosztów, prognozowanie). Warto wdrażać go w obszarach działalności kluczowych dla funkcjonowania spółki, w zależności od typu realizowanych celów.
Wielkość firmy nie ma znaczenia – controlling finansowy może być obecny nie tylko w dużych, ale i średnich, małych przedsiębiorstwach. Dowolność wynika z faktu, że każda firma ma wyznaczone do realizacji cele, które może osiągnąć właśnie z pomocą tego narzędzia. Controlling finansowy znajduje zastosowanie także w organizacjach non-profit (różnicą między nimi a firmami, które mają przynosić zysk, są jedynie wyniki i rezultaty poszczególnych podmiotów).
Istnieje różnica między rachunkowością zarządczą a controllingiem finansowym. Aby podejmowane decyzje były trafne, należy zapewnić odpowiednie informacje, za których dostarczanie odpowiada właśnie rachunkowość zarządcza. Controlling natomiast, jako narzędzie zarządzania, ma utrzymywać przedsiębiorstwo na drodze do osiągnięcia wyznaczonych celów.
Na czym polega controlling finansowy?
Controlling finansowy opiera się na ustalaniu standardów lub celów, mierzeniu odchyleń w ich realizacji oraz rekomendowaniu działań korygujących. Wprowadza systematyczną analizę, monitorowanie i kontrolę nad wskaźnikami finansowymi, takimi jak przychody, koszty, zyski, płynność finansowa, rentowność czy efektywność inwestycji. Dzięki niemu firma może dokonywać skutecznej oceny swojej sytuacji finansowej, prognozować przyszłe wyniki oraz podejmować odpowiednie działania korygujące. To system wspomagający zarządców, zapewniający dostęp do najważniejszych danych i kluczowych informacji.
Jakie są poszczególne etapy controllingu finansowego?
Opiera się ona na cyklu zarządzania finansami, który składa się z następujących etapów:
- Planowanie. To działanie polega na ustalaniu celów finansowych, budżetowaniu, przygotowywaniu planów operacyjnych oraz określeniu wskaźników i metryk do monitorowania.
- Monitorowanie. Bardzo ważny etap. Podczas niego następuje bieżące śledzenie wyników finansowych – porównując do założeń i budżetu. Dokonuje się wtedy też analiza wskaźników finansowych oraz identyfikacja ewentualnych odchyleń.
- Analiza. Następuje wtedy szczegółowa analiza wyników finansowych, ocena efektywności działań przedsiębiorstwa, identyfikacja przyczyn odchyleń. Na podstawie wymienionych analiz podejmuje się decyzje korygujące.
- Raportowanie, czyli przygotowywanie raportów finansowych i prezentacja wyników kierownictwu. Raporty nie mogą mieć dowolnej formy – powinny być klarowne, zwięzłe, pełne istotnych informacji.
- Działania korygujące – ostatni etap. Podejmowane są one na podstawie analiz i raportów w celu osiągnięcia założonych celów finansowych.
Jakie są zalety controllingu finansowego?
Controlling finansowy ma wiele zalet – wszystkie one przyczyniają się do efektywnego zarządzania finansami w organizacji. Przede wszystkim: zapewnia dokładne monitorowanie i kontrolę nad wynikami finansowymi przedsiębiorstwa. Właściciele firm często chwalą to rozwiązanie za dużą oszczędność czasu, lepszą optymalizację kosztów, poprawę płynności finansowej, wyraźny wzrost marży i wyników organizacji. Udowodniono, że przedsiębiorcy, którzy stykają się w swojej działalności z controllingiem finansowym, mają większe poczucie bezpieczeństwa i łatwiej podejmują decyzje odnośnie do zatrudnienia, inwestycji, rozwoju firmy.
To jednak nie wszystko. Controlling finansowy pomaga zarządzać ryzykiem finansowym i unikać nieprzewidzianych sytuacji. Przyczynia się do skuteczniejszego, efektywniejszego planowania i prognozowania przyszłych wyników finansowych. Dzięki rozbudowanym analizom finansów przedsiębiorcy wiedzą, jakie praktyki w ich biznesie wymagają eliminacji, i skupiają się tylko na tych działaniach, które generują najlepsze wyniki.
Controlling finansowy umożliwia dokładne śledzenie wydatków operacyjnych, jednocześnie identyfikując obszary, z których można wygenerować oszczędności – zapewnia monitorowanie kosztów, przepływów finansowych i budżetów na wysokim poziomie. Pomaga częściej wykrywać problemy, zapobiegać potencjalnym kryzysom finansowym. Pracownicy, którzy czerpią z danych i analiz finansowych, lepiej rozumieją rynkowe trendy i potrafią wykorzystać nowe możliwości rynkowe. Rozwiązanie daje możliwość wprowadzania ewentualnych korekt do strategii organizacji. Wspiera proces budżetowania i alokacji zasobów na odpowiednie cele. Pozwala szybko zidentyfikować problemy i odchylenia od założonych celów.
Controlling finansowy to rewolucja w każdej firmie. Dzięki dokładnym analizom i rzetelnym danym kierownictwo może podejmować bardziej świadome wybory biznesowe i zminimalizować ryzyko przy zarządzaniu.
Ponadto controlling finansowy jest niezbędny budowie kultury organizacyjnej w firmie. Promuje podejście oparte na danych, co zachęca do analizy wyników i ciągłego poszukiwania sposobów poprawy efektywności działania organizacji.
Czy controlling finansowy ma wady?
Controlling finansowy ma kilka wad. Jego wdrożenie oraz obsługa może być czasochłonna i kosztowna (wymaga dostępu do aktualnych i wiarygodnych danych finansowych). Ponadto może powodować większe obciążenie firmy – to jest związane z koniecznością monitorowania i raportowania wyników finansowych. Wprowadzenie tego rozwiązania nie będzie bezbolesne – wymagane są szkolenia pracowników i dostosowywanie do nowego systemu istniejących procesów biznesowych.
Narzędzia stosowane w controllingu
W controllingu finansowym wykorzystuje się wiele narzędzi, pomagających w efektywnym zarządzaniu i podejmowaniu decyzji w organizacji – w szczególności kontrolerom i menadżerom. Mowa o:
- Systemach informacji zarządczej (MIS) – zintegrowanych platformach, które przetwarzają dane z różnych źródeł, by dostarczyć syntetyczne raporty, analizy. Zarządzają kluczowymi informacjami.
- Systemach ERP (Enterprise Resource Planning) – kompleksowych systemach informatycznych, które odpowiadają za integrację wszystkich procesów biznesowych – od produkcji i obsługę klienta po księgowość.
- Systemach Corporate Performance Management (CPM) opartych o Business Intelligence (BI) – platformach, które dostarczają zaawansowanych narzędzi analitycznych, wizualizacji danych i raportów. Umożliwiają szybkie i efektywne przetwarzanie informacji finansowych.
- Narzędziach do analizy danych, np. arkuszach kalkulacyjnych, oprogramowaniach do analizy danych – pozwalają tworzyć raporty finansowe, generować grafiki i wykresy, przeprowadzać analizy.
- Oprogramowaniu do budżetowania i planowania – wspomaga proces tworzenia i monitorowania budżetów, umożliwiając precyzyjne zarządzanie finansami.
Podsumowanie
Controlling finansowy stanowi kluczowy element skutecznego zarządzania rachunkowością firmy. Pomaga przedsiębiorcom w realizacji celów. Wspiera firmy w przygotowaniach na ewentualne problemy lub w całości zapobiega kłopotom. To rozwiązanie ma nieporównywalnie więcej zalet aniżeli wad. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi przyczynia się do osiągania rentowności, stabilności i rozwoju przedsiębiorstwa w dynamicznym środowisku biznesowym.