Budżetowanie u lidera branży opieki medycznej

Połączenie modeli budżetowania i planowania dla zróżnicowanych biznesów, takich jak: przychodnie, szpitale, laboratoria czy centra rehabilitacji okazało się nie lada wyzwaniem. Rozwiązaniem było zbudowanie centralnego, spójnego systemu do budżetowania kosztów i przychodów w całej organizacji, wraz ze zwiększeniem szczegółowości planowania.

Po przeanalizowaniu potrzeb klienta postawiliśmy na stworzenie systemu zbudowanego z kilku modeli budżetowania w przedsiębiorstwie i planowania finansów. Wykorzystaliśmy do tego IBM Planning Analytics, który kompleksowo wspiera procesy budżetowania oraz prognozowania przychodów i kosztów jednostek. W tym między innymi: planowania wielkości amortyzacji, kosztów wynagrodzeń, transakcji wewnątrz grupowych, czy całościowego zaprezentowania planów w wielu układach rachunków wyników. System ten funkcjonuje bez zarzutu. Wraz z rozwojem klienta wprowadziliśmy kolejne rozwiązania ułatwiające przeprowadzanie analizy finansowej.

Ilość wprowadzonych zmian wygląda imponująco. W tej chwili w przedsiębiorstwie funkcjonuje kilkanaście osobnych aplikacji i modeli budżetowych. Budżet opiera się głównie o Rolling Forecast, planowanie kroczące. Ambulatoria czy przychodnie to ponad 1000 centrów kosztów, które są planowane w IBM Planning Analytics (TM1).

Najważniejszy obszar, który wdrożyliśmy dotyczył zamknięcia miesiąca. Raportowanie wykonania odbywa się cyklicznie, dlatego musi przebiegać sprawnie, a jego wyniki nie mogą budzi wątpliwości. Efektem naszej pracy jest znaczne przyspieszenie procesu dzięki jego automatyzacji. Wcześniej możliwe było wykonanie jednego cyklu kalkulacji wyników dziennie z brakiem możliwości reagowania na zmiany w systemie ERP. Obecnie cały proces trwa nie dłużej niż 10 minut, licząc od ostatniego księgowania do możliwej prezentacji danych. Co ważne, otrzymany wynik można monitorować nawet w trybie online, co pomaga wyłapywać ewentualne błędy księgowe, a pierwsza estymacja wyniku jest dostępna wcześniej niż dotychczas.

Projektem z zupełnie innego obszaru, zrealizowanym również przy użyciu IBM Planning Analytics (TM1) było uzgadnianie sald kont bilansowych. Właściwe dokumentowanie sald kont księgowych znacznie przyspiesza cykliczne audyty sprawozdań finansowych. Obecnie proces uzgadniania został uruchomiony w kilku wiodących spółkach grupy. W procesie bierze udział kilkadziesiąt osób. Rekoncyliacja następuje na poziomie pojedynczych kont księgowych w cyklach miesięcznych, które podlegają 3-poziomowej weryfikacji i akceptacji. Na ostatnim etapie walidują je osoby zarządzające całym procesem. Repozytorium dokumentów uzgodnieniowych zostało utworzone na portalu Sharepoint/Teams.

Firma jest jednym z największych klientów Incube CPM. Swoimi pomysłami i zaangażowaniem zapracowaliśmy na uznanie i ogromne zaufanie osób zarządzających. Współpracę rozpoczęliśmy 5 lat temu od wdrożenia systemu planowania i budżetowania. W tej chwili pracujemy na dwóch poziomach organizacji. Pierwszy to firma w Polsce i podległe jej biznesu lokalne. Drugi jest globalny. Jego stroną jest centrala, która zajmuje się konsolidacją i raportowaniem wyników osiąganych przez całą grupę.

Jak podkreśla Paweł Pośnik, Partner & Consulting Manager, zajmujący się tym projektem, jest to bardzo szerokie przedsięwzięcie, które z racji swojej specyfiki obejmuje różne obszary i biznesy.

– Od dawna przedmiotem tego projektu nie jest tylko i wyłącznie budżetowanie w przedsiębiorstwie. Systemy, które wspieramy, uznano za systemy o statusie krytycznych, dlatego wprowadziliśmy także techniczne wsparcie 24/7 w czasie zamknięć kwartalnych i rocznych.