Przygotowanie sprawozdania finansowego to jeden z najważniejszych obowiązków niektórych przedsiębiorców. Owe dokumenty realizuje się w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych po zakończeniu obrotu finansowego. Sprawozdanie finansowe ma za zadanie przedstawić sytuację finansową danego podmiotu. Odbiorcą są osoby z zewnątrz, które nie znają firmy od środka, dlatego dokument musi spełnić określone warunki formalne. Jakie są to wymogi?

Co to jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który przedstawia aktualną sytuację finansową firmy i wyniki jej działalności. Nie może zabraknąć tu zatem informacji o: majątku, dochodach, aktywach przedsiębiorstwa. Dane w nim zgromadzone dotyczą konkretnego okresu (roku podatkowego).

Sprawozdanie finansowe należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Tworzenie sprawozdań finansowych to obowiązek spółek prowadzących tzw. pełną księgowość i podlegających przepisom Ustawy o rachunkowości, tj.:

• spółek z o.o, s.a., komandytowych, komandytowo-akcyjnych i innych, których przychód roczny przekracza równowartość 2 mln euro,
• banków,
• jednostek samorządu terytorialnego,
• oddziałów przedsiębiorstw zagranicznych.

Jakie znaczenie ma sprawozdanie finansowe?

W sprawozdaniu finansowym zestawiamy dane liczbowe z informacjami dodatkowymi. Te dokumenty podlegają specjalnym wymogom – zasadom wspólnym dla wszystkich jednostek zobowiązanych do sporządzania sprawozdania.

Informacje z tegoż ważnego dokumentu powinny zostać przedstawione w sposób zrozumiały dla osób niepowiązanych z danym podmiotem (z zewnątrz). Jednolita forma pozwala porównywać dane z różnych okresów. Widać zatem dynamikę rozwoju przedsiębiorstwa na przestrzeni określonego czasu.

Sprawozdanie finansowe a akty prawne

W Polsce obowiązują dwa akty prawne, określające formę sprawozdania finansowego. Są to: Ustawa o rachunkowości i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) – te drugie zostały przyjęte przez Unię Europejską. Większość podmiotów w Polsce podlega UoR. MSSF natomiast podlegają – obligatoryjne – skonsolidowane sprawozdania finansowe emitentów papierów wartościowych i banków (ze względu na międzynarodowy charakter działalności tych organizacji).

To nie wszystko. W przypadku kwestii, których nie poruszono w Ustawie o rachunkowości i Krajowych Standardach Rachunkowości (KSR), pozostałe polskie przedsiębiorstwa mogą (jeśli chcą) skorzystać z MSSF. Firmy zobowiązane do zastosowania MSSF muszą także korzystać z UoR w obszarach nieuregulowanych przez MSSF.

Jakich zasad należy przestrzegać podczas sporządzania sprawozdania finansowego?

Według Ustawy o rachunkowości sprawozdania finansowe przygotowuje się zgodnie z siedmioma zasadami: wiarygodności, porównywalności, terminowości, ciągłości, sprawdzalności, kompletności, zrozumiałości. Co to oznacza? M.in. to, że księgi rachunkowe należy prowadzić rzetelnie, a wszystkie dane w nich zamieszczone muszą być prawdziwe.

Jakie dane zawiera sprawozdanie finansowe?

W sprawozdaniu finansowym nie może zabraknąć żadnych kluczowych danych. Jego podstawowe elementy to:

• informacje wprowadzające,
• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• rachunek przepływów pieniężnych,
• zestawienie zmian w kapitale własnym,
• informacje dodatkowe.

Omówmy pokrótce każdą z obowiązkowych części dokumentu.

Informacje wprowadzające – czyli jakie?

Podstawowe informacje, które znajdują się w części wprowadzającej sprawozdania finansowego, to: nazwa i adres firmy, data sporządzenia dokumentu oraz oznaczenie okresu, którego dotyczy dokument. Nie może tu zabraknąć również wyjaśnień, czy roczne sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne. Muszą znaleźć się też informacje o zasadach i metodach zastosowanych podczas sporządzania pisma. Osoby piszące sprawozdanie finansowe powinny zadeklarować, czy przedsiębiorstwo zakłada kontynuację działalności gospodarczej.

Bilans w sprawozdaniu finansowym

Bilans jest zestawieniem aktywów (majątku firmy) z pasywami (źródłami finansowania majątku) na ustalony dzień bilansowy. Sporządza się go na dzień otwarcia i zamknięcia roku obrotowego. Aktywami trwałymi są: środki trwałe, nieruchomości, wartości niematerialne. Do spisu pasywów wliczają się: kapitał, udziały własne, zyski i straty, odpisy z zysku.

W bilansie powinny znaleźć się także: spis inwestycji długoterminowych (aktywa finansowe i pozostałe nieużytkowane aktywa) oraz spis należności krótkoterminowych (udzielone pożyczki i zapłacone zaliczki). Należy zamieścić listę z rozliczeniami międzyokresowymi (aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, koszty prac, remontów i organizacji) i spis zapasów (materiały, produkty, towary gotowe do sprzedaży, zaliczki).

Rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat ma celu zaprezentować wynik finansowy na koniec roku obrotowego. Muszą tu znaleźć się dane, na podstawie których ów wynik został obliczony (przychody, zyski, koszty, straty).

Rachunek przepływów pieniężnych

Ta część sprawozdania finansowego pokazuje, czy równocześnie z zyskiem księgowym powstał też zysk realny.

Zestawienie zmian w kapitale własnym

Zestawienie zmian w kapitale własnym ma na celu wyjaśnić, z czego wynika kapitał własny ujęty w bilansie. To miejsce, w którym pokazuje się strukturę udziałów i przedstawia transakcje z właścicielami.

Informacje dodatkowe

To ostatnia część sprawozdania finansowego. Tutaj przedstawione są zasady sporządzenia dokumentu (np. wyceny elementów majątku) i ostateczne, niezbędne wyjaśnienia.

Na czym polega zatwierdzenie sprawozdania finansowego?

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego powinno nastąpić do 6 miesięcy od dnia bilansowego. Musi dokonać tego osoba, która odpowiada za prowadzenie ksiąg rachunkowych lub osoba kierującą daną jednostką (tej, której sprawozdanie dotyczy), np. kierownik, księgowy. Mają oni obowiązek złożyć na dokumencie własnoręczne podpisy, a obok napisać datę złożenia każdej parafki. Później, w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podpisany raport musi zostać dostarczony do Urzędu Skarbowego. Nie można zapomnieć również o złożeniu rocznego raportu w Sądzie Rejonowym (w celu uzupełnienia danych w KRS). Inną opcją jest złożenie sprawozdania finansowego w formie elektronicznej do KRS w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jakie są kary i sankcje obowiązują za niezłożenie sprawozdania?

Jedno jest pewne: obowiązek składania sprawozdań finansowych traktuje się w Polsce poważnie. Jeśli dana firma nie wyśle dokumentu w terminie, osoby odpowiedzialne za jego złożenie mogą otrzymać poważne kary, m.in.:

• grzywnę (10-720 stawek dziennych),
• postępowanie przymuszające (wezwanie do złożenia sprawozdania do 7 dni od otrzymania wezwania).

Najbardziej drastyczne kary to: ograniczenie wolności (do 24 miesięcy) czy rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS.