Spójność i porównywalność raportów finansowych wiążą się z istnieniem różnych wzorców. Na szczególne wyróżnienie zasługują dwa standardy rachunkowości o globalnym zasięgu, czyli Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej oraz Amerykańskie ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (US GAAP). W Polsce dodatkowo obowiązują Polskie Standardy Rachunkowości (PSR) czy Ustawa o rachunkowości.
Wszystkie wymienione standardy określają zasady sporządzania raportów finansowych (m.in. formaty, metody wyceny i prezentacji danych). Jeśli chodzi o MSSF 16 i US GAAP – przy typowych transakcjach wykazują one więcej podobieństw niż różnic i w większości bazują na podobnych koncepcjach. Różnice między tymi standardami zależą od różnych czynników – rodzaju firmy, warunków transakcji, praktyk branżowych, zasad polityki rachunkowości, interpretacji bardziej ogólnych zasad rachunkowości.
MSSF – podstawowe informacje
Standardy MSSF stanowią wzór w przestrzeganiu regulacji i norm rachunkowości na świecie. Zapewniają szczegółowy obraz kondycji finansowej firmy. Zarządy spółek wykorzystują MSSF 16 do sporządzania sprawozdań finansowych. Owe standardy dają możliwość porównania skonsolidowanych sprawozdań na gruncie międzynarodowym.
US GAAP – jakie elementy zawiera?
US GAAP zapewniają spójność i przejrzystość sprawozdań finansowych każdej firmy – takie obowiązkowe dokumenty przygotowuje się co miesiąc, rok. Najważniejszymi elementami US GAAP są:
- Sprawozdanie z sytuacji finansowej na koniec okresu – bilans, który przedstawia aktywa, pasywa i kapitał własny firmy.
- Sprawozdanie z całkowitych dochodów za dany okres – podkreśla zysk lub stratę za pewien czas.
- Zestawienie zmian w kapitale własnym za okres – uwzględnia wszelkie zmiany w kapitale każdego z interesariuszy.
- Zestawienie przepływów pieniężnych za okres – podsumowanie przepływu środków pieniężnych do i z firmy.
- Noty zawierające podsumowanie znaczących zasad (polityki) rachunkowości i inne informacje objaśniające.
Proces tworzenia raportów finansowych i zarządczych
Tworzenie i opracowywanie nowych raportów (finansowych lub zarządczych) można przedstawić w czterech krokach.
Na początku następuje określenie podstawowych wymagań. Jeśli chcesz ułatwić sobie życie w tej sprawie, odpowiedz na ważne pytania, np.
- jaki jest cel tworzenia raportu (czego ma dotyczyć)?
- co raport powinien zawierać (jakie informacje przedstawiać)?
- z jaką częstotliwością trzeba go opracowywać i rozpowszechniać?
- kto będzie adresatem dokumentu?
- kto powinien być odpowiedzialny za poprawne stworzenie raportu?
- jak rozpowszechniać raport?
- jakie dane można wykorzystać w raporcie?
Następny krok to budowa wzoru raportu (określenie, jakie znaczenie mają poszczególne informacje i jakie są źródła pochodzenia wybranych danych). Na tym etapie można wykorzystać narzędzia IT. Prawidłowo oszacowany raport zawiera takie treści jak:
- tytuł,
- data lub okres, z którego pochodzą umieszczone informacje,
- data sporządzenia raportu oraz datę wydruku (jeśli został rozpowszechniony w formie papierowej),
- nazwa firmy, stanowiska i osoby, która opracowała raport,
- podstawowe (ogólne) informacje o przedmiocie raportowania,
- wszystkie dane opisujące przedmiot raportowania (wskazane są tabele i wykresy),
- opcjonalnie można też umieścić: ocenę przedstawionych wyników analizy, wyjaśnienie przyczyn powstałych odchyleń (gdy jest to raport controllingowy), propozycję do wdrożenia działań korygujących.
Następnie należy określić listę dystrybucyjną raportu (finansowego lub zarządczego). Koniecznie poinformuj interesariuszy o jego strukturze, a także zakresie umieszczonych danych, dostępnych informacji. Ostatni krok to weryfikacja poprawności raportu. Można tego dokonać dwojako:
- Poprzez ponowny przegląd logiczności i jasności raportu (na podstawie specjalnej checklisty) – to najważniejsza czynność spośród wymienionych, której nie można pominąć,
- W wyniku symulacji wykorzystania raportu – to działania drugiego rzutu.
- Przez próbne wdrożenia raportu i analizę jego przydatności w rzeczywistych warunkach funkcjonowania organizacji – to alternatywna czynność.
Integralną częścią weryfikacji raportu (finansowego lub zarządczego) jest spotkanie z interesariuszami – podczas niego następuje konsultacja treści, zastosowań i sposobu dystrybucji dokumentu.
Automatyzacja raportowania finansowego i zarządczego
Automatyzacja raportowania finansowego pozwala wykorzystać możliwości konsolidacji i robotyzacji w rozwiązaniu. Obejmuje – przede wszystkim – czynności powtarzalne i łatwe do zaprogramowania (np. uzgodnienia wewnętrzne danych finansowych). Zaoszczędzisz czas – dzięki szybkiemu działaniu programu. System raportowania powinien dysponować scentralizowaną, spójną bazą przechowywania danych.
Można oczekiwać precyzyjnej kontroli pozycji kosztowych – dzięki codziennym aktualizacjom i sprawnym integracjom z rozproszonymi źródłami danych. To z kolei przedkłada się na uważną kontrolę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Automatyzacja raportowania finansowego nadaje także transparentności i wiarygodności danej firmie (nie ma nic do ukrycia).
Współdzielenie danych umożliwia lepszą współpracę. Dokładna analiza kosztów i przychodów może odnieść się tam, gdzie ręcznie nie dałoby się dotrzeć – do danych źródłowych na poziomie pojedynczych transakcji (zawdzięczamy to możliwości szybkiego drążenia).
Automatyzacja raportowania zarządczego niesie ze sobą jednakowe funkcjonalności, co w przypadku raportów finansowych.
Trendy w raportowaniu finansowym i zarządczym. Wpływ digitalizacji. Raportowanie ESEF
Raportowanie finansowe i zarządcze zmieniają się na skutek digitalizacji. W sprawozdawczości wewnętrznej szeregowi pracownicy i kierownicy stykają się z narzędziami i zmianami technologicznymi, np. Big Data, analityką predykcyjną, przetwarzaniem w chmurze, przetwarzaniem in-memory, aplikacjami mobilnymi.
W przypadku raportowania finansowego od wielu lat dominuje jeden trend – tworzenie raportów rocznych w natywnym internetowym formacie XHTML. Dokumentów księgowych nie udostępnia się już w postaci pliku PDF. O tym nurcie mówi ESEF (Jednolity Europejski Format Raportowania).
Jakie narzędzia pomogą w raportowaniu finansowym i zarządczym? Raportowanie XBRL
Incube CDM pozwala przekształcić manualne tworzenie raportów finansowych w wydajny, dokładny, skuteczny proces. Zaawansowane narzędzie Insight Software (CDM), działające przy pomocy dostawcy technologii Insight Software (w zakresie planowania i analizy finansowej, budżetowania, raportowania), ułatwia sprawozdawczość i odpowiada wszystkim wymogom stawianym przez taksonomię w standardzie MSSF. Nie musisz się martwić o niezgodność formatów, stracony czas czy błędy w arkuszach – program szybko sporządzi skonsolidowane raporty finansowe ESEF i MSSF w formacie Inline XBRL (iXBRL).