Excel jest bez wątpienia jednym z najpopularniejszych narzędzi biznesowych na całym świecie. Od ponad 30 lat jest on powszechnie wykorzystywany do zbierania i analizowania danych. Wraz z rozwojem i postępującą globalnie transformacją cyfrową Microsoft wzbogacał nieustannie funkcjonalność Excela o dodatkowe moduły takie jak Power Query, Power Pivot, Power Map, Virtual Basic for Application (VBA) czy Power View. Ostatni z nich przekształcony został dość szybko w osoby projekt, który obecnie znany jest jako Power BI. Czy wszystkie te narzędzia są w stanie zastąpić profesjonalny CPM? Do czego są one wykorzystywane? Jakie problemy wystąpić mogą w trakcie integracji Excela i Power BI? Na wszystkie te pytania postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.
Analiza danych – czym dokładnie jest Power BI oraz do czego służy?
Jednym z innowacyjnych dodatków do Excela był moduł Power View, który ze względu na brak możliwości dalszego rozwoju funkcjonalności w technologii Excela został po prostu wyodrębniony. Znajomość Excela niewątpliwie przydaje się w trakcie obsługi Power BI, które podobnie jak Power View pozwala na analizowanie danych i wizualizowanie ich w formie dashboardów. Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem jest dużo łatwiejsze, jeśli wszystkie kluczowe wskaźniki aktualizowane są w czasie rzeczywistym. Power BI dostępne jest obecnie w bezpłatnej wersji desktopowej lub online w chmurze oraz płatnej edycji Pro, która przeznaczona jest dla najbardziej wymagających użytkowników. Jedną wielu zalet tego rozwiązania jest możliwość wczytywania modeli danych, które utworzone zostały przy pomocy Excela. Jest to szczególnie istotnie z perspektywy digitalizacji przedsiębiorstwa, ponieważ ułatwia to znacznie integrację narzędzi. Możliwość płynnego przejścia z Excela do Power BI rozwiązuje też szereg problemów związanych z kompatybilnym formatowaniem danych historycznych.
Warto jednak pamiętać, że analiza danych w Excel czy Power BI nie wystarczy do prowadzenia pełnej i rzetelnej analityki. Problematyczna, w przypadku narzędzia Excel, mimo jego rozbudowanych funkcji, jest czytelność i sposób przedstawiania danych. Słabą stroną Power BI, w którym te dane możemy jasno zwizualizować, jest brak możliwości analizowania dużych, zmiennych i różnorodnych zbiorów danych, dlatego nie sprawdzi się jako narzędzie do big data. Analitycy narzekają również na ograniczenie w odświeżaniu danych, utrudniający pracę w środowisku międzynarodowym, i brak możliwości pracy w trybie live. W związku z tym zarządzanie biznesem na poziomie operacyjnym, strategicznym czy taktycznym, powinniśmy poszerzyć o software klasy CPM.
Zarządzanie przedsiębiorstwem w segmencie SMB
Efektywne zarządzanie firmą to jedno z największych wyzwań, z jakimi zmierzyć musi się każdy przedsiębiorca. W przypadku mniejszych i średnich przedsiębiorstw z segmentu SMB wykorzystuje się do tego obecnie bardzo często systemy ERP. Możliwość dopasowania modułów do specyfiki branży to z pewnością największa zaleta dedykowanego oprogramowania. W dłuższej pespektywie czasowej zarządzanie firmą uzależnioną niemalże w pełni od dostawcy oprogramowania nie jest jednak możliwe. Doskonałą alternatywą dla ERP, która sprawdzi się zarówno w mniejszych, średnich, jak i większych przedsiębiorstwach jest nowoczesne oprogramowanie typu CPM. Systemy tego typu mają na celu przede wszystkim zwiększenie wydajności finansowej firmy. Warto też zwrócić uwagę, że w przeciwieństwie do ERP są one ponad warstwą transakcyjną. To właśnie dzięki temu digitalizacja przedsiębiorstwa może przebiegać szybko i sprawnie. Doskonałym przykładem są tu firmy, które w ramach oszczędności zdecydowały się na wdrożenie generycznego ERP. Taki scenariusz jest potencjalnie najbardziej kosztowny i problematyczny, ponieważ implementacja jakichkolwiek zmian jest niezwykle czasochłonna.
Zbieranie danych – do czego potrzebne jest Power Query?
Digitalizacja firmy w większości przypadków zaczyna się od wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów. Centralizacja danych w ramach jednego systemu (np. CPM) jest niezwykle istotna nie tylko z perspektywy bezpieczeństwa, ale także ich rzetelności. Zbieranie danych z wielu jednostek biznesowych jest znacznie łatwiejsze, jeśli wszystkie są w stanie dostarczyć je w takim samym lub kompatybilnym formacie.
Do ujednolicania formy oraz integrowania danych z wielu źródeł bardzo często wykorzystuje się Excela, który dzięki modułowi Power Query jest sobie w stanie poradzić z nawet kilkunastogigabajtowymi plikami CSV. Oferuje on także możliwość automatyzacji powtarzalnych kroków w formie jednorazowych makr, które w razie potrzeby rozbudować można przy pomocy dosyć prostego języka M. Znajomość Power Query umożliwia przede wszystkim porządkowanie i gromadzenie danych z wielu źródeł (np. plików lokalnych, chmur lub platform online). Przed przystąpieniem do jakiejkolwiek analizy lub prezentacji trzeba je uszeregować je w odpowiednim formacie oraz oczyścić z potencjalnych błędów i artefaktów. Warto pamiętać też o zweryfikowaniu ich poprawności pod kątem obecności tzw. false negative i false positive, ponieważ wyniki tego rodzaju zmniejszają trafność prognoz. Wadą tego rozwiązania jest brak automatycznego odświeżenia oraz skomplikowany proces raportowania. Zwykły użytkownik biznesowy, bez odpowiednich kompetencji technicznych, nie będzie w stanie wykonywać potrzebnych raportów czy dashboardów. Aby ułatwić procesy biznesowe i dostęp do analityki dla większości pracowników, warto pomyśleć o prostym w obsłudze CPM.
Dlaczego raportowanie danych przy pomocy Power BI obarczone jest wysokim wskaźnikiem błędów?
Power BI to jedno z wielu narzędzi, które są w stanie zautomatyzować raportowanie danych przy pomocy aktualizowanych w czasie rzeczywistym dashboardów. Problemem jest z reguły kwestia zgodności formatu oraz odpowiedniego zdefiniowania relacji pomiędzy poszczególnymi bazami danych. Kluczem do sukcesu jest tu oczywiście umiejętna konfiguracja oprogramowania oraz odpowiednia struktura danych. Niestety w średnich i dużych firmach na stanowiskach wyższego szczebla (np. CFO – Chief Financial Officer) często panuje błędne przekonanie, iż Power BI jest najlepszym możliwym rozwiązaniem do planowania, analizowania i raportowania. W praktyce jest to jedynie zwykłe narzędzie, którego funkcje zastąpić może z powodzeniem każdy profesjonalny system CPM. Wysoki wskaźnik błędów w dashboardach Power BI wynika najczęściej z nieprofesjonalnie przetworzonych danych i błędnie skonfigurowanych relacji pomiędzy źródłami.